图书采购招标过程中的问题及解决方法

图书采购招标过程中的问题及解决方法

2008年2期

陈伟(南京图书馆)

【摘要】论文对图书文献招标初始阶段的操作流程、评分标准、组织架构、监督机制等方面存在的问题进行了分析阐释，并对招标过程中出现的问题提出了解决办法，以保证图书馆文献资源建设的质量。

【关键词】图书采购；招标采购；解决方法

【Abstract】 This paper analyzes the disadvantages of the procedure, the assessment standards, the organization structure and the supervision system in the initial bidding process, and puts forward the corresponding solutions for the quality guarantee of the library literature resources construction.

【Key words】 Book purchase; Purchasing by invitation to bid;

Solutions

2002年我国政府出台了政府采购法，规定各级国家机关、事业单位和团体组织，使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务，要实行政府采购。2003年教育部制定了高等学校采购管理办法。根据国家的政府采购法，凡是国家财政投入的资源都要进行政府集中采购。图书馆采购经费主要是国家财政投入，按照规定应实行政府集中采购。2005年高校图书馆工作委员会起草了《普通高等学校图书馆文献集中采购工作指南》。目前大部分高校图书馆和部分公共图书馆已经开始实行了图书文献采购招标。

政府采购的目的是为了规范政府采购行为，提高政府资金使用效率，促进廉政建设。图书文献实行政府招标采购已不再是理论层面上的探讨，通过试点到普遍推行已是大势所趋。图书招标采购实施两年多来，从实践来看有好处，同时也存在一些问题。据调查，有相当数量的图书馆对这一做法的效果并不满意，而不少发行商也对这种采购方式多有抱怨；图书馆不满意实行招标采购以后，由于中标书商多方面的原因，使图书馆藏书的质量得不到保证，损害了图书馆的利益；而书商们则抱怨图书馆过分苛求，不仅使他们无利可图，有时还要“倒贴”。面对这种书商和图书馆“双不赢”的局面，目前有一些学者开始呼吁停止图书文献的政府招标采购。当然，政府采购并非万能，我们应理性对待。首先，我们积极评价招标在文

献资源采购中的正面作用，同时，面对存在的问题，探讨解决问题的方法

与措施，使之健康发展。

1 图书招标过程中存在的问题

1.1 招标制度不健全

图书采购不同于其他货物的采购，图书的特性决定了其必然大大区别于其他货物。图书馆采访是一个学术性很强的专业行为，而招标采购是一个纯商业运作模式。招标采购在近两年的运作过程中，确实存在一些问题。由于图书馆采购的书刊品种多，复本少，且大多数情况下没有明确的标的物。它不像货物或设备招标，事先能知道要买什么，买多少，买什么品牌，什么型号，什么配置，以及各种技术参数指标。而图书馆在招标的时候，图书采购人员不知道今年出版社要出什么书，所以也不知道自己要买什么书，更不知道今年买这些书要花多少钱，或者不知道手头的这笔线该买哪些出版社的哪些书，因此，图书馆只能以自己的购书经费总额进行集中招标。由于招标制度不健全，在已经实行招标采购的图书馆中，有的是由当地政府采购中心招标选择供应商，有的是本单位组织几个人成立招标小组来选择供应商，也有的是本单位的上一级机构组织招标来选择供应商；有的图书馆实行全额招标，有的图书馆只是部分招标，有的图书馆单一中文图书招标，有的图书馆所有文献都招标。正因为没有相应的规范和制度，加之政府主管部门对图书文献这一特殊商品认识上的差异，图书采购与政府采购在某些方面存在着一定的矛盾。“政府采购”变成了一种仅仅是一

