如何做好业务跟单

跟单员工作手册

▊跟单员是业务员

跟单员的工作不仅仅是企业的营业员，被动地接受订单，而要主动地进行业务开拓，对准客户实施推销跟进，以达成订单为目标，即进行业务跟单。为此跟单员必须：（1)寻找客户。跟单员通过各种途径寻找新客户或跟踪主要客户。

（2)设定目标。跟单员应决定怎样在准客户与现实客户中分配工作时间。

（3)传播信息。跟单员应熟练地将企业产品的相差信息传递出去。

（4)推销产品。跟单员应与客户接洽，演示产品，回答顾客的疑问并成订单。

（5)提供服务。跟单员要为客户提供各种服务，提供咨询意见，加速交货。

（6)收集信息。跟单员要收集市场信息心脏进行市场调查。

（7)分配产品。在产品短缺时优先分配给主要客户。

▊跟单员是业务助理

跟单员在许多时候是扮演业务经理助理的角色。他们协助业务经理接待、管理、跟进客户。为此，跟单员必须做好以下工作：

（1)传真、电子邮件等文件的回复，打印或验签

（2)计算报价单

（3)验签订单

（4)填对账表

（5)目录的寄送与登记

（6)寄样品

（7)客户档案的管理

（8)来访客户的接待

（9)主管交办事项的处理

（10)与相关部门业务的联系

▊跟单员是协调员

跟单员应对客户所订的产品的交货进行跟踪协调，即进行生产跟单。其跟踪的要点有生产进度、货物报关、货物装运等。为此，跟单员在小企业中，可能要身兼数职，既是内勤员，又是生产计划员、物控员，甚至还会是采购员。

▊跟单员的工作特点

跟单员的工作几乎涉及到企业的每一个环节，从销售、生产、物料、财务、人事到总务都会有跟单员的身影出现。跟单员的工作是复杂的、全方位的。

（1)跟单员是一种责任大，涉及面广的工作岗位。跟单员的工作是建立在订单与客户上的，其责任十分重大，因为订单就是企业的生命，客户就是企业的上帝，失去订单与客户将危及企业生存。跟单员完成其责任的权力不是来自其职权，而是来自其所做的事。

（2)跟单员的工作重心在于沟通协调，而不是在于以权压人。跟单员与客户、与生产部门、与销售部门的工作是一种沟通与协调，都是在完成订单的前提下而进行的与人的沟通的工作。

（3)跟单员的工作是做客户的参谋。跟单员从本质上来讲是为客户服务的，他们在大多数时候是当好客户的参谋。跟单员掌握着企业的大量的客户资料，又对他们的需求特点十分熟悉，同时也了解企业的生产情况，他可以对客户的订单提出意见，以利于客户的订货。

（4)跟单员的工作节奏是多变与快速的。客户的需求是多样的，有时客户的订单是小批量的，却要求及时出货，这就要求跟单员的工作效率应是快速的。同时，跟单员所面对的客户来自五湖四海，他们的工作方式、作息时间与工作节奏各不相同，这也要求跟单员的工作节奏是多变的。

（5)跟单员的工作是综合性的。跟单员的工作是涉及企业的所有的部门，由此决定其工作是综合性的。对外跟单员执行的是销售人员的职责，对内则是执行生产管理协调，跟单员必须熟悉工厂的生产动作流程与进出口贸易的实务等。

跟单员必须了解的外贸知识集锦

问：什么叫做跟单员？答：跟单员的主要工作是在企业业务流程运作过程中，以客户定单为依据，跟踪产品（服务）运作流向并督促定单落实的专业人员，是各企业开展各项业务，特别是贸易业务的重要性人才之一。

问：跟单员和国际商务单证员、外销员、报关员有什么不同？

答：跟单员的主要工作是在企业业务流程运作过程中，以客户定单为依据，跟踪产品（服务）运作流向并督促定单落实的专业人员，是各企业开展各项业务，特别是外贸业务的基础性人才之一。一名合格的跟单员需要掌握外销、物流管理、生产管理、单证与报关等综合知识。国际商务单证员处理的是国际间的商品买卖过程中的单证制作、验审等工作（解决单证从无到有的过程）。他的工作范围是包括收证、审证、制单、审单、交单、归档等一系列业务活

动。

外销员是指在具有进出口经营权的企业从事进出口贸易工作的专业人员，主要工作内容有从事国际贸易交流活动、外贸立项、谈判、合同的制作、签定、执行等。

报关员的主要工作就是根据国家的法律法规、海关的办事程序判断某些货物需要何种手续并准备相关文件，按要求制作报关单等并向海关申报，还要配合海关查验、缴纳相关税费等。他的工作的主要目的是为了能让货物顺利出口，而单证员的工作则是为了制作符合信用证，合同规定的单证，实现顺利结汇、收汇等

▊公司贸易流程及跟单员职责

1．客户询盘：一般在客户下订单之前，都会有相关的订单信息给业务部，做一些细节上的了解。

2．报价：业务部及时回复客户查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格等，报价单给客户做正式报价。

3．得到订单：经过洽谈，业务部收到客户正式的订单。

4．下生产订单：得到客户的订单确认后，跟单员给工厂下订单，安排生产计划。

5．业务审批：业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“产品销售合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用，客户需求都列明。合同审批需附上客户订单传真件，与产品销售合同。审核表要由业务员签名，经理审批，如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。合同审批之后，制成销售订单，交给跟单部跟进。 6．下达生产通知：业务部在确定交货期及合同真实有效后，跟单部通知采购部联系厂家并提供客户订单信息，产品需求信息单，由采购部督促厂家按时保质生产。

7．验货：

7.1：在交货期前一周，要通知采购部验货员验货。

7.2：如果客户要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知采购部。

7.3：如果客户指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。

8．商检：如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供相关合同，发票等商检所需资料配合商检。

9．基本文件。工厂提供的装箱资料，商业发票，保修单，使用说明文档，装箱单等文