接待工作要点与技巧

注意事项

了解会见和会谈的基本情况。包括会见会谈的人员、职务、人数、 会见会谈的目的和性质。

通知有关人员和部门做好准备。 安排好会见（谈）程序。 安排好座次。
会见会谈的程序

我方人员应先到会客室；
工作人员在门口迎接客人，客人进入会议室后，我方人员应立即起 身表示欢迎；

如要合影，宜安排在宾主握手后，合影再入座；
2007年中央的一位领导在湖南考察，湖南省接待办的同志作了精心的准备，前期的接待工 作都非常顺利，首长也非常满意。但在最后返程时却出了一个意外，在领导一行乘火车返回北京 时，离发车时间还差两分钟时，首长一行还没有上车，列车就往前开走了。后来查清了事故的原 因，因为提示发车的三个摇旗手衔接失误造成的。就是这次事故，使铁路系统十几名处级以上干 部受到处理或处分。由此可见，在接待工作中，特别是重大活动，不仅要搞好协调，还要加强检 查，只有真正实现无缝对接，最大可能的避免意外发生。
第一主人
主人 2 6 3 4 1 2
1
5
5
1
第一 主人
2
6
8 4
7 8 3 第二主人 5 6 4 第二 主人 3 7
7
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合影座次排定
合影就座安排：居前为上、居中为上、居左为上
（1）来宾合影和与上级领导合影排列顺序不同. （2）与来宾合影时：一般由主人居中，主人右侧为上，合影时，两端均由主方人员把边。 （3）如果是上级领导来视察，要将所有合影人员排出次序，有座位的要贴上座签。合影时保 证主要领导居中，通常排单数就座， 2号人员在领导左侧，3号人员在领导右侧，以此类推。


记者来访一般安排在正式会谈前；
会见结束后，将客人送到车前或门口，挥手告别并目送客人离去。
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会议的主要程序和注意事项
会议的主要程序

制发会议通知
选定会场 确定会标、回头标和宣传标语 排列会场座次

组织发奖等
会场布置（大中型会场布置中的要求）

会标：一般用红底贴白字的横式布幅制成 会徽：悬挂在主席台的天幕中央，形成会议视觉中心 标语：醒目，一般不超过13个字 旗帜：主席台上多选用红旗悬挂在会徽两侧；会场上红旗、彩旗交叉悬挂 花卉：主席台前摆放我国原产的兰花、梅花、牡丹、月季等，大量绿叶植物
怎样做好接待工作
----关于接待工作的几点学习体会
办公室接待科 李 QQ：659892281 勇 邮箱：ly0590@163.com
2010年6月
主要内容

什么是接待工作 怎样做好接待工作 接待礼仪及注意事项


2
第一部分 什么是接待工作

字典中对接待的解释是迎接招待的意思 公务接待是指为完成组织和单位的接待任务而 进行的筹划、组织、协调、实施和服务等一系 列活动。
“四个知道”

知道客人的基本情况 知道客人来访的主要目的、抵离时间以及客人抵达时所乘交通工具 知道客人的活动日程、意见和要求 知道我方的接待指导思想和接待规格
7
接待方案中需要做到的“九个明确”
制定方案在接待工作中起到规划指导和沟通和协调 的作用，要做到九个明确
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
8.涉外场合需要照相时，握着的手则不要很快松开。
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怎样致意
致意是向他人表示敬意的一种礼仪形式，在很多场合都适用，主
要表现形式是：微笑、点头、招手、欠身、鞠躬、脱帽等。
百度文库
泛尊称：女士、先生、小姐
职务称：主任、书记、阁下
职称称：高工、教授 职业称：老师、律师、医生
称呼用语要求
举止文雅
表达恰当 言简意赅 表情自然 声音优美
注意口腔卫生
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怎样介绍
怎样介绍
介绍分为：自我介绍和相互介绍，介绍顺序，采用尊者居后的原则 。
介绍方式
（1）将客人介绍给主人
（2）将地位低者介绍给地位高者 （3）将资历浅的介绍给资历深的 （4）先将年轻者介绍给年长者 （5）将非官方人士介绍给官方人士 （6）将男士介绍给女士 （7） 将公司同事介绍给客人 （8） 把迟到者介绍给早到者
沙发室
注：A为上级领导，B为主方席
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签约座次安排
签约的注意事项
签约时双方签字人的座位，按主左客右进行排列。如是与外方签
字，桌子中间分别悬挂签字国的国旗。
签约场次图
客方人员 客方助签人 客方主签人 笔 吸墨水器 文本 笔 文本 小国旗 吸墨水器 主方人员 主方助签人 主方主签人
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小型会议会场座次排列
组织举办舞会
（1）举办舞会，时间掌握在2小时，即尽量在晚上8：00—10：00。 （2）安排参加舞会的男女人数要相当。 （3）舞会期间，男士要主动请女士跳舞，女士可以婉拒；女士请男士跳舞，男士不能拒绝。
14
客人离去后的有关工作
客人离去（后）的工作主要是欢送客人和资料归档
注意事项：
（1）核实客人离去所乘航班或车次抵达时间、地点有无变化，以及飞机 （火车）停靠的情况。
（2）按照接待方针和接待方案，设计和实施欢送礼仪。
（3）为表隆重，参加接待服务的人员在客人住地列队欢送。 （4）欢送人员目送客人所乘汽车、火车、飞机启动后，再返回。
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会见座次安排
（1）外事活动时，通常将外宾安排在主方人员的右侧，译员、记录 员在主方人员和主宾的后面，其他人员按次序在俩侧就座。 （2）与上级领导会见时，一般将上级领导安排在主方人员的左侧。

