销售与采购业务流程

询单
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公司内部腾讯通
交期回复表
5分钟
销售助理，计划专 员，采购专员
签订产品购销合同
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《销售部合同管理规定》
销售助理、合同评 《产品购销合同 5-10分 审员、销售主管、 》 钟 销售经理、营销总 监
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盖章回传及 货款到位
1、厦门公司备库存、用于整屏或外贸出口的以厦门 公司名义签订合同； 2、供方直发含税销售以泉州公司名义签订合同，泉 州公司不做无税交易，合同抬头为“泉州市强力巨彩 电子贸易有限公司”； 《销售部合同管理规定》 3、销售合同拟定后传真经销商盖章确认回传至销售 本部，则销售助理接到回传件并同时确认该合同货款 全额到位后，连同原件交至合同审查员。（注：合同 原件必须盖章回传） 如货款无法全额到账时，则由销售助理跟办事处经理 确认担保之后，确认货款到位时间，即可将购销合同 《销售部合同管理规定》 交至销售主管签字后，转至合同审查员。
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2分钟
合同审查员
审核ERP合同以及销售订单
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二次货款确认及 交接销售订单
1、如合同审查员发现合同或者销售订单信息有误， 则通知销售助理改单。如无误的情况下，则由销售助 《销售订单供方直发流程》 《销售订单》、 理打印ERP销售订单，同时在该销售订单上备注货款 及《2015年全国核心经销商 《销售订单交接 到位情况，并将该合同号登记到《销售订单交接表》 名录》 表》 中，交至采购部采购专员签收。
销售助理、办事处 《产品购销合同 10分钟 经理、销售主管、 》 之内 全国各经销商
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赊销担保
销售助理、办事处 《产品购销合同 10分钟 经理、销售主管、 》 之内 全国各经销商
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供方直发产品销售与采购业务流 QL-AC001-2015
供方直发产品销售与采购业务流程
1、合同审查员依据回传后的客户合同，审核外挂的 电子合同，审核后通知销售助理转ERP销售订单，同 时审核销售订单。主要审查合同中所涉及的编码，产 品规格型号，产品数量，产品单价，合同总价，是否 《销售部总体流程操作规范 含税价等信息，合同条款是否有更改等。该类销售订 《产品购销合同 》以及《销售部合同管理规 单必须填写收货人、收货人联系电话、收货地址（如 》 定》 是直发到工程安装地，则须另外备注发货地址）。打 印的时候勾选打印模板（厦门含税订单、泉州含税订 单、无税订单，无税订单须备注“BS”字样，未备注 的默认为厦门或泉州含税下单）
即时
经销商收货人员、 销售助理
送货单回传
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《送货单》
即时
经销商 销售助理 办事处经理
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采购入库
《采购入库管理流程》
收到单 《送货单》《采 销售助理、采购专 据10分 购入库单》 员 钟内
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审核入库
1、采购专员做好采购入库单后，将2份“送货单”交 收到单 至应付会计。 《送货单》《采 应付会计、采购专 《销售订单供方直发流程》 据10分 2、材料会计根据采购专员提供的2份“送货单”审核 购入库单》 员 钟内 ERP“采购入库单”。
提出需求
1、各经销商通过QQ，电话，采购订单的方式与办事 处经理或者销售助理确认电源需求数量和交期。 1、根据客户需求，销售助理对接本部计划专员咨询 产品交期（必须明确产品规格型号，需求数量，如有 特殊要求必须特别说明），计划专员直接对接采购部 采购专员，由采购专员跟供方直接确认交期，回复销 售部计划专员，计划专员将交期传达至销售助理。销 售助理根据得到的交期与客户确认下单。 2、销售助理根据公司合同管理规定、报价体系制作 产品购销合同，如需报批的，则按权限规定报送销售 主管、销售经理、营销总监签批；无需签批，则由合 同审查员盖章，销售助理传真至各经销商并跟进合同 明细确认和回签。
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供方直发产品销售与采购业务流 QL-AC001-2015
供方直发产品销售与采购业务流程
1、材料会计审核好采购入库单之后，在10分钟内将 经销商盖章确认的“送货单”交至对应区域销售会计 （供应商传真的送货单作为采购入库凭证入账），销 售会计接到该“送货单”后，通知对应区域销售助 理，制作ERP“发货单”。 《送货单》《发 《销售订单供方直发流程》 2、销售助理接销售会计通知后，制作ERP“发货单 货单》 ”，出货仓库为“供方直发”编号为 055. 3、做好发货单后，通知销售会计审核发货单（经销 商盖章确认的“送货单”作为销售发货的凭证入账） 。 1、销售会计将审核好的发货单自动生成销售出库 单，则ERP自动转为经销商777帐套的采购入库单。 《发货单》《红 2、经销商根据实际收到的货物，审核采购入库单。 《销售订单供方直发流程》 字出库单》《采 即表示该单完成整个公司销售环节。 后续经销商销 购入库单》 售过程，则即时做好其他出库单即可实时更新库存。 1、开票会计根据《销售合同》与客户开票信息正确 填开增值税专用发票。 1、供应商次月5号前与我司进行对账，由采购部初 审，会计部复审，确认无误后双方盖章确认。 2、对账完成后供应商根据对账单内容开具增值税专 用发票，并邮寄至我司。
