2014.12.16余老师《会议的目的》

会议工作

会议的目的：会议的主要目的就是解决问题，如何能在会议中高效率且有效果地解决问题，是“高效会议管理技巧”的中心议题。

会议的策划和准备：

1．会议的策划：

a)首先与老板及沟通好，获得老板的支持，寻求资源配置。

b)与部门领导沟通好，明确会议的目的，议程（注：议程的确定非常重要，需要

在会议前期进行失效分析、可行性分析，还要考虑可能碰到的阻力，针对碰到

的阻力，此时应寻求统一的认知，坚持原则）。

c)确定参加会议的人员

d)确定会议时间、地点（注：时间的确定应避免参加会议的人员工作高峰期，地

点空间要大，没有压抑感）

在此说明：未和老板讨论会议的议程，因为老板要的是结果，我作为他的助理会首先和部门沟通确定会议议程后，给他审阅就行（我不会因为老板开一枪，我就

换一个地方，所以和部门确定的议程原则上不会改变），当然公司高层级别会议，

是高层和老板商议议程的。

2．会议的准备：

a)准备签到表（会议签到表的设置其实也很关键，个人觉得我公司的签到表还是

考虑了预前预知）

b)准备会议所需资料（会议所需资料的提前发放有利于参加会议的人员充分的准

备，从而缩短会议议程时间）

c)预前通知参会人员，

d)分享我公司会议签到表

3．会议主持的技巧：

由重要到不重要——会议开始时即讨论重要议题,以免延误时影响到后面重要议题。

由不尖锐到尖锐——将尖锐议题挪后,让与会人员建立默契和信任感,再接触尖锐议

题,使气氛不尴尬。

由容易到困难——让大家渐渐融入会议进行的节奏,不要开始就接触未熟悉的会议

造成挫折感。

先表扬后批评——先表扬大家工作中突出的表现，然后在提出工作中不足的地方，

以免一开始就树立矛盾，（当初公司实施现场3S，说心里话从现场检查的结果看，很不满意，但也有很多的亮点，检查的结果显示，如把每个车间的亮点都举一反三改进的话，完全可以达到预期的目标，我采取的是首先表扬各车间的亮点，并用幻灯片播放，充分肯定车间主任所做出的努力，然后再提出不足之处，同样用幻灯片，但没有点名，因为车间主任都心里明白，在讨论改进方案时，大家一致认为共同学习经验，限期整改，会后一车间主任找我说了一句话，我们本来做得不好，你还表扬了，放心，一定限期整改，事实证明那次会议后车间整改变成了竞赛）

4．会议主持人应注意

独占发言——避免冗长的发言,占用大家交流意见的时间。（会议应多听、善断、善

问、善引导）

火爆浪子——要能容纳他人的发言,不可情绪化与他人发生冲突。（始终保持风度与

微笑是一个管理者必须的素质）

优柔寡断——要思路清晰,对决议事项要果断、明确。（一旦有任何的异议，会后要

找有异议的参会人员沟通，消除其顾虑，获得其支持，以便于后续决议的执行）

加入冲突——应站在中立的立场来化解冲突。（面对冲突应善于掌控，两个人的冲突

可调解，超过3个人的必须立即打断，并重申会议议程和目的，记住，会后一定记得留下冲突人员进行面对面的沟通，协调矛盾，这个是会议主持的天职，否则后续的困难可想而知）

操控议程——应依照流程引导会议的进行,不可一人操控整个会议的议程。

5．开会的规则

a)要守时,坚持到底

b)要做事前准备

c)针对主题主动发发言,简短扼要

d)对事不对人,不做人身功击

e)予以真诚的肯定及赞美

f)倾听他人发言

g)用积极的话代替消极发言

h)以探询、谦虚代替主观论断

6．如何让大家积极发言

a)塑造会议欢乐、和谐的气氛。（会议必要的幽默是必须的，如有人迟到了，可

以说欢迎美国时间的XXX到场）

b)建立包容、安全的讨论环境。

c)保持客观,对事不对人。（会议开始前就要说明）

d)不以言立人,不以言废人。

e)设置暗桩,带动与会人员的热烈参与,有抛砖引玉的效果。（比如如果我们采取

另一种方式是不是会更好呢？）

f)主动出击,适时发问,塑造发言机会,且予以正向的肯定与鼓励。

g)有效倾听与良好沟通。

7．举例说明会议的开场白：

时间到，大家好！首先感谢大家参加此次会议，XX车间主任可能因美国时间还未到场，等下他来我给他敬礼，话说完XX车间主任来了，敬礼后参会人员掌声响

起（注：从此以后该车间主任从未迟到）。

今天会议的主要目的是“有关于液压自动装夹夹具应用，提升生产效率的专题会议”，会议议程已发给各位，看到大家胸有成竹的表情，我相信大家，在会议开始前，我在此申明本次会议议事不对人，希望大家畅所欲言。

8．会议议程分享（不提供原稿，仅为个人会议记录）

有关于液压自动装夹夹具应用，提升生产效率的专题会议议程：

a)主持人发言

b)技术部阐述液压自动装夹夹具开发所需要的资源以及存在的困难。

c)技术部提供应用液压自动装夹夹具的工艺流程（已提前发放）

d)工装制造科针对夹具制造所面临的困难，以及制造周期

e)生产部、生产车间讨论液压自动装夹夹具应用对车间的影响以及采取何种方式

进行推广应用（此为关键，避免一线员工抵制，特别是老员工抵制）

9．会议精彩发言分享：

a)员工赚到前，你是他爹，否则他是你爹，新夹具的应用从分析资料看，肯定提

高了员工的工作强度，所以应考虑增加其收入（注：此处我肯定了该发言人的

说法，但同时明确了今天讨论效率提升，员工效益不做专项探讨｛实际是怕引

起其他车间主任的共鸣，脱离主题｝

b)在车间全面推广肯定会有员工抵制，建议公司在车间之外，先安排忠实的员工

实用，并跟踪工时工效，确定相关参数、过程，决定工价后再推广（技术部长

发言，得到车间一致认可）

c)推广先点后面，点选取车间月收入相对较低的员工，如镗孔员工、粗车员工，

因新夹具应用后此两工序就优化了，这样也可以给那些精车工序的人压力，他

们不做，这些人也会做（主要应用车间主任的建议）

10．会议决议的管理：

a)会议一旦形成决议就一定要形成相关的计划，落实责任、期限

b)决议的执行一定关注资源配置（巧媳妇难做无米之厨）

c)决议的跟进（决议的跟进应遵循7=2+2+2+1/10=2+3+3+1+1的原则）

d)运用工具PDCA

e)会议决议发放到参会人员手里，并签字确认

f)决议跟进检查必经责任人签字确认

g)决议执行存在问题的一律召开现场评审会议确定纠正或改进措施

h)会议决议跟进过程中多听取一线员工的反馈和呼声（这样做的目的是检验其管

理人员是否将会议决议分解至个人，并让个人充分的了解）

i)定期向老板回报决议跟进情况，必要时请求得到支持（如：资源）