档案管理工作标准

北京ＸＸＸＸ集团
档案管理工作标准
●北京ＸＸＸＸ公司档案、文件整理计划●行政档案管理工作实施办法
●档案工作责任制
1.档案管理领导责任
2.档案管理人员责任制
●外来文件、材料归档制度
●档案借阅制度
●档案保管制度
●档案销毁制度
沈阳ＸＸＸＸＸＸ有限公司
档案、文件整理计划
整理目标：
一、使公司档案能恰当地存放到较为准确反映文件主题的类目下；
二、使公司档案便于查找和利用。

三、使公司历史在档案中得到良好的保存。

主要工作：
一、档案、文件标签
原文件附有“收、发文登记”的，不再做新的登记，没有该“收、发文登记”的，拟附上如下标签：
二、根据集团目前档案保存情况，不宜对原有档案分类做更改，故档案分类按原有分类进行，具体分类如下：
A.行政类档案（管理类）
B.生产类档案
C.项目类档案
D.经营类档案
E.质量类档案
F.行政类档案
G.物资类档案
H.基建类档案
三、根据本集团档案数量庞大的情况，现以公司行政档案为例，作以下的档案保管细化工作。

具体内容如下：将行政文件、档案保存期限分为长期和永久，而不设置“短期”保存期限。

保密程度建议分为公开级、内部级、机密级。

档案密级的划分需要由公司领导成立档案鉴定小组，讨论决定重要文件和档案的保密程度。

行政文件保存期限：
１、集团及下属公司行政管理的综合性文件长期
２、集团及下属公司的规章制度永久
３、集团及下属公司中长期规划，年度工作计划、总结报告永久４、集团及下属公司办公会、行政办公会、董事会会议记录、纪要永久５、公司性的工作会议、座谈会文件长期６、集团及下属公司行政领导在公司内外各种重要会议上的讲话、发言稿永久７、集团及下属公司事业规划、计划及上级批复
永久８、各公司向集团的请示及其批复永久９、各公司下属单位的请示及公司的批复长期10、集团及下属公司性工作的调查材料及经验总结
永久
11、基层报表永久
12、行政系统启用、停用、更换印章的通知及印章实物
永久
13、集团及下属公司概况、简介永久
14、大事记永久
15、办公室的工作计划、安排、总结等文件材料
长期16、重要统计报表、统计分析报告及有关材料永久
17、集团公司负责主办的其他全公司性重大活动形成的文件材料长期
18、与其他单位签订的各类合同。

永久
19、其它内容还需要在框架确定之后再细化
三、具体分类办法
总体上按照文件类型和发文单位分类相结合的分类办法。

如有两个以上发文单位，按照主要发文单位进行分类。

1、文书档案：按照发文文号将公司文件进行分类。

2、证照档案；
（A）集团公司证照；
（B）各分公司公司证照；
（C）下属单位、办事处证照。

3、声像档案；
（A）光盘类；
（B）软盘类；
（C）照片类；
（D）录音录像类。

4、其他文件
（A）报纸；
（B）宣传材料；
（C）其他资料。

如有必要，在以上各类卷内文件著录目录中做“参见”项目。

四、分类完毕后，按照年度关系将各类文件细分、立卷、拟写案卷题名，并做卷内文件目录。

然后做案卷装订，封装，填写档案盒。

档案盒填写项目：
五、编制总目录，考虑做成数据库形式，便于查找，也便于扩充，修改。

以后每立一卷，则对数据库做相应补充。

卷内文件目录著录项目范例如下：
所有文件按照类型复分，办法如下：
01：汇报报表
02：合同协议
03：条例指标
04：总结计划
05：通知通报
06：会议记录
07：规章制度
08：请示指示
09：其他文件
证照档案、声像档案和其他文件一律在相应档号位置填写00
范例：
卷内文件目录项目
档号由公司+部门+分类号+年度+顺序号组成。

如表中例：BJHR012008001，其中：
BJ ：表示该文件属于北京公司文件类；
HR ：表示该文件属于人力资源类；
01 ：表示该文件属于“汇报报表”；
2008 ：表示所属年度；
０0１：表示流水号。

行政档案管理工作实施办法
第一条为加强集团行政档案的管理工作，逐步实现集团档案工作的规范化、科学化管理，有效地为我公司其他各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局《机关档案工作业务建设规范》、国家档案局《归档文件整理规则》，结合公司实际情况，特制订本实施办法。

第二条本规定所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、研发、公关宣传等活动中所直接或间接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、ＸＸ资料、电脑盘片、光盘、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

第三条集团各员工有保护档案的义务。

第四条归档内容与方法
一、每一个归档单位的文书处理人员或兼职档案员，平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作，根据类目分别归档。

