电子文件与电子档案管理
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使用文字处理软件生成的，由字、词、数字或符号表达 的文件。
常见的文本文件格式有：TXT、RTF、DOC、DOCX、 PDF、HTML、XML等。
适宜归档的文本文件格式：XML、RTF、TXT、PDF。 Microsoft Office、WPS Office以及北京市政府采购目录 收录的其他正版软件所生成的文本文件也可以直接归档。
背景信息直接与电子文件的真实相关，比如收发文批办单上的内容就是背景 信息。
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一、电子文件概述（简）
3.结构 结构是指电子文件内容信息的组织表达方式，如文字的
段落安排，电子文件使用的代码、数据结构、格式，以及载 体、附件等方面的信息。
结构直接与电子文件的可用相关，是确保电子文件在长期保存过程 中始终可以被理解和被利用的重要内容。
2014年3月24日
一、电子文件概述（简） 二、电子文件管理的通用要点 三、基于信息系统环境下的电子文件归档流程 四、电子档案的管理 五、电子档案的移交
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一、电子文件概述（简）
（一）电子文件的概念和管理核心 1.电子文件的定义 指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程
中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、 图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。
－－－《北京市电子文件归档与电子档案管理办法》
档案界目前所称的电子文件：可以归档并成为电子档案的文件。
电子档案：归档后的电子文件。
档案数字资源＝电子档案＋档案数字副本＋档案电子目录＋其他
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（一）电子文件和电子档案的定义
电子文件的根本特性：原生性 电子文件具备的性质：载体唯一，内容原始、真实和
完整，是唯一原件
X 这两
类数 据不
X 是电
子文 件！
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传统载体文件的数字化副本不 是电子文件；
用于纸质文件起草工作的电子 版不是电子文件。
一、电子文件概述（简）
2.电子文件的管理核心 必须确保：真实、完整、可用和安全。 ----《电子文件管理暂行办法》（厅字〔2009〕39号）
DWG、EPS等。 适宜归档的图形文件格式有：位图以TIFF、PNG、GIF格
式归档；矢量图以原始生成格式归档。
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一、电子文件概述（简）
4.图像文件 使用数字成像设备（扫描仪、数码相机等）采集或制作
的静态影像记录（画面）。 常见的图像文件格式有：JPEG、TGA、BMP、GIFF、
指电子文件的全文信息和元数据可以正确读取和展示，包括数 据的可识别性、存储环境的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
指电子文件生成、传输、存储和备份的可信赖环境，确保电子 文件在传输、存储和迁移的过程中不会遭受删除、篡改和破坏，且 不会被非授权获取。
一、电子文件概述（简）
（二）电子文件的产生系统
（1）OA（办公自动化系统）；
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一、电子文件概述（简）
2.数据文件 以数据表格和数据库形式存在的结构化数据记录集。 常见的产生数据文件的系统有：ACESS，FOXPRO、SQL
SERVER、ORCLE、DB2等。 数据文件应以其产生的数据库环境为依托进行归档，维持
数据原始面貌；或将数据文件转换为可以脱离数据库系统读 取的数据表文件归档。
真实
完整 可用 安全
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电子文件的内容经过传输、压缩、格式转换等处理后依然保持 不变，即始终与原始生成状态保持一致。电子文件的内容包括全文 信息和元数据。
包括两层含义，即电子文件内容的完整性和电子文件所依赖的计 算机系统的完整性。电子文件内容的完整性指的是电子文件的全文 信息和元数据无缺失，电子文件所依赖的计算机系统的完整性指的 是可供电子文件读取使用的计算机软件和硬件装配正确且无缺损。
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一、电子文件概述（简）
（三）电子文件的构成要素 电子文件由内容、背景与结构所组成，背景信息与结
