城建档案著录与检索.pptx
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城建档案著录与检索
主讲人：吕灿
第一节 城建档案著录(1)
城建档案著录是指在编制城建档案目录时，为提取城建档案 信息，对城建档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录 的过程。
它是编制检索工具的一项基础工作，也就是按照一定的规则, 把城建档案的各种特征集中概括地反映出来,以便于计算机 储存管理和检索利用,也可以用它进行手工检索。
第一节 城建档案著录(5)
四、著录项目
城建档案著录项目分大项、小项和单元。 大项包括题名与责任者、稿本与文种、密级与
保管期限、时间、载体数量、专业记载、附注 与提要、排检与编号等。 各大项下又分若干小项，小项下又分若干单元。
城建档案检索工作是城建档案业务工作的一个独 立环节（城建档案业务工作包括收集、整理、鉴 定、保管、检索、利用和编研七项）。它是开展 利用业务的前期工作。主要是编制和使用检索工 具，为城建档案的利用做好准备工作。
3.成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成 一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编 写页码。
4.案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页 号。
第二节 城建档案的编目(3)
二、卷内目录的编制
1.卷内目录式样见示例图9-1。 2.序号：以一份文件为单位，用阿拉拍数字从1依次标
注。 3.责任者：填写文件的直接形成单位和个人。有多个责
依据：国家标准GB/T50328-2001 《建设工程文件 归档整理规范》
第二节 城建档案的编目(2)
一、卷内文件页号
1.卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷 单独编号，页号从“1”开始。
2.页号编写位置：单面书写的文件在右下角； 双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下 角。折叠后的图纸一律在右下角。
编制系统、完整、科学的检索工具，建立 完备的检索体系是档案管理部门管理业务 水平的标志。
档案检索工作要迅速准确、全面系统、方 便实用、标准规范。
第四节 城建档案的检索工具(1)
检索工具的编制是城建档案检索工作的中 心内容。它既是档案利用者与档案信息之 间的“桥梁”，承担指引利用者找到所需 档案信息的作用；同时客观上也是档案管 理人员管理档案，统计、鉴定、编研、甚 至熟悉馆藏、了解“家底”的必要手段。
按作用划分 ：
（1）检索性工具； （2）馆藏性工具； （3）报道性工具 。
完整意义上的城建档案检索工作包括两部分内容： 一是编目，即建立检索系统，编制检索工具；二 是检索，即利用已建立的检索工具，按照利用者 的意图查找所需档案信息。
第二节 城建档案的编目 (1)
城建档案编目是城建档案管理工作中的一项重要 的业务活动，其工作的成果将直接产生各种各样 的检索工具，并供城建档案检索之用。城建档案 的编目过程分为二个阶段：第一阶段是城建档案 的著录；第二阶段是城建档案目录的组织，亦即 狭义意义上的城建档案编目。
三、卷内备考表的编制
1.卷内备考表的式样见示例图9-2。 2.卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各
类文件页数(照片张数)，以及立卷单位对案卷 情况的说明。 3.卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。
第二节 城建档案的编目(5)
四、卷内封面的编制
1.案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面，也可采用封面 形式。
6.编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。 7.起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。 8.保管期限分为永久、长期、短期三种期限。 9.密级分为绝密、机密、秘密三种。同一案卷内有不同
密级的文件，应以高密级为本卷密级。
第三节 城建档案检索工作
城建档案检索工作：依靠事先编制好的各 种检索工具，从数量庞大的馆藏城建档案 中将利用者需要的信息查找出来的工作。
任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。 4.文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。 5.文件题名：填写文件标题的全称。 6.日期：填写文件形成的日期。 7.页次：填写文件在卷内所排的起始页号。最后一份文
件填写起止页号。 8.卷内目录排列在卷内文件首页之前。
第二节 城建档案的编目(4)
2.案卷封面的内容应包括：档号、档案馆代号、案卷题 名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、 第几卷。
3.档号应由分类号、项目号和案卷号组成。 4.档案馆代号应填写Hale Waihona Puke Baidu家给定的本档案馆的编号。 5.案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。案卷
题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。
第四节 城建档案的检索工具(2)
一、检索工具的主要功能
1.存贮城建档案信息 2.查找城建档案信息 3.组织传递交流城建档案信息
在检索工具的三种功能中，查找功能是首要功 能，是编制检索工具的主要目的；存贮功能是 基础和前提；交流功能是附助功能。
第四节 城建档案的检索工具(3)
二、检索工具的种类
目前著录工作仍以手工方式进行，它是一项工作量大，技术 性强的工作，需要很多专业人员和档案工作人员参加。档案 著录必须根据统一的原则、标准，具有统一的著录项目、统 一的著录格式、统一的著录顺序和统一的标识符号，这样才 便于计算机实现非全文检索，以便更好地为利用者提供服务。
依据：国家标准GB/T50323-2001《城市建设档案著录规范》
第一节 城建档案著录(2)
一、著录级别
（1）（工程）项目级著录 （2）案卷级著录 （3）文件级著录
第一节 城建档案著录(3)
二、著录格式
按照不同著录对象，（工程）项目级著录格式 分为房屋建筑工程、市政基础设施工程、城市 管线工程、建设工程规划管理项目、建设用地 规划管理项目、通用工程项目六种。
（卡片式还使用段落符号式著录格式 ）
第一节 城建档案著录(4)
三、著录详简级次
著录项目分为必要项目与选择项目： (1).必要项目包括：正题名、第一责任者、时间、
档号（含分类号、项目号、案卷号）、缩微号、 主题词号。 (2).选择项目包括：并列题名、副题名及说明文 字、文件编号、其它责任者、文本、密级、保 管期限、载体形态、丛编、附注、提要、档案 馆（室）代号等。