二、归档的主要内容
1、所有加盖公司印章的文件均需及时存档。

2、集团下达的文件材料交由企管办统一归档。

3、以公司行政名义下发的文件。

4、公司召开的各种综合性或专题性会议材料。

5、集团内各下属单位呈报集团的请示、报告及相应的批复、批转的原件，请示、报告的原稿及批转、批复的复制件。

6、公司领导在公司内外的发言稿、重要讲话和参加各种会议的文件材料。

7、两个或两个以上单位共同办理的文件，按照主办单位分类归档。

8、各种临时机构成立或撤销形成的文件材料，应由该机构撤销前做好整理工作，移交公司办公室档案管理责任人。

9、公司大事记应由档案管理责任人负责，每月按时整理归档。

大事记内容应包括：上级重大经营指示、重大人事变动、重大会议、领导来访、重要行政工作以及对公司产生历史影响的其它重大事件等。

大事记录力求言简意赅，内容要求包括时间、地点、人物、原因、情况，涉及相关文件的，应注明文件档号。

10、所有合同、协议均需经双方签字、盖章后存档。

11、归档的重点以本公司形成的不同载体、形式的文件材料为主，要特别注意全局性、综合性的文件材料；集团针对分公司的指令性、指导性来文和批复应视为公司文件材料归档；其次是集团和其他单位发来的文、电等材料。

三、归档原则
1、归档按来文单位、问题、时间和文件材料的自然形成规律保持其有机联系，并按文件的重要程度，区分保存价值，分类归档，使归档的文件材料能完整、准确、全面地反映公司的真实面貌和部门的主要活动，且便于保管、查找和利用。

2、外来文件经领导传阅、批复后存档。

如需持文件办
理相关事宜，原则上用复印件。

3、热敏传真纸的文件不能用于存档，如需保存，复印后进行。

4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在第一年立卷；跨年度总结，放在最后一年立卷；跨年度的会议文件放在开幕年立卷；协定、合同等文件在签字年度立卷；诉讼案件材料在法律文书生效年度立卷。

四、归档方法
1、分类
按照“北京ＸＸ集团档案、文件整理计划”进行。

2、组卷
一般按照发文单位，结合问题等特征按年度归档
3、排列
归档时，应按文件的重要程度和形成时间顺序进行排列；
批复、批示在前，请示、报告在后；
正件在前，附件在后；
原稿在前，定稿手稿、修改稿、签发稿在后；
转发通知、决定、批示在前，被转发件在后；
结论性材料在前，依据性材料在后；
其他文件材料按其形成规律和特点，按归档原则排列。

4、对在装订线以外有字迹的文件材料或破损的文件材料，以及与文件材料不可分割的照片、字条等，要加边、修补和裱糊以便保持原样，长期保存；对较大的表格、纸张要适当进行折叠，拆除文件材料上的易锈蚀金属物。

5、归档的文件材料应逐件加附“收、发文登记”或“档案、文件登记单”，并填写归档的各个项目，编制档号。

文件的件数，一般以每份为一件；请示与批复，报告与批示，文件正本与不同稿本，正文与附件，正文与文件处理单，原件与复制件，转发文与被转发文，报表、名册、图册，来文与复文等可视为一件。

6、编目
归档时，归档文件应根据我公司档案分类编号方案逐件编目。

归档文件目录设置序号、责任者（发文单位或个人）、档号（分类号+年度+顺序号）、文号（文件的发文字号）、题名（文件标题，没有标题或标题不规范的可自拟标题，外加“[]”）、年度（阿拉伯数字两位表示，如1999年标注99）、备注（注释文件需说明的情况，如原件、复件以及参见等）等项目应一一认真填写。

7、装盒
将归档文件按时间顺序装入档案盒，并填写相关项目。

8、填写备考表
备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明（填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况）、整理人（负责整理归档文件的人员姓名）、检查人（负责检查归档文件整理质量的人员姓名）和日期（归档文件整理完毕的日期）。

