数字化文档管理解决方案

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文件登记 统计技查询 文件加工 统计查询 文件入库 统计查询 文件应用 统计查询 数据质量 统计查询
业务支撑 标准编制
流程规范 设计 数据交换 标准标准 文件格式 标准 补充标准
代码化数据全生命周期管理
通知书浏览与编辑 代码化文档浏览与编辑 电子申请数据采集 及格式转换 数据回传和信息反馈 纸件借阅及保管 纸件受理登记及交接 数 据 登 记 及 利 用
代 码 化 数 据 加 工
存储管理
业务日志
•业务方案设计-业务数据构成
代码化文档管理系统库 纸质文档
转化
XML文档 校验 入库
发 明/ 实 用 新 型 P C T 外 观 设 计 实 审 无 效 及 复 审
电子文档
校验
XML文档
代码化文档管理系统文档入口端状态 代码化文档管理系统文档数据类型
•技术方案设计-逻辑架构
数字化文档管理系统解决方案
•交流纲要
对数字化文档系统的理解 数字化文档系统实施经验 – 中国专利代码化文档综合管理系统 – 金宏工程经济文献共享数据库系统
政府信息资源的2-8定律
政府的信息化建设中,被有效管理的信息资源只有20%,也就是我们通常所 说的结构化数据,这些数据基本都存储在各大应用系统中,如办公系统、
以下四个方面的主要因素使越来越多的机构开始实施文档管理和影像处理系统,以更有效地
存储、管理和分发信息,而这些因素也是政府部门所面对的。
• 法律法规要求保 存文档 • 文档的数量和复 杂度不断增加, 如行政审批的申 报表、证据、手 续文件资料等 • 信息的价值不断 提高,对跟踪保 密、敏感文档更 改、审批和访问 的需求日益迫切 • 内部和外部协同工作 越来越多 • 管理版本、工作流、 跟踪更改的需求在增 加 • 要提高文档生产的效 率 • 文档需要保存和利 用的时间更长了 • 需要具有更好的性 价比的归档方案
新一代数字化文档管理系统的需求
分类
功能需求
新的文档管理方式
文档的集中存储和安全管理 – 建立文档的集中式的存储,对文档进行有效的分类管理 – 可以将不同部门以及员工对同一个文档的操作权限分开 – 分为与预览,打印,下载,共享,上传,新建,修改,删除,完全控制等权限 – 权限可以设置回收机制,即权限的有效期 – 完整的日志记录,可以记录每个员工对系统的任何操作 文档的协同与协作 – 强大的版本控制和管理功能 – 与扩展编辑器的集成大大简化文档更新步骤 – 强大的工作流引擎满足文档生命周期的管理 – 支持跨地域跨部门的项目文档协作 文档的获取与处理 – 文档自动扫描,对纸质文档进行批量的电子化 – 指定区域识别(单号或条码识别) – 自动存储 – 对各类扫描件按各业务需求进行灵活的分类以及索引 – 文档自动关联 – 文档获取与业务流程的绑定 文档库提供多种访问方式,文档的版本管理和签入/签出,强大的搜索功能 各种格式文档的在线预览,文档元数据管理,细颗粒度的权限体系,与Office的无缝集成 强大的工作流引擎,文档扫描和识别,完整的系统报表和日志 , 个性化的门户,多语言的支持,完整的API接口提供企业级应用整合
代码化数据总流程
登记 处理 移交
受理处
纸质申请文件和 电子申请文件
进行质检
移交
出版社
登记
纸质文件扫描
代码化加工
移交
系统 登记 首检 出错处理
是否出错
数据处
入库
审查部门
代码化文档浏览及编辑
•业务方案设计-代码化数据加工工序设计
图象处理
版面分析
版面还原
横校
纵校
文字识别
•业务方案设计-业务构成模型
统计查询
传统与新的文档管理方式对比
对比内容 全生命周期管理 新的文档管理方式 传统文档管理系统方式 •只支持简单的存取和共享
• 从创建、修改、索引、版本控制 到审批流程、存储、 搜索、归档和重复利用的文档全生命周期管理
• 更细分的权限,可以控制对文档对象的所有操作,如打 印,分发,查看,编辑等等。 • 更细分的权限,可以控制对文档对象的所有操作,如打 印,分发,查看,编辑等等。 • 数据传输加密。 • 文件存储加密。 • 主动式的病毒防御。 • 相关人员可在其授权范围内对系统进行管理,无需专业 的系统管理员。 • 支持各种文档(包括常用的office格式,视频,图片, 以及专业的设计格式AutoCAD等)的在线预览,降低了 用户购买软件的成本,并大大减轻了系统的运行负担。