构信息统称为元数据。 1.内容 内容是表达行为主体的思想、意图及措棕对象（客体）
的过程、结果的信息，通俗的说就是文件内容信息。
内容是电子文件的主体部分。
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一、电子文件概述（简）
2.背景
脱离数据库系统归档的数据表文件以Microsoft Office、 WPS Office以及北京市政府采购目录收录的其他正版软件 所生成的表格文件格式归档。
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一、电子文件概述（简）
3.图形文件 根据一定的算法规则绘制的图表、线图等包括由点阵组成
的位图和由几何图形组成的矢量图。 常见的图形文件格式有：TIFF、GIFF、PNG、VSD、
（11）EDI（电子数据交换）；
（12）EC（电子商务系统）；
（13）EG（电子政务系统）；
（14）数码照相与摄像及多媒体系统；
（15）A/D（模-数转换系统，如扫描设备和光学字符识别软件OCR）。
电子文件产生的系统决定着电子文件的特征属性和元数据， 影响着电子文件管理软件的开发及其文档一体化管理流程的设计。
电子文件的管理不是单纯的对内容信息的管理过程，实质上是对电 子文件内容信息、背景信息及结构信息综合管理的过程。
需要强调的是，电子文件元数据的管理是电子文件管理领域非常重 要的一个环节，元数据直接关系到电子文件的真实、完整、可用和安全， 不可小视。
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一、电子文件概述（简）
（四）电子文件的类型和格式 1.文本文件
背景是证明文件形成与办理过程和文件之间相互关系的信息。一般包含以下 内容：
（1）文件的形成机构及其他相关责任人； （2）与文件有关或曾经有关的其他机构； （3）文件履行机构职责与目的； （4）文件的形成时间； （5）与文件有关的其他时间； （6）机构职能所体现的文件价值与重要性； （7）曾与文件有过关系的文件产生与保存系统； （8）该文件与其它文件和资料间的关系； （9）对该文件有影响的法律、协议、实践、程序、计划、条件与默契等。
（2）ERP（企业资源计划系统）；
（3）CAD（计算机辅助设计系统）；（4）CAM（计算机辅助制造系统）；
（5）CAT（计算机辅助测试系统）；（6）CAPP（计算机辅助工艺设计系统）；
（7）CAI（计算机辅助教学系统）； （8）GPS（全球定位系统）；
（9）GIS（Leabharlann Baidu理信息系统）；
（10）E-MAIL（电子邮件系统）；
常见的文本文件格式有：TXT、RTF、DOC、DOCX、 PDF、HTML、XML等。
适宜归档的文本文件格式：XML、RTF、TXT、PDF。 Microsoft Office、WPS Office以及北京市政府采购目录 收录的其他正版软件所生成的文本文件也可以直接归档。
背景信息直接与电子文件的真实相关，比如收发文批办单上的内容就是背景 信息。
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一、电子文件概述（简）
3.结构 结构是指电子文件内容信息的组织表达方式，如文字的
段落安排，电子文件使用的代码、数据结构、格式，以及载 体、附件等方面的信息。
结构直接与电子文件的可用相关，是确保电子文件在长期保存过程 中始终可以被理解和被利用的重要内容。
2014年3月24日
一、电子文件概述（简） 二、电子文件管理的通用要点 三、基于信息系统环境下的电子文件归档流程 四、电子档案的管理 五、电子档案的移交
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一、电子文件概述（简）
（一）电子文件的概念和管理核心 1.电子文件的定义 指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程
中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、 图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。
－－－《北京市电子文件归档与电子档案管理办法》
档案界目前所称的电子文件：可以归档并成为电子档案的文件。
电子档案：归档后的电子文件。
档案数字资源＝电子档案＋档案数字副本＋档案电子目录＋其他
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（一）电子文件和电子档案的定义
电子文件的根本特性：原生性 电子文件具备的性质：载体唯一，内容原始、真实和
完整，是唯一原件
X 这两
类数 据不
X 是电
子文 件！
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传统载体文件的数字化副本不 是电子文件；
用于纸质文件起草工作的电子 版不是电子文件。
一、电子文件概述（简）
