会计档案整理
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目录号D1-1
案卷号1
七、会计档案的整理要求
• 3、装订入盒 （1）组好的案卷年度报表，依次按照案卷封面、卷内文件目录、卷内
文件材料、备考表的顺序排列，采用三孔一线方法，齐下齐左，在案 卷的左侧装订。 （2）会计凭证必须使用国家统一标准的“会计档案凭证软封面”来装 订，封面要按项目填写。
办公室
31
6
七、会计档案的整理要求
▲帐薄、凭证档案不用编制卷内文件目录。 （3）案卷号编制
案卷号指的是案卷在整理过程中排列的 序号。同一类别下若干年编一个案卷顺序 号，但这个案卷顺序号最大不超过四位数。
七、会计档案的整理要求
示例： D2－1~800（1991 ~2000年） 到了2001年，可作一个断号，即： D2－1 ~983（2001 ~2010年） 所不同的区分是在目录号上，即： 1991 ~2000年： D2－1 2001 ~2010年： D2－2
• 2、月度、季度报表不用按归档要求整理，可由财 务部门自行保管至5年期满后编制清册销毁。
• 3、银行存款余额调节表，银行对帐单等按要求装 订成册，保管期限为5年。
• 4、已开具的发票（或收据）存根联，整本的不用 装订，保管期限为5年。
五、保管期限
会计档案保管期限分为永久、定期两类。 定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、 25年5类。
★同一年里帐簿不分属类，不分保管期限排列编案卷号。 ★凭证、工资表的排列按形成时间先后排列。
七、会计档案的整理要求
（4）案卷封面、卷内备考表编制 ★案卷题名 要求简明、准确揭示卷内文件材料的内容。 例如：“荔湾区政府办公室2004年度会计报表” ★年度报表的封面必须用电脑打印。 ★卷内备考表编制
案卷题名 全宗号３
报表3 帐簿2 凭证1 其他4 例： KJ1.2010.1——政府办
KJ1.2010.2——投资服务中心 KJ12010.3——拆迁办
七、会计档案的整理要求
• 1、立卷 （1）年度报表独立组卷。
▲对报表进行分析和说明的文字，如财务情 况说明、财务报告等，是会计报表的重要 组成部分，要与报表一同组卷归档，并置 于被说明的报表前。
三、归档时间
当年形成的会计材料，由财务会计部门 的专（兼）职人员在次年第一季度内按立 卷要求分类整理装订，在财务会计部门保 管一年后，由会计部门编制移交清册，向 本单位综合档案室移交统一保管。
四、归档要求
• 1、各单位每年形成的会计档案，由会计财务部门 按照归档要求，负责整理立卷， 装订成册，编制 会计档案保管清册。要建立立卷归档、移交、复 印、借阅、 保管、销毁等制度。
七、会计档案的整理要求
（2）帐薄一册一卷，每 本帐薄（包括电算化管
百度文库
理的帐薄）在原封面右
上角贴上会计档案“小 标签”，并按标签上的 内容填写。模式：
全宗号 3 年 度 2004 目录号 D2—1 保管期限 15 案卷号 1 页 数 30
题 名 ×××单位会计总帐
七、会计档案的整理要求
★对活页式、卡片式帐簿，在年终结帐后，应拆 除硬封面，自制软封面，并在封面的右上角贴上 会计档案小标签。 （3）会计凭证分为原始凭证和记帐凭证两种。会 计人员在完成报帐手续后，将各种记帐凭证连同 所附的原始凭证、原始凭证汇总表，按照记帐的 先后顺序，根据其数量多少，组成一卷或多卷。
机关 ： KJ1 KJ2 KJ3 KJ4
2000 2005六年 2006 2007 2011
1 002 003 020 021 120
2 目录号KJ3.2
案卷号002
六、分类与代号 分类方案
类别－年度 财务报告类 会计账簿类 会计凭证类 其它类
六、分类与代号
如果本单位设有其它帐户的会计档案需 要独立立卷的，在一级属类后面加二级属 类。 模式：
一、会计档案概念
• 会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务 报告等会计核算专业材料，是记录和反映 单位经济业务的重要史料和证据。（财政 部和国家档案局财会字[1998]32号《会计档 案管理办法》第五条）
二、会计档案的内容与归档范围
• 1、会计凭证类：原始凭证，记帐凭证，汇 总凭证，其他会计凭证；
• 2、会计帐簿类：总帐，明细帐，日记帐， 固定资产卡片，辅助帐簿，其他会计帐簿；
七、会计档案的整理要求
• 2、编目 （1）编页码
▲会计报表卷内文件材料均按有书写内容的页面编写 页号。每卷单独编号，页号从“1”开始。 ▲页号编写位置：单面书写的文件材料在其右上角编 写页号；双面书写的文件材料，正面在其右上角，背 面在其左上角编写页号。 ▲订本式帐簿不用拆去空白页，按已有填写内容的页 面编顺序号。 ▲会计凭证档案不用打页码。
七、会计档案的整理要求
（2）卷内文件目录编制
▲年度报表按卷内文件目录的格式照实抄录。
卷内目录
案卷号：1
序
文件材料题名
号
1 资产负债表
2 收入支出表
3 经费支出明细表
责任者 文件日 文件 页 备 期 编号 次 注
荔湾区政府 2004.12.
