【ERPMRP管理】ERP系统切换

【ERPMRP管理】ERP

系统切换

ERP系统切换

ERP实施的过程好比构筑一座崭新的城市。这座城市干净整洁，工商娱乐教育一应俱全且功能强大，交通异常便捷……。你充满希望地构筑它，希望早一天离开你现在居住的早已拥挤混乱的村落。但是这座城市建在河的对岸，随着完工日期一天天地临近，你发现隔在中间的河又宽又深，要让你的子民安然地迁徙到新家去事实上远比想象的困难。从旧系统向ERP系统的切换就象渡河搬家。事实上很多ERP项目在一直走完系统配置和测试时看上去都还顺利，但在渡河搬家时被淹了个半死。

难点

概括地说，ERP系统切换有以下难点：

1.集成。ERP是一个集成的系统，销售，储运，采购，生产，会计，资金这些模块和功

能不是简单的加法，它们之间是衔接和连贯的。对于日常运作和企业管理，集成具有不可比拟的优点。但是在系统切换时集成意味着更复杂的切换计划和对指挥协调工作更高的要求。

2.多模块。作为上述难点的推论是：上线的模块和功能越多越复杂，系统切换的困难也就

越大，而且难度是成倍增加的。打个比方：2条线相交是1个交点，3条线相交就是3个交点，4条线就是6个交点，再往后是10，15，21……集成点会随着模块和功能成倍增加。而且即使使用同样的模块，由于ERP系统是可配置的，不同公司也会设计出不同的流程。再加上每家公司的实际情况都不相同，这就使得几乎每家公司的系统切换方式都会有所不同。包治百病的灵丹妙药是不存在的。

3.旧系统。旧系统的数据一般质量较低也较分散（这是可以肯定的，否则也不会有实施

ERP的需求）。但是在向ERP系统切换时需要的主数据和期初数据，相当大的部分需要

通过加工旧系统数据获得。因此从这个方面说系统切换的难度完全取决于旧系统的质量。这里需要解释几个概念：<1>旧系统，并不单指企业目前正在使用的计算机系统，如果你的仓储部门仍然在用手工做台帐，或者你的财务部没有使用任何会计软件，那么这些手工帐也是你的旧系统的一部分。<2>主数据和期初数据，系统切换最重要的工作之一是数据的转换。这主要包含两大类数据。比如总帐科目（G/L account master），物料主数据（Material master），物料清单（Bill of materials），供应商主数据（Vendor master），客户主数据（Customer master），工艺路线（Routings），采购信息记录（Purchase information records），销售定价记录（Condition records (pricing)）等等是属于主数据。而象期初采购申请（Open purchase requisitions），期初销售定单（Open sales orders），期初应收应付发票(Open A/R and Open A/P invoices)，期初总帐余额（Open G/L account balances），期初库存（Open stocks）都是期初数据。这两者共同构成了ERP系统数据的起点。

4.旧流程。为什么旧的流程还会影响ERP系统？道理很简单，因为旧的流程会影响期初

数据。比如旧的流程是始终先发货，随后紧接着开票和入帐，还是允许先开票和入帐，以后再发货或客户提货？这会直接影响期初销售定单和期初库存。旧流程越不规范统一，系统切换时就越麻烦。

5.指挥。困难都是相对的，它遇到卓越的指挥会变得很谦卑，而对于拙劣的指挥它会非常

强大。事实上ERP系统切换决不仅仅是实施项目组的任务，它涉及企业很多部门（究竟有多少取决于实施的模块和功能），因此对于这场战役的指挥是否成功，取决于指挥官的权柄和能力，取决于部门间的责任和配合，也取决于整个公司的文化。但不幸的是旧系统和旧流程很混乱的企业，在ERP实施中项目组得到的支持往往也较少。而企业管理高层的支持无疑是有效指挥的前提条件。

6.士气。我们内心深处都恐惧变化，除非这些变化能给我们看得见的好处。很明显的一点

是：并不是所有的人都愿意搬到河对岸的新城市去。如果搬家意味着几个月加倍的劳动，艰苦的学习和适应，而自己连半句赞扬和肯定都得不到，换了是你，你愿意吗？如果说在项目前期，实施主体是项目组（包括顾问和关键用户），客户方的不足可以由实施顾问方弥补，在系统切换阶段，客户方的很多工作则是外界无法替换的。此时士气低落意味着时间和数据质量上的失控，无论哪种情况，对于系统切换而言都是致命的打击。

7.并行。系统切换在时间上有严格的要求。在系统切换的这段时间里，有三样东西可能是

并行的：业务，旧系统和新系统。几乎没有公司会为了ERP上线停止业务，因此业务的处理始终在进行之中。那么对于这段时间业务的记录是使用旧系统，还是新系统？这是一个艰难的选择。如果选择新旧系统并行，那所有相关人员的工作就被加倍了，此外两套系统并行必然涉及到对帐的问题。此时系统切换的难度更增加了。这一点放在最后并不意味着它不重要，相反地，我们的个人观点是：并行问题成为困扰我国ERP系统切换的头号问题。我们在下文还会有专门的探讨。

上面我们介绍了一下ERP系统切换面对的困难。就好比没有两片树页是完全一样的，每家企业的实际情况相差会很大。我们在制定上线计划时一定要对上述问题有一个全面的了解，见招拆招，而不能生搬硬套。

切换计划

下面这个事例会有助于大家理解系统切换的过程：李明是ERP财务顾问，他目前正在实施的项目包括了几个主要的模块：财务，销售，库存，采购和生产。7月1日，项目经理召开项目组会议讨论系统切换计划。会议上明确了以下几个决定：<1> 以8月1日作为本次切换点。<2> 所有模块同时切换。<3>鉴于客户方的强烈要求，第一个月新旧系统需并行运

行。由于看上去切换和财务的关系最大，所以项目经理要求李明在会议结束后编制一个详细的切换计划。由于篇幅所限，我们下文的介绍只是整个计划的一部分：和销售相关联的切换计划。

期初数据

李明的计划首先从期初数据的准备工作入手。“情况稍微有点复杂，但是还难不倒我”李明想。首先必须兼顾到以下一些问题：

1．新系统的期初数据必须和旧系统的完全一致

2．新系统的库存必须帐实相符

3．7月31日仍在执行过程中的销售定单需要作为期初销售定单输入系统

图一是从系统切换的角度来看业务，旧系统和新系统的关系。图一上方是在系统切换日，即7月31日仍未执行完毕的销售定单。假如某笔销售定单部分发货，那么在7月31日的期末库存中将不包括已经发货的产品。我们在7月31日必须进行一次完整的库存盘点，随后根据盘点的结果更新旧财务系统的存货及相关其他科目，图一中绿色的箭头代表了这一过程。

由于ERP系统是分模块的集成系统，所以不同科目的期初余额是在不同的模块中分别输入的，随后系统自动更新到总帐模块中，图一下方是本例中涉及的ERP库存管理模块，应收帐款模块和总帐模块。红色的箭头代表了自动更新总帐。由于是分模块的输入，所以我们专门设置“系统切换过渡科目”，作为所有科目输入时的对方科目。最后当期初数据全部输入完毕后，该科目的余额应该结平。

当旧系统7月31日月末结帐完成后，我们将根据盘点的清单和财务上的商品价格，将库存的期初余额导入ERP系统的库存管理模块。同时应收帐款的明细科目（明细到未清发票或