2.电子文件的管理核心 必须确保：真实、完整、可用和安全。 ----《电子文件管理暂行办法》（厅字〔2009〕39号）
DWG、EPS等。 适宜归档的图形文件格式有：位图以TIFF、PNG、GIF格
式归档；矢量图以原始生成格式归档。
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一、电子文件概述（简）
4.图像文件 使用数字成像设备（扫描仪、数码相机等）采集或制作
的静态影像记录（画面）。 常见的图像文件格式有：JPEG、TGA、BMP、GIFF、
指电子文件的全文信息和元数据可以正确读取和展示，包括数 据的可识别性、存储环境的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
指电子文件生成、传输、存储和备份的可信赖环境，确保电子 文件在传输、存储和迁移的过程中不会遭受删除、篡改和破坏，且 不会被非授权获取。
一、电子文件概述（简）
（二）电子文件的产生系统
（1）OA（办公自动化系统）；
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一、电子文件概述（简）
2.数据文件 以数据表格和数据库形式存在的结构化数据记录集。 常见的产生数据文件的系统有：ACESS，FOXPRO、SQL
SERVER、ORCLE、DB2等。 数据文件应以其产生的数据库环境为依托进行归档，维持
数据原始面貌；或将数据文件转换为可以脱离数据库系统读 取的数据表文件归档。
真实
完整 可用 安全
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电子文件的内容经过传输、压缩、格式转换等处理后依然保持 不变，即始终与原始生成状态保持一致。电子文件的内容包括全文 信息和元数据。
包括两层含义，即电子文件内容的完整性和电子文件所依赖的计 算机系统的完整性。电子文件内容的完整性指的是电子文件的全文 信息和元数据无缺失，电子文件所依赖的计算机系统的完整性指的 是可供电子文件读取使用的计算机软件和硬件装配正确且无缺损。
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一、电子文件概述（简）
（三）电子文件的构成要素 电子文件由内容、背景与结构所组成，背景信息与结
构信息统称为元数据。 1.内容 内容是表达行为主体的思想、意图及措棕对象（客体）
的过程、结果的信息，通俗的说就是文件内容信息。
内容是电子文件的主体部分。
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一、电子文件概述（简）
2.背景
脱离数据库系统归档的数据表文件以Microsoft Office、 WPS Office以及北京市政府采购目录收录的其他正版软件 所生成的表格文件格式归档。
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一、电子文件概述（简）
3.图形文件 根据一定的算法规则绘制的图表、线图等包括由点阵组成
的位图和由几何图形组成的矢量图。 常见的图形文件格式有：TIFF、GIFF、PNG、VSD、
（11）EDI（电子数据交换）；
（12）EC（电子商务系统）；
（13）EG（电子政务系统）；
（14）数码照相与摄像及多媒体系统；
（15）A/D（模-数转换系统，如扫描设备和光学字符识别软件OCR）。
电子文件产生的系统决定着电子文件的特征属性和元数据， 影响着电子文件管理软件的开发及其文档一体化管理流程的设计。
电子文件的管理不是单纯的对内容信息的管理过程，实质上是对电 子文件内容信息、背景信息及结构信息综合管理的过程。
需要强调的是，电子文件元数据的管理是电子文件管理领域非常重 要的一个环节，元数据直接关系到电子文件的真实、完整、可用和安全， 不可小视。
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一、电子文件概述（简）
（四）电子文件的类型和格式 1.文本文件
背景是证明文件形成与办理过程和文件之间相互关系的信息。一般包含以下 内容：
（1）文件的形成机构及其他相关责任人； （2）与文件有关或曾经有关的其他机构； （3）文件履行机构职责与目的； （4）文件的形成时间； （5）与文件有关的其他时间； （6）机构职能所体现的文件价值与重要性； （7）曾与文件有过关系的文件产生与保存系统； （8）该文件与其它文件和资料间的关系； （9）对该文件有影响的法律、协议、实践、程序、计划、条件与默契等。
（2）ERP（企业资源计划系统）；
（3）CAD（计算机辅助设计系统）；（4）CAM（计算机辅助制造系统）；
（5）CAT（计算机辅助测试系统）；（6）CAPP（计算机辅助工艺设计系统）；
（7）CAI（计算机辅助教学系统）； （8）GPS（全球定位系统）；
（9）GIS（Leabharlann Baidu理信息系统）；
（10）E-MAIL（电子邮件系统）；