第五条归档验收及归档时间
文书部门整理好档案，经档案管理责任人检查合格后移交。

第六条本实施细则由企管办负责解释。

第七条本实施细则经工作会议讨论通过后执行。

档案工作责任制
公司档案管理领导责任
一、认真学习贯彻执行档案工作的法律、法规和方针政策，建立健全各项档案工作制度及组织实施各项制度。

二、全面负责公司的档案工作。

三、将档案工作列入公司各项工作议事日程及各项评比考核活动，列入年度工作计划。

四、支持档案管理责任人依法做好档案工作，定期研究和解决档案工作情况及问题，及时听取档案工作情况汇报。

五、对档案管理所需人员、设备及必要的开支提供保障，订立相应的赏罚制度。

六、积极参加上级主管部门要求参加的会议。

七、负责档案鉴定与销毁工作的审查。

公司档案管理人员责任制
一、认真学习宣传《档案法》，认真负责地做好档案工作，加强业务学习，不断提高做好档案工作的水平和自身的思想素质。

二、坚持向主管领导请示、汇报档案工作方面的情况和存在的问题，争取领导的支持，努力完成本职工作。

三、虚心接受上级部门的指导和检查工作，积极探讨档案工作的新方法，提高档案工作质量。

四、及时做好各类档案的收集、整理、归档工作，积极对下属单位进行业务指导。

五、有较高的工作责任心，忠于职守，严守秘密，遵守纪律，做好档案和各种文字资料数据的记录。

六、严格档案各项制度，确保档案安全无损。

为因管理不善而泄漏机密、丢失重要档案担负直接责任。

外来文件、材料归档制度
为了加强对外来文件材料的收集管理，保证集团在社会交往中的有关材料及时归档，现对公司人员外出参加活动、合同签订仪式、项目验收所带回的文件材料归档做如下规定：
1、公司领导、各分支机构、各部门工作人员外出活动带回的文件材料，应于回公司后的一周内交到部门档案管理员或部门经理，经鉴定确属需要归档的材料，按要求进行登记、编号、办理入档手续，个人一律不得自行留用。

2、外出活动文件材料需公司贯彻落实的，需到档案管理责任人处履行借阅手续，用完后及时交还。

3、公司领导和各处人员外出带回的照片、底片、录像带、奖状、锦旗、奖杯等由带回人员编写好说明，然后交档案管理责任人登记、编号、存档。

奖状、锦旗、奖杯等实物档案需到档案室登记后在本部门可陈列一年，一年后的第一季度向档案管理责任人移交。

4、带回的材料一式多份的，可将其中一份移交档案管理责任人，其余带回所属部门自行留用。

5、本制度由企管办负责解释，并经工作会议讨论通过后执行。

档案借阅制度
一、所有档案需经部门经理或公司主管领导批准方可查阅；
二、下属公司查阅集团或其他同级公司档案需由本公司总经理和被查阅公司总经理批示同意，并经档案管理部门领导批准。

三、利用档案应在档案存放地阅览。

确因工作需要借出的，须经档案管理责任人同意，并办理借出手续方可借出。

借出档案应及时归还，一般不得超过三日，因故不能按期归还者，应向档案管理责任人说明情况，并办理续借手续。

四、利用者在阅览档案时应注意爱护档案材料，保持档案的历史原貌，不得勾画、涂改、增删、抽页、剪裁或污损，对损坏档案者，档案管理责任人依据公司档案管理制度，视情节轻重予以处罚。

利用者用毕档案后，应按要求填写“档案借阅登记”表。

利用档案人员对于所调案件，不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明原因，请管档人员负责处理。

调卷人员调阅档案，如有其他人员调阅同一档案时，应经调卷变更登记，不得私自授受。

五、根据工作需要，档案管理责任人负责档案的复制（复印、扫描、翻拍），其他任何人不得随意复制。

六、借阅档案限与经办业务有关者，如调阅与经办业务无关之案件，应经文书管理部门主管同意。

七、对查阅完毕和归还的档案，档案管理责任人应及时清点和注销，检查无误后放回原处。

档案保管制度
一、本公司档案保管由档案管理责任人负责。

二、档案管理责任人负责应有高度的责任感，努力学习档案保护ＸＸ，不断提高科学管理水平。

三、库内档案资料应按要求存放，要做到排列有序，方便查找。

四、库内严禁吸烟、放置明火，严禁存放易燃易爆物品及食品杂物等，确保库内清洁。

五、档案柜架应与墙体之间保持一定距离（柜架与墙体一般不小于10厘米），以便通风降湿。

六、库内应采取防虫、防光、防尘、防盗、防潮、防霉、防污染、防鼠等措施，确保档案资料的安全。

七、库房应备有防火器具，并按设备要求定期检查、更换。

八、档案管理人员要定期对库存档案进行全面检查，掌握保管情况，发现问题及时采取措施。

九、非经批准，非管理人员严禁进入档案库房。

档案人中出入库房，应随手锁门，下班前关牢门窗，断绝电源。

十、本保管制度由办公室负责解释，并经工作会议讨论通过后执行。

档案销毁制度
一、对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存；
二、办理销毁手续，经董事会或总经理批准，方能销毁；
三、销毁时要有二人以上监销，关在清册上签字。

四、公司终止、解散时，档案应移交控股股东或主管部门或当地国家档案馆。

五、公司应采取严密管理措施，防止档案失密和泄密。