握手的注意事项
1.必须用右手，与异性握手不可用双手。 2.伸出的手是洁净的。 3.握手前要先脱帽、摘墨镜、摘手套。女性除非戴着与服装相配的、作为服装整体一部分 的手套，否则也应摘下手套。 4.握手时眼睛注视对方，不要做其他事情或与他人交谈。 5.不宜交叉握手。 6.不宜坐着与人握手。 7.不在握手时长篇大论，或点头哈腰过分热情。
1.与外宾会谈
2.与上级领导座谈
注：A为主方，B为客方
注： A为上级领导，B为主方领导
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会谈座位安排
（1）宾主一般相对而坐，以正门为准，主人坐背门一侧，客人坐面门一侧。主 谈人居中，译员在主谈人右侧，记录员在主谈人后面。 （2）如会谈长桌一端向正门，则以入门的方向为准，右为客方，左为主方。
长条桌
宴请的三个环节
（1）排好菜单 （2）定好形式 （3）排好座次
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参观安排和组织举办舞会
参观安排要结合来访客人的目的、意愿、兴趣和要求进行安排。 注意事项：
（1）精心选择参观点、反复预看路线，做好参观考察的各项准备工作。
（2）明确领导和随行陪同人员。
（3）做好宾客在外的相关服务工作和联络协调工作。 （4）协助接待地做好接待过程中的有关突发情况的现场处理。 （5）安排好沿途解说人和解说向客人进行介绍和讲解。
大型会议主席团排座（双数）
主席团 发言席 群众席 大型会议发言席位置 （主席台右前方）
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宴请座次排定图
1.桌次排列： 主桌位置，圆厅居中为上，横排以右为上，纵排以远为上（指的是距离门的位置），有讲台 时临台为上。其它以离主桌位置的远近确定定，近高远低，右高左低。 （桌数较多时，要摆桌次牌、通常安排每桌10人）。 2.座次排列： 只有一位主人时，1号来宾坐在主人右侧，2号来宾坐主人左侧，其余人员依次就坐。 当有两位主人时， 1号来宾坐第一主人的右侧，2号来宾坐第一主人的左侧，3号来宾坐第二 主人右侧，4号来宾坐在第二主人左侧，其他来宾依次就座。

介绍时动作：手心向上，介绍时一般应站立。
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怎样握手

伸手次序
由尊者决定。公务场合职务高、身份高者先伸手，非公务场合，年长者、女姓先伸手。

握手动作
双目注视对方，面带微笑。对方伸手后，我方应迅速迎上去，身体稍前倾，伸出右手，手 掌与地面平行，四指并拢，拇指张开，用大约2公斤的力，持续3-6秒，初次见面一般3秒以 内。避免上下过分地摇动。
三是克己自律、廉洁勤政的精神。
四是真诚好客、礼貌热情的精神。
5
“十字作风”与“四个转变”
接待工作的十字作风

严谨 严谨细致、高度负责的作风。 奉献 不计名利、埋头苦干的作风。 高效 快捷高效、雷厉风行的作风。 节俭 艰苦奋斗、勤俭节约的作风。
求实 求真务实、狠抓落实的作风。
接待理念的“四个转变”

服务保障作用 交际结缘作用 形象展示作用 促进工作开展的作用
4
第二部分 怎样做好接待工作
做好接待工作应从三个方面入手

第一，坚持高起点，达到优质化。 第二，坚持高标准，实现规范化。 第三，坚持高效率，力求科学化。
做好接待工作需要发扬的"四种精神"