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跟踪采购订单
《采购订单》
即时
采购专员、销售助 理
经销商收货确认
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1、全国经销商根据下单时间，预估从供应商到当地 的物流时间，即时跟进收货（该动作销售助理也必须 根据订单情况，协助跟进经销商是否有准时收到货。 如前期没支付该订单货款的，可在这个时间段内跟进 《货运单》《产 催收。）。如确认到货后，经销商必须在货站清点件 《物流签收货物管理规定》 品购销合同》 数以及确认是否有外包装箱破损等情况（如有破损需 第一时间与供应商客服中心联系或者强力巨彩客服中 心确认，并拍照记录）。确认之后，签收物流公司托 运单。 1、经销商确认收到货物之后，提取供方随货中的"送 货单”(一式两份,由采购部负责对接供应商，要求供 应商提供两份发货单给经销商)，确认无误后，签字 、盖章，即时传真或扫描至对应区域销售助理。 《物流签收货物管理规定》 2、经销商签章确认的供应商送货单原件须按月整理 于次月3号前寄回强力公司厦门总部，此事项由销售 助理与办事处经理对接经销配合完成，助理收到单据 后转交于对应会计。 1、销售助理将经销商确认的回传“送货单”，交至 采购专员。 2、采购专员根据销售提供的“送货单”以及结合供 应商传送的“送货单”，确认二者一致后。ERP制作 采购入库单。
供方直发产品销售与采购业务流 QL-AC001-2015
供方直发产品销售与采购业务流程
主控：会计部 批准： 实施日期： 替换文件编号： 编号：QL-AC001-2015
一、目的：为更好规范供方直发的采购与销售流程，提高工作效率，满足会计核算合法、合规要求； 二、职责：见工作流程表格的责任人栏。 三、工作流程：销售订单供方直发流程。 序号 1 步骤流程图 作 业 步 骤 说 明 作业依据 QQ,电话，采购订单 相关表单 采购订单或者QQ 截图 时 效 即时 责任人 各大经销商
5个工 作日
采购员、出纳、 应付会计、
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经销商对账
《对账单》
5个工 作日
销售部、会计部
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采购请、付款
1、采购部负责在供应商账期内在ERP内填写《请款单 》，财务审核确认并与发票核对一致后准予付款，提 《采购入库单》《对账单》 《请款单》 交总经办审批。 2、出纳收到请款单后2-5个工作日内支付。 1、次月5号前销售助理负责与经销商按月进行总额对 账，确认无误后销售复核，确认后转会计部审核； 2、销售会计收到对账单与总、明细账进行核对，确 《对账单》 认后提交销售会计主管审核。 3、会计部审核无误后，双方盖章回传
2分钟
销售助理、采购专 员
下达采购订单
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1、采购专员根据接收到的销售订单，将此销售订单 引用生成采购订单，而后将此采购订单下达到供应商 对接人员。 1、厦门公司备库存、用于整屏或外贸出口的以厦门 公司名义下达订单，并在ERP系统中备注XMHS； 2、供方直发含税采购以泉州公司名义下达订单，订 单抬头为“泉州市强力巨彩电子贸易有限公司”,并 在ERP系统中备注QZHS； 3、无税采购（包括整屏配置与直发的战略产品无税 采购）以强国名义下达订单,并在ERP系统中备注BS； 1、采购专员必须根据对应的销售订单分别下达采购 订单，并及时在第二天跟进该采购订单供应商是否有 准时发货。如确认供应商已经发货，则要求供应商传 真《送货单》，采购专员接到该送货单之后，复印一 份至销售部计划科，由计划科专员按区域交至销售助 理。采购专员跟进过程中，如出现异常，需及时与销 售部计划科对接沟通。
《采购订单管理流程》
《采购订单》
5-10分 钟
采购专员
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《采购订单管理流程》
《采购订单》
即时
采购专员、销售助 理
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供方直发产品销售与采购业务流 QL-AC001-2015
1、采购专员必须根据对应的销售订单分别下达采购 供方直发产品销售与采购业务流程 订单，并及时在第二天跟进该采购订单供应商是否有 准时发货。如确认供应商已经发货，则要求供应商传 真《送货单》，采购专员接到该送货单之后，复印一 《采购订单管理流程》 份至销售部计划科，由计划科专员按区域交至销售助 理。采购专员跟进过程中，如出现异常，需及时与销 售部计划科对接沟通。
销售发货
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接到通 知后5- 应付会计、销售会 10分钟 计、销售助理 内
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经销商审核入库
即时
销售会计、销售助 理、经销商
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开具销项发票
《销售合同》
《增值税专用发 一个工 开票会计 票》 作日
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供应商对账、开票
《采Βιβλιοθήκη Baidu入库单》《采购付款 《对账单》 业务控制程序》
5个工 作日
采购员、应付会计
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