上海工程技术大学人事档案管理实施办法

上海工程技术大学人事档案管理实施办法

第一章总则

第一条为了进一步加强我校人事档案工作，提高档案管理水平、有效保护和利用人事档案，使人事档案工作制度化、规范化、科学化，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》和《干部人事档案材料归档规定》等国家相关政策，结合我校实际，制定本办法。

第二条本办法中的人事档案是指我校在编的教职工和全日制学生的人事档案。人事档案管理工作，必须贯彻执行党和国家关于档案保密的法规制度，严密保管，确保档案的完整与安全。

第三条人事档案工作在业务上接受组织部、人事处、学生处等相关部门的指导和监督，具体工作由校档案馆负责。

第二章人事档案的内容及分类

第四条根据中组部和上海市委组织部的要求，我校建立的教职工人事档案不设副本。

根据中组部要求，教职工人事档案分为以下十大类（具体内容详见《上海工程技术大学教职工人事档案归档范围及其责任部门》）（附件1）：

第一类履历材料；

第二类自传材料；

第三类小结、鉴定、考核、考察等材料；

第四类学历、学位、专业技术职务评聘、创造发明、技术革新的评定材料；

第五类政历情况的审查和本人基本情况更改形成的材料；

第六类参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；

第七类奖励材料；

第八类违反党纪国法而受处分的材料；

第九类录用、任免、聘用、转业、待遇、转正定级、出国、离退休、退职、辞职材料及出席各种代表会代表登记表等材料；

第十类其它可供组织参考的材料。

第五条学生人事档案参照教职工人事档案的要求归档（具体内容详见《本专科生人事档案归档范围及其责任部门》（附件2）、《研究生人事档案归档范围及其责任部门》（附件3））。

第三章人事档案的管理范围

第六条我校人事档案工作实行统一领导、统一管理原则，全校教职工和学生的人事档案由校档案馆统一管理。

第七条坚持回避制度。人事档案管理人员及其所在单位中直系亲属的档案，由组织指定专人、专箱保管。

第八条教职工在受刑事处分和劳动教养期间，其人事档案由校档案馆保管，刑满释放和解除劳动教养后，学校重新安排工作的，其人事档案由校档案馆继续保管；转入其他单位工作的，档案转至户籍所在地的人才交流中心或区就业促进中心。

第九条因出国逾期不归导致档案无法转出、与学校失去联系等情况，其人事档案转入法定人才机构保管或由校档案馆暂行保管。

第十条教职工调出、自费出国、辞职、退职、自动离职、被辞退（解聘）或开除公职后，其档案转至新单位或转至所在区县的人才交流中心、区就业促进中心。

第四章人事档案材料的收集、鉴别和整理第十一条形成教职工人事档案材料的各个相关部门，在形成正式材料的一个月内，应将归档材料送往校档案馆。

第十二条档案鉴别工作是人事档案工作的一项业务。档案管理部门应随时、定期进行对收集的人事档案材料认真鉴别。属于归档的材料要真实、完整齐全、文字清楚、对象明确；要有承办单位，有形成材料的日期和经办人签名；凡规定要由组织盖章的，材料必须有组织公章；规定要和本人见面的材料，应有本人签名。

第十三条人事档案材料的载体应使用A4办公用纸，材料左边应有25mm装订边。文字必须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写，不得用铅笔、圆珠笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。除需要存档的电传材料和有关证书需复印归档外，一般不得用复印件代替原件存档。

第十四条各材料形成部门在向档案馆送交材料时，应办理交接手续，填写移交清单一式二份，经双方清点无误后签字盖章确认，各执一份备案。

第十五条学生人事档案的收集和归档

1、本专科新生报到后，由各学院党总支或党委副书记负责将新生档案及时集中收齐，同时按照学生学号排序分别再收齐新生入学通知书、大学生军训登记表、大学生登记表，由各学院党总支或党委副书记负责向校档案馆学生档案管理科办理移交手续。研究生新生档案由研究生处负责收集、登记造册后，向档案馆办理移交手续。

2、因其他原因迟交的学生档案，学院应负责催交收集后及时移交校档案馆学生档案管理科；

3、学院因工作需要可先查阅新生档案，但必须做好查阅材料的登记工作，材料阅后要及时归入档案袋内以防档案材料丢失；

4、学生在校学习期间形成的材料由相关责任单位负责收集并及时移交，具体情况详见《本专科生人事档案归档范围及其责任部门》（附件2）、《研究生人事档案归档范围及其责任部门》（附件3）。

第五章人事档案材料的整理、保管和保密第十七条人事档案的整理工作，是将收集的档案材料进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工和装订成卷，并在此基础上，不断补充档案内容。

第十八条不属于规定归档范围的材料不得归档。已归档但未经鉴别的材料，任何人不得擅自销毁、撤出。应销毁的材料，必须详细登记并经相关处室负责人审核同意，报学校领导批准后方可销毁。

第十九条每年末，对库房内档案进行统计，确保档案的完整和有序。每半年或一年将库房内人事档案与人事档案名册核对一次，发现问题及时解决。

第二十条为保证人事档案的安全，必须有人事档案专用库房，配置铁质档案柜保管。人事档案的库房、阅档室、档案管理人员办公室要三室分开。

第二十一条供人事档案数字化管理系统使用的微机不得上网，避免档案内容外泄或计算机病毒对系统数据的破坏。

第二十二条严守人事机密，提高管理水平。

1、不准向无关人员谈论有关干部人事档案的内容；

2、严禁任何人携带档案及档案材料进入公共场所和娱乐场所；

3、严禁任何人伪造、涂改、销毁人事档案材料和利用人事档案

营私舞弊；

4、严禁任何人用电话索取涉及查档对象的政治历史或其他重要情况。

第六章人事档案转递

第二十三条建立人事档案转递登记簿，凡进出档案须严格登记手续，逐一登记。

第二十四条人事档案属机密件，为确保安全，都应通过机要局转递或派专人取送，不准邮寄、快递或交本人自带。

第二十五条转递的人事档案必须齐整完全，档案转递必须及时、规范和安全。

第二十六条教职工人事档案转递应遵守下列规定：

1、教职工调出我校时，应将原始档案转至调入单位人事部门保管；对于新任市委管理干部的档案，应在干部任命后的一个月内报送档案；

2、转出的档案要按中组部要求认真整理装订，档案要完整齐全，不得扣留材料或分批转出；

3、收到人事处开据的“调离人员通知书”后方可将档案转出；

4、详细填写中共上海市委组织部的《转递干部人事档案通知单》，第一联登记后留存，第二联和第三联回执与档案一并严密包封，粘贴密封签，骑缝处加盖公章转出。收到接受档案单位回执后，将回执粘贴在转递单存根上备查；

5、详细填写《转递干部人事档案（材料）登记簿》，交机要签收并邮寄；

6、对新进人员的档案要认真核查档案材料，列出缺少档案材料