数字化文档管理系统提供管理大量非结构化电子和纸质文档的能力,文档管理系统经常与影 像处理系统配合使用,现在也有越来越多的文档管理系统把影像处理系统作为一个组成部分。 分发
发布
审批
检索
核实
归类
信息生命周期
审阅 创建 作废 归档
反馈
修改 评估
文档管理应该由业务流程驱动并覆盖信息的整个生命周期
为什么需要影像和文档管理
安全性
•操作系统级日志 •不提供版本控制
系统易用性
• 权限设置复杂,需要管 理员来维护。 • 不支持预览。
可扩展性
•可以与办公系统,人事系统,信息发布系统、核心应用 系统等进行紧密的整合
ห้องสมุดไป่ตู้
•不支持。
性能与负载
• 采用面向服务的(SOA)架构,可以支持超大型的应用。 • 无法扩容和应对高并发 并可根据需要迅速的对系统进行扩容。 的应用场景。
中国专利 系统基础设施
中国专利 网络基础设施
中国专利 标准规范体系
中国专利 安全保障体系
中国专利 运维管理体系
•技术方案设计-技术架构
访问 界面层 业务 应用层
文件登记和 交接工作台 代码化数据加工 工作台 代码化文档管理 工作台 代码化数据 应用工作台
文档管理的价值
实施一套好的文档管理系统可以在以下几个方面创造价值。
文档管理可以用来…
扫描物理文档 建立文档的索引,以便归类 和排序 存储、检索和复制文档 阻止未经授权的修改 文档的版本控制 直接通过电子方式接收传真 提供通过电子邮件,传真等 多种传输途径 可以按需传真或打印
财务系统、统计系统和核心业务系统等。
80%的信息资源是被忽视的或者说是缺乏有效手段进行管理的,这些信息资 源也就是我们日常接触和产生的最多的数据也称之为非结构化数据:如办 公文档、电子邮件、业务卷宗、政策文件等,政府机关通常缺乏一个有效 的系统对其进行全生命周期的管理。
数字化文档管理建设概述
文档管理的价值…
• 增强信息的完整性和集成性 • 缩短文档管理工作的周期
• 快速并准确的搜索到需要的知识
• 降低文档管理的成本 • 实现文档的标准化 • 提高对文档生命周期的控制能力
• 使信息不再是某个部门的“私有财 产”,增加了信息共享
文档管理系统蓝图
标准的数字化文档管理系统应该包括七方面的功能,并且能够与门户网站集成,可以通过内部 门户网站访问。
图形数据为辅的审查方式,真正实现审查流程的无纸化和代码化出版。
• 建立完整的质量和安全保障体系,确保数据真实可靠和安全访问及存储管理
•建设内容
配套工作 标准编制
流程规范 设计 数据交换 标准标准 文件格式 标准 补充标准
应用系统开发
通知书浏览与编辑 代码化文档浏览与编辑 电子申请数据采集 及格式转换 数据回传和信息反馈 纸件借阅及保管 纸件受理登记及交接 数 据 登 记 及 利 用
质量和安全保障 体系建设
首次检验 系统检验 人工抽检
接收登记 属性维护
出错处理 版本维护 入正式库
制度建设
数据加工 管理制度 文档交接 管理制度 数据维护 管理制度
入临时库
数 据 库 管 理
电子申请 数据格式校验 文件登记与加工 交接的核销 访问控制
文字自动录入管理 图象处理及版面分析 识别及版面还原
并从系统方面完成了从页到段的创新,全过程的电子化降低专利审查人员对
纸件的依赖,通过信息技术充分利用代码化数据,提高审查质量和效率。
•建设目标
• 根据中国专利电子数据标准,开发新的OCR前移生产线,满足专利申请受理后
就进行代码化转换的需要; • 建立代码化文档数据库,实现对OCR前移后的混合模式代码化数据的存储、管 理和维护,为专利局相关应用系统提供代码化基础数据; • 建立完善的数据维护机制和数据维护部门,详细记录数据维护的历史信息和 数据的版本信息,确保代码化数据的完整性和准确性; • 为审查员提供对代码化数据的浏览及编辑功能;实现基于代码化数据为主、
品质需求
•交流纲要