办公室
31
1
荔湾区政府 2004.12.
办公室
31
4
荔湾区政府 2004.12.
• 3、财务报告类：年度财务报告，包括会计 报表、附表、附注及文字说明，其他财务 报告。
二、会计档案的内容与归档范围
• 4、其他类：银行存款余额调节表，银行对 帐单，其他应当保存的会计核算专业资料， 会计档案移交清册，会计档案保管清册， 会计档案销毁清册。
• ★注：实行会计电算化的单位，有关的电 子数据和相应软件资料也应归档。（其它 类）
七、会计档案的整理要求
★整理会计凭证应注意的问题： 由于会计凭证在若干年内具有查考作用，
所以会计人员在凭证装订成册后，往往在 装订线上贴上封签，并在封签处盖章，以 示负责，并说明这种卷册不许其他任何人 拆开，以防抽换、舞弊。
凡属本单位房地产、经济合同、人员工 资、涉及外事、数额较大的开支和固定资 产的凭证应单独装钉，可与本年度的凭证 一起编号，在目录注明永久或长期保管期 限。
各类会计档案的保管期限参照（附表一、 二）所列期限执行。
▲ 会计档案保管期限除年度报表类按 “永久”中文表示外，其它类的保管期限 用数字表示。
六、分类与代号
会计档案分为四大类：即：财务报告、 帐薄、凭证、其它类
机关的会计档案代号是“KJ”，企业的会 计档案代号是“9”，其中：
凭证1 帐簿2 财务报告3 其他4
案卷号1
七、会计档案的整理要求
• 3、装订入盒 （1）组好的案卷年度报表，依次按照案卷封面、卷内文件目录、卷内
文件材料、备考表的顺序排列，采用三孔一线方法，齐下齐左，在案 卷的左侧装订。 （2）会计凭证必须使用国家统一标准的“会计档案凭证软封面”来装 订，封面要按项目填写。
办公室
31
6
七、会计档案的整理要求
▲帐薄、凭证档案不用编制卷内文件目录。 （3）案卷号编制
案卷号指的是案卷在整理过程中排列的 序号。同一类别下若干年编一个案卷顺序 号，但这个案卷顺序号最大不超过四位数。
七、会计档案的整理要求
示例： D2－1~800（1991 ~2000年） 到了2001年，可作一个断号，即： D2－1 ~983（2001 ~2010年） 所不同的区分是在目录号上，即： 1991 ~2000年： D2－1 2001 ~2010年： D2－2
• 2、月度、季度报表不用按归档要求整理，可由财 务部门自行保管至5年期满后编制清册销毁。
• 3、银行存款余额调节表，银行对帐单等按要求装 订成册，保管期限为5年。
• 4、已开具的发票（或收据）存根联，整本的不用 装订，保管期限为5年。
五、保管期限
会计档案保管期限分为永久、定期两类。 定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、 25年5类。
★同一年里帐簿不分属类，不分保管期限排列编案卷号。 ★凭证、工资表的排列按形成时间先后排列。
七、会计档案的整理要求
（4）案卷封面、卷内备考表编制 ★案卷题名 要求简明、准确揭示卷内文件材料的内容。 例如：“荔湾区政府办公室2004年度会计报表” ★年度报表的封面必须用电脑打印。 ★卷内备考表编制
案卷题名 全宗号３
报表3 帐簿2 凭证1 其他4 例： KJ1.2010.1——政府办
KJ1.2010.2——投资服务中心 KJ12010.3——拆迁办
七、会计档案的整理要求
• 1、立卷 （1）年度报表独立组卷。
▲对报表进行分析和说明的文字，如财务情 况说明、财务报告等，是会计报表的重要 组成部分，要与报表一同组卷归档，并置 于被说明的报表前。
三、归档时间
当年形成的会计材料，由财务会计部门 的专（兼）职人员在次年第一季度内按立 卷要求分类整理装订，在财务会计部门保 管一年后，由会计部门编制移交清册，向 本单位综合档案室移交统一保管。
四、归档要求