主讲人：吕灿
第一节 城建档案著录(1)
城建档案著录是指在编制城建档案目录时，为提取城建档案 信息，对城建档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录 的过程。
它是编制检索工具的一项基础工作，也就是按照一定的规则, 把城建档案的各种特征集中概括地反映出来,以便于计算机 储存管理和检索利用,也可以用它进行手工检索。
第一节 城建档案著录(5)
四、著录项目
城建档案著录项目分大项、小项和单元。 大项包括题名与责任者、稿本与文种、密级与
保管期限、时间、载体数量、专业记载、附注 与提要、排检与编号等。 各大项下又分若干小项，小项下又分若干单元。
城建档案检索工作是城建档案业务工作的一个独 立环节（城建档案业务工作包括收集、整理、鉴 定、保管、检索、利用和编研七项）。它是开展 利用业务的前期工作。主要是编制和使用检索工 具，为城建档案的利用做好准备工作。
3.成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成 一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编 写页码。
4.案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页 号。
第二节 城建档案的编目(3)
二、卷内目录的编制
1.卷内目录式样见示例图9-1。 2.序号：以一份文件为单位，用阿拉拍数字从1依次标
注。 3.责任者：填写文件的直接形成单位和个人。有多个责
依据：国家标准GB/T50328-2001 《建设工程文件 归档整理规范》
第二节 城建档案的编目(2)
一、卷内文件页号
1.卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷 单独编号，页号从“1”开始。
2.页号编写位置：单面书写的文件在右下角； 双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下 角。折叠后的图纸一律在右下角。
编制系统、完整、科学的检索工具，建立 完备的检索体系是档案管理部门管理业务 水平的标志。
档案检索工作要迅速准确、全面系统、方 便实用、标准规范。
第四节 城建档案的检索工具(1)
检索工具的编制是城建档案检索工作的中 心内容。它既是档案利用者与档案信息之 间的“桥梁”，承担指引利用者找到所需 档案信息的作用；同时客观上也是档案管 理人员管理档案，统计、鉴定、编研、甚 至熟悉馆藏、了解“家底”的必要手段。
按作用划分 ：
（1）检索性工具； （2）馆藏性工具； （3）报道性工具 。
完整意义上的城建档案检索工作包括两部分内容： 一是编目，即建立检索系统，编制检索工具；二 是检索，即利用已建立的检索工具，按照利用者 的意图查找所需档案信息。
第二节 城建档案的编目 (1)
城建档案编目是城建档案管理工作中的一项重要 的业务活动，其工作的成果将直接产生各种各样 的检索工具，并供城建档案检索之用。城建档案 的编目过程分为二个阶段：第一阶段是城建档案 的著录；第二阶段是城建档案目录的组织，亦即 狭义意义上的城建档案编目。
三、卷内备考表的编制
1.卷内备考表的式样见示例图9-2。 2.卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各
类文件页数(照片张数)，以及立卷单位对案卷 情况的说明。 3.卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。
第二节 城建档案的编目(5)
四、卷内封面的编制
1.案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面，也可采用封面 形式。
6.编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。 7.起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。 8.保管期限分为永久、长期、短期三种期限。 9.密级分为绝密、机密、秘密三种。同一案卷内有不同
密级的文件，应以高密级为本卷密级。
第三节 城建档案检索工作
城建档案检索工作：依靠事先编制好的各 种检索工具，从数量庞大的馆藏城建档案 中将利用者需要的信息查找出来的工作。
任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。 4.文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。 5.文件题名：填写文件标题的全称。 6.日期：填写文件形成的日期。 7.页次：填写文件在卷内所排的起始页号。最后一份文
件填写起止页号。 8.卷内目录排列在卷内文件首页之前。
第二节 城建档案的编目(4)
2.案卷封面的内容应包括：档号、档案馆代号、案卷题 名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、 第几卷。
3.档号应由分类号、项目号和案卷号组成。 4.档案馆代号应填写Hale Waihona Puke Baidu家给定的本档案馆的编号。 5.案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。案卷
题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。
第四节 城建档案的检索工具(2)
一、检索工具的主要功能
1.存贮城建档案信息 2.查找城建档案信息 3.组织传递交流城建档案信息
在检索工具的三种功能中，查找功能是首要功 能，是编制检索工具的主要目的；存贮功能是 基础和前提；交流功能是附助功能。
第四节 城建档案的检索工具(3)
二、检索工具的种类
目前著录工作仍以手工方式进行，它是一项工作量大，技术 性强的工作，需要很多专业人员和档案工作人员参加。档案 著录必须根据统一的原则、标准，具有统一的著录项目、统 一的著录格式、统一的著录顺序和统一的标识符号，这样才 便于计算机实现非全文检索，以便更好地为利用者提供服务。
依据：国家标准GB/T50323-2001《城市建设档案著录规范》
第一节 城建档案著录(2)
一、著录级别
（1）（工程）项目级著录 （2）案卷级著录 （3）文件级著录
第一节 城建档案著录(3)
二、著录格式
按照不同著录对象，（工程）项目级著录格式 分为房屋建筑工程、市政基础设施工程、城市 管线工程、建设工程规划管理项目、建设用地 规划管理项目、通用工程项目六种。
（卡片式还使用段落符号式著录格式 ）
第一节 城建档案著录(4)
三、著录详简级次
著录项目分为必要项目与选择项目： (1).必要项目包括：正题名、第一责任者、时间、
档号（含分类号、项目号、案卷号）、缩微号、 主题词号。 (2).选择项目包括：并列题名、副题名及说明文 字、文件编号、其它责任者、文本、密级、保 管期限、载体形态、丛编、附注、提要、档案 馆（室）代号等。