项政策上的要求和称呼。

1.2 没有科学的评标标准

在招标过程中评标是很重要的，也是最关键的一个环节，招标采购能否成功，关键是书刊发行商的选择，而决定书刊发行商命运的就是评分标准。科学的、合理的、可操作性的评分标准，是保证公平、公正的重要条件。为什么在设备招标中行之有效的原则与方法在图书采购招标中会出现这么多问题呢？分析两者的区别不难看出：设备招标，比如电脑，招标单位会详细要求该电脑的技术指标、硬盘的容量、内存的要求、CPU的要求，什么品牌，什么型号等等，这样的基本条件就把该设备的质量标准固定了，在这个基础上的报价和服务会比较公平地反映出来，可比性较强，有利于评委们评判。而图书招标几乎是完全参照这个模式来进行，对比这个模式，看看图书招标中的参数设置情况。由于图书的特性决定了没有明确的标的。图书馆只能以自己的购书经费额度进行集中招标。在技术参数方面，一般图书馆只会要求，比如社科书多少比例，科技书多少比例，图书出版年的限制，至于买什么书，买多少书，买哪些出版社的书一概不知道，这样的参数根本无法准确定位需要采购图书的真实价值。所以设备招标的基

本条件不能用来准确地定位图书，造成标的不清，从而引发投标过程中的混乱。相当多的情况，以价格为优势中标。

1.3 价格混乱

由于招标中的评标标准不够科学、合理和统一，因此不可避免地造成了价格的混乱。不少评分标准对书价的折扣占到总分的30%，甚至更高。比如，南京中医药大学图书馆在中文书刊招标中，价格分占到总分的50%，晓庄学院图书馆价格分占到总分的60%。折扣变成了主要评判标准，而对价格以外的因素，如书商的财务状况、可靠性、与出版社的合作、销售业绩、可提供的伴随服务、服务态度、服务质量、订到周期、订到率、现货采集基地、物流、配送能力、注册资金、MARC数据的质量以及其他的增值服务等等没有引起足够的重视，使评价指标的重要性出现了轻重倒置，在对投标者评价的分值计算上有偏差。笔者前不久刚刚参加一个图书采购招投标，有些情况真是叫人看不懂，参与投标的供应商最高报价和最低报价居然相差20个百分点，这让大家特别是非图书馆专业的人员很难搞清楚这个行业的真正成本，传统零售行业的特价书和高码洋图书影响了一般人的视线。致使在招标过程中一味强调低价格，招标组织方误以为价格越低越好，于是在书商们竞相给出较低的报价后，其中最低报价者往往成为最后的中标书商。这样的评分方法，有意无意地就使一些运行规范、信誉良好、实力雄厚、运营成本稍高的大中型供应商被排斥在外了。

1.4 文献资源建设质量下降

由于图书馆采访工作的专业性极强，为图书馆服务的书商自然是长期合作的最为顺手，最能更好地满足图书馆的专业需求。然而招标采购打破了这种传统的延续性合作，使得采访工作人员每到年底就面临一种不知明天的合作者是谁的困惑。由招标选择的供应商具有期限性，也就是说具有不确定性和不稳定性，很难有一家供应商能保证每次都中标，使图书馆的预订工作受到一定的影响，长期、连续出版的多卷书、工具书、大套书难以保证它的系统性和完整性。当有些出版社给书商的折扣较小，特别是对一些印数少的专业图书给出的折扣更小，低于书商竞标的均价时，书刊发行商就不得不考虑自身利益，很难再以均价将这些书刊配送给图书馆。这就必然会造成图书馆所需文献的缺藏，从而直接影响文献资源建设的质量。比如有一个供应商，该供应商还属于大型供应商，一年销售几个亿，在江苏市场占有一定的市场份额。在某医学院校图书采购招标中中标，中标后供应商找到图书馆的采访人员沟通，要求其医学方面的书不要向他报订。很显然，以价格优势中标，保证不了到货率，甚至连自己在竞标时的承诺都无法履行，因为医学方面的书书价高，折扣低，进货价将远远高于中标的均价，这就意味着供应商做得越多赔得越多，也正是因为价格在招标中占主导地位，导致书商有选择地提供书源，只顾提供廉价的“大路货”，