一是顾全大局、密切协作的精神。 二是任劳任怨、无私奉献的精神。
小型会议分两种就座形式：1.自由就座；2.面门设座 座次排定：以面门为上，居中为上，以左为上
① ⑨ ⑦ ⑥ ⑧ ⑩ ⑤ ③ ① ② ④ ③ ⑤ ⑦ ⑨ ② ④ ⑥ ⑧
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大型会议会场座次安排
大型会议主席台的排列按：中央高于两侧，左侧高于右侧，前排高于后排的次 序排列。
当主席台人数较多时（如职代会），主席台可设多排，领导分排就座。以面向台下来看， 当主席台人数为单数时，如图一：1号人员居中，2号人员在1号人员左手位置， 3号人员 在1号人员右手位置，以此类推。 当主席台人数为双数时，如图二：1号人员在中心点偏右的位置，2号人员在中心点偏左的 位置。注意：大型会议，如准备“发言席”，发言席一般在主席台的正前方和右前方。 主席团 10 8 6 7 9 5 3 1 2 4 群众席 大型会议主席团排座（单数） 主席团 发言席 群众席 大型会议发言席位置 （主席团正前方） 主席团 8 6 5 7 4 2 1 3 群众席
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观看节目的座次安排
（1）观看文艺节目时，一般以第七、八排座位居中为最佳。 （2）观看电影则是第十五排前后居中为最佳。 （3）这两个最佳位置也就是我们说的贵宾席，VIP区域。专场演出时，要 把贵宾席留给主人和主要客人，其他客人可排座位，也可自由出入。
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第三部分 接待礼仪及注意事项
如何称呼

称呼的方式列举以下四种

3
为什么要做好接待工作？
接待工作意义重大，主要体现在三个有利于：

第一，有利于增进上下级间和单位之间的了解，为领导和同志们开展工作提供方便。 第二，有利于加强与外界的广泛联系，进一步推动企业发展。

第三，有利于扩大企业对外影响，提高企业的知名度，同时，也能开阔视野，学习其他单
位的好的经验。
接待工作的四个作用

由事务性服务向综合性服务转变。 由被动应付式服务向积极参与政务服务转变。 由经验型服务向管理型服务转变。 由单纯承担服务保障任务向统筹运作、综合协调及服务保障转变。
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接待程序与“四个知道”
接待的有关程序

客人抵达前的准备 受领任务、制定方案、组织配置资源、检查落实

客人抵达后的接待服务 客人离去（后）的有关工作
9
客人抵达后的接待服务工作
一、客人抵达后的接待服务工作包 括：迎接客人、会见、会谈、宴请、会 议、合影、娱乐、参观等。
二、在接待的过程中，特别是负责
人，一定要掌握全局，整合好各方面的 力量。 三、在迎接客人时，一定要提前做 好沟通，掌握到达和离开的时间、确定 迎送规格。
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会见会谈的注意事项和程序
合影座次图
主 4
宾 3
主 2
宾 1
主 1
宾 2
主 3
宾 4
主 5
摄影师
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乘车位置的排序
乘车位置的排序


乘坐轿车有专职司机开车时，司机的右后方为上座。其次是正后方。
如果是主人自己开车，主人的右侧（副驾驶）为上座 乘坐中大型面包车时，司机后边的第一排右侧临窗的位置为上座。其他位置，前座高于后座， 右座高于左座；距离前门越近，座次越高。
迎送安排要明确 住地安排要明确 就餐安排要明确 活动和日程安排要明确 车辆安排要明确 宴请安排要明确 费用支持要明确 新闻报道要明确 分级接待要明确
8
组织配置资源和做好检查落实
组织配置资源
“巧媳妇难为无米之炊”。完成接待任务，
必须有一定的物质基础做保证。筹划和运 用好人力、物力等劳务保障，通过做好接 待调度，组织、配置和整合各种资源，才 能保证接待工作的顺利进行。 做好检查落实（小故事）
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宴请安排
两个熟悉
（1）熟悉宴请安排的内容， （2）熟悉宴请的环节。
宴请安排的内容
（1）预先把宴会的时间、地点告知客人和陪同的领导。
（2）掌握宴请的人数、时间、地点、宴请方式和标准，并提前通知餐饮部门。 （3）要求餐饮部门做好宴会设计，编制好宴会菜单。 （4）提前一小时到宴会厅，督促检查有关服务。对座签的摆放进行确认核对。 （5）严格按宴会菜单进行准备，遇有服务对象的特殊要求，要及时予以安排 （6）做好引导和服务。