• 1、各单位每年形成的会计档案，由会计财务部门 按照归档要求，负责整理立卷， 装订成册，编制 会计档案保管清册。要建立立卷归档、移交、复 印、借阅、 保管、销毁等制度。
七、会计档案的整理要求
（2）帐薄一册一卷，每 本帐薄（包括电算化管
百度文库
理的帐薄）在原封面右
上角贴上会计档案“小 标签”，并按标签上的 内容填写。模式：
全宗号 3 年 度 2004 目录号 D2—1 保管期限 15 案卷号 1 页 数 30
题 名 ×××单位会计总帐
七、会计档案的整理要求
★对活页式、卡片式帐簿，在年终结帐后，应拆 除硬封面，自制软封面，并在封面的右上角贴上 会计档案小标签。 （3）会计凭证分为原始凭证和记帐凭证两种。会 计人员在完成报帐手续后，将各种记帐凭证连同 所附的原始凭证、原始凭证汇总表，按照记帐的 先后顺序，根据其数量多少，组成一卷或多卷。
机关 ： KJ1 KJ2 KJ3 KJ4
2000 2005六年 2006 2007 2011
1 002 003 020 021 120
2 目录号KJ3.2
案卷号002
六、分类与代号 分类方案
类别－年度 财务报告类 会计账簿类 会计凭证类 其它类
六、分类与代号
如果本单位设有其它帐户的会计档案需 要独立立卷的，在一级属类后面加二级属 类。 模式：
一、会计档案概念
• 会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务 报告等会计核算专业材料，是记录和反映 单位经济业务的重要史料和证据。（财政 部和国家档案局财会字[1998]32号《会计档 案管理办法》第五条）
二、会计档案的内容与归档范围
• 1、会计凭证类：原始凭证，记帐凭证，汇 总凭证，其他会计凭证；
• 2、会计帐簿类：总帐，明细帐，日记帐， 固定资产卡片，辅助帐簿，其他会计帐簿；
七、会计档案的整理要求
• 2、编目 （1）编页码
▲会计报表卷内文件材料均按有书写内容的页面编写 页号。每卷单独编号，页号从“1”开始。 ▲页号编写位置：单面书写的文件材料在其右上角编 写页号；双面书写的文件材料，正面在其右上角，背 面在其左上角编写页号。 ▲订本式帐簿不用拆去空白页，按已有填写内容的页 面编顺序号。 ▲会计凭证档案不用打页码。
七、会计档案的整理要求
（2）卷内文件目录编制
▲年度报表按卷内文件目录的格式照实抄录。
卷内目录
案卷号：1
序
文件材料题名
号
1 资产负债表
2 收入支出表
3 经费支出明细表
责任者 文件日 文件 页 备 期 编号 次 注
荔湾区政府 2004.12.
办公室
31
1
荔湾区政府 2004.12.
办公室
31
4
荔湾区政府 2004.12.
• 3、财务报告类：年度财务报告，包括会计 报表、附表、附注及文字说明，其他财务 报告。
二、会计档案的内容与归档范围
• 4、其他类：银行存款余额调节表，银行对 帐单，其他应当保存的会计核算专业资料， 会计档案移交清册，会计档案保管清册， 会计档案销毁清册。
• ★注：实行会计电算化的单位，有关的电 子数据和相应软件资料也应归档。（其它 类）
七、会计档案的整理要求
★整理会计凭证应注意的问题： 由于会计凭证在若干年内具有查考作用，
所以会计人员在凭证装订成册后，往往在 装订线上贴上封签，并在封签处盖章，以 示负责，并说明这种卷册不许其他任何人 拆开，以防抽换、舞弊。
凡属本单位房地产、经济合同、人员工 资、涉及外事、数额较大的开支和固定资 产的凭证应单独装钉，可与本年度的凭证 一起编号，在目录注明永久或长期保管期 限。
各类会计档案的保管期限参照（附表一、 二）所列期限执行。
▲ 会计档案保管期限除年度报表类按 “永久”中文表示外，其它类的保管期限 用数字表示。
六、分类与代号
会计档案分为四大类：即：财务报告、 帐薄、凭证、其它类
机关的会计档案代号是“KJ”，企业的会 计档案代号是“9”，其中：
凭证1 帐簿2 财务报告3 其他4