对数字化文档系统的理解 数字化文档系统实施经验 – 中国专利代码化文档综合管理系统 – 金宏工程经济文献共享数据库系统
• 中国专利代码化文档综合管理系统
1
系统建设背景
2
建设目标及内容
3
业务方案设计
4
技术方案设计
5
实施方案设计
•建设背景
• 在专利审查工作中会产生大量的纸质及多媒体文档;
质量和安全保障
首次检验 系统检验 人工抽检
接收 属性维护
出错处理 版本维护 入正式库
系统管理
用户、岗位 及结构管理
入临时库
数 据 库 管 理
电子申请 数据格式校验 文件登记与加工 交接的核销 访问控制
文字自动录入管理 权限管理 图象处理及版面分析 业务参数和 模版管理 识别及版面还原
质量控制 员工管理 系统管理
访问界面
网站服务器 (门户) 文档管理服务器
功能
存储
数据库服务器
文档管理服务器 接口
文档检索
建档
文档数据库
文档发布 访问控制
文档审批
多文档支持
网络管理
文档生命周期管 理
目录服务
文档版本控制
通用的数字化文档管理系统功能描述
文档检索 用户可以通过方便的浏览方式,快速获取所需的文档。通过门户网站的搜索栏,得到相关的文档列表,并 可以直接执行文档的检入检出操作。 文档发布 文档检入后,通过方便的发布向导,便可以将文档通过网络共享出来。 文档数据库 文档以专门数据库的方式管理,保障了系统的效率和安全性。 多文档支持 多个用户可以通过门户网站并发访问文档,系统会自动协调访问权限、更改更新、发布等操作。 版本控制 当通过网站检出文档,修改再检入并发布后,文档的版本会自动得到更新。 文档建档 为了便于检索,系统支持为文档建立档案(说明),如文档的关键词、创建人、适用范围等、权限信息、 安全级别等。 文档审批 在系统中,可以预设文档审批的流程,并提供丰富的判断逻辑,这一部分可以和工作流管理结合起来。 文档生命周期管理 文档管理系统应该支持文档从创建到最后淘汰的整个生命周期,该功能增强了机关对文档信息的控制。
• 专利局现流程各审查环节以纸件文档推动审查工作,为推动审查进程需要反 复进行交接,因纸件文档的传递周期较长而严重影响了审查效率; • XML格式的代码化数据以其易于编辑、传输效率高等优点,已被日、韩等世界 知识产权强局应用于专利申请、审查和检索中; • 新一代专利电子审批系统是以审查文档的代码化为基础,通过代码化文档管 理系统建设,实现了从以纸件为审查基础到以代码化数据为审查基础的跨越,
影像处理系统蓝图
影像处理系统可以作为文档管理系统的前端,解决纸质文档电子化的问题,以提高纸质文
档的利用率,减少纸质文档和电子文档双重流转的现象。
元数据 元数据库 传真 建立档案 扫描 集成处理平 台 OCR (可 影像描述 选)
图象检索 机关文档管理
XML元数 据传输层
图象
NAS
文件形式的 存储 过期影像归档 电子邮件 中的影像 大容量光盘库 或磁带库 备份
代码化文档综合管理业务
【代码化文档】
【电子申请信息】
[专利检索系统]
中国专利检索、专利信息服务
【检索请求】 【查询结果】
[专利审批业务]
【电子出版信息】 [电子出版业务] 受理、电子申请、收费、发明初审、 电子出版 PCT 初审、实用新型初审、外观设计初 审、发明实审子系统、复审无效等
• 业务方案设计-总体流程架构
质量控制 员工管理 系统管理
代 码 化 数 据 加 工
存储管理
业务日志
技术支撑体系建设 主机架构设计及实施 存储架构设计及实施 系统软件部署 商用组件集成 数据初始化
• 业务方案设计-业务生态环境
[电子文档处理业务]
提供电子图形文档数据
〖代码化加工业务]
对纸件申请相关文档代码化
【电子图形文档】
【代码化文档】
〖电子文档系统〗
提供电子图形文档数据
〖代码化加工系统〗
对纸件申请相关文档代码化
【电子图形数据】
【批量代码化数据】
代码化文档综合管理系统
【代码化数据】
【电子申请数据】
〖专利检索系统〗
中国专利检索系统
【代码化数据】 〖专利电子审批系统〗
中国专利电子审批系统
〖电子出版系统〗 【批量代码化数据】
电子出版系统
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