中小企业办公自动化系统思考论文

中小企业办公自动化系统的思考摘要：中小企业为了适应信息革命，在市场竞争中取胜，必须脱离传统办公模式接受现代办公自动化的系统模式。本文从办公自动化的发展、作用、用户需求和系统设计四个方面分析和探讨，以期为中小企业办公自动化系统建设提供参考。

关键词：中小企业办公自动化系统

internet/intranet应用在全球范围内的普及已经成为信息化发展的一个重要体现。中小企业由于自身信息化基础比较薄弱，计算机软、硬件配置较差，而且员工的素质也参差不齐，同时，其经济实力并不雄厚，不可能像政府或大公司、大企业那样进行大量投资建设信息系统。那么，该如何建设办公自动化信息系统提高自己的竞争优势，成为了中小型企业生存发展的一大难题。

1 我国办公自动化系统的发展现状

我国办公自动化自七十年代开始发展，到现在大致经历了六个发展阶段：一是硬件配置阶段，即在八十年代初，企业办公过程中普遍使用的办公设备，标志办公自动化系统开始兴起。二是数据处理自动化，即在八十年代中期开始，mis（管理信息系统）的发展标志oa进入数据处理自动化的第二代oa阶段。三是c/s架构下工作流程自动化阶段，即伴随着企业内部局域网的兴起，第三代oa 开始关注并实施企业不同部门间工作流程的自动化。四是b/s无障碍工作流程自动化阶段，即九十年代中期开始，随着internet技术的兴起，第四代oa实现了移动办公，企业资源不再受到通讯技

术的限制。五是协同工作型办公自动化阶段，即从九十年代末期开始，旨在实现项目团队协同、部门之间协同、业务流程协同与办公流程协同、跨越时空协同。六是协同发展型办公自动化阶段，它是一种领先的企业管理思想，在实现方式上仍以工作流自动化workfiow及km为核心。

2 办公自动化系统在中小企业发展中的作用

2.1 有利于中小企业及时掌握、获取、利用信息信息能否快速获取及整合和利用决定着企业能否在第一时间进入市场和规避风险，oa系统对信息的高度兼容整合和快速传递为企业解决信息难题提供了一个有利的方式。

2.2 有利于树立中小型企业良好形象和加强客户关系管理在管理思想日益成熟的今天，企业更加注重企业文化的传播对企业形象、企业发展的积极作用和客户关系的培养，企业利用oa系统建立的企业内网（intranet）和企业外网(extranet)不仅可以完成日常管理工作，还可以在自动化平台上设立相应模块对企业进行宣传推广和客户的双向沟通，提升企业市场形象、巩固与客户关系、培养客户的忠诚度。

2.3 有利于提高企业工作效率和效益在工作效率日渐提高的今天，在办公自动化软件平台上，企业除了实现协作灵活性、时效性和管理效率的提高，同时也增添了企业工作流程的规范性，使企业最大限度降低人员离职时所带来的人事成本，实现了企业在办公自动化平台上成本最小化的发展愿望。

3 中小型企业办公自动化的需求分析

针对中小企业特点，其办公自动化的需求主要是公司办公业务方面的业务管理功能需求和通过收发电子邮件为主的方式，与其他员工或外部交流各种信息等日常办公功能。由于中小企业信息化水平比较低，而且资金实力并不雄厚。对硬件的配置要求不要太高，对软件配置的要求则是系统最好是基于日常办公软件如office系列上的应用系统。在软件开发方面，由于一般商业软件是无法满足上面的要求，单独开发成本高、周期长，更不现实；因此主要是对现有软件二次开发，降低成本、节约开支、提高效率，实现中小企业建立具有自身个性的办公自动化系统。

4 中小型企业办公自动化建设对策

4.1 转变员工观念现代的办公自动化是一个系统工程，需要领导重视和全体员工的参与，并在组织机构上要有所保证。长期以来，由于中小型企业资金少、规模小、技术相对落后、观念陈旧等差距，很多中小型企业把办公自动化建设简单理解为计算机操作，配备了一定的计算机就意味着信息化建设的完成，因此，中小型企业要真正实现办公自动化，转变观念是关键。

4.2 确定系统目标

4.2.1 管理数据类型多样化中小企业管理数据类型不仅包括

日常办公所产生的各种数据，还要包括业务活动所产生的各种数据，有些中小企业业务数据涉及大量的图形数据；这些数据的规范化、结构化程度差异大，因此，只有管理数据类型多样化，才能实

现各种数据的“无缝”联接，保障数据的一致性和安全性。

4.2.2 系统设计可升级化大多数中小企业经营规模经常变化、人员经常流动，企业业务活动也不断变化，所以，系统应能够适应企业的不断变化，应具有易升级性、可扩展性。

4.2.3 办公规范化和制度化由于大多数中小企业还停留在使用没有联网的计算机办公，没有从根本上改变烦锁、低效的传统办公方式。因此，中小企业建立办公自动化系统就是要使办公方式制度化和规范化。既提高个人办公效率和员工的协同工作，又可实现及时、全方面的信息收集、处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。

4.3 科学系统设计系统设计主要包括系统结构设计和功能设计。其视企业办公数据类型做出不同的设计，如对于具有图文数据传输的企业办公系统设计为例，在系统结构方面，可基于web技术的开发方式其界面美观、操作简单、升级容易、开发时间较短、成本低的优点；而基于c/s结构的开发方式其具有传输速度较快，宜大数据量的传输等优点。针对企业办公自动化系统具有日常事务管理和业务事务管理两方面需求，采用一种结合c/s和web的方式。利用web完成日常办公和某些需要远程通讯的业务，而c/s结构可以在局域网内实现特别功能和大的业务数据(如图形数据)传输。服务器以windows nt为操作系统，以oracle 、sql server 或ms access为数据库，iis实现web发布。客户端以windows98/95为平台，可满足其日常办公和公司业务活动的需要。在系统功能设计

方面，针对中小企业不仅包括企业日常办公的常用功能，同时还包括部分业务办公功能，采用web和c/s相结合方式开发。其在功能模块的使用上相对较灵活，可以针对员工的不同职位及员工所从事的不同业务提供不同的功能。例如：考勤管理功能则只提供给行政部门；客户信息管理功能则只提供给业务部门和总经理；而绩效管理功能则提供给业绩考核小组成员。这样提供功能既方便员工办公又有利于系统的安全性，各施其职，也能适应中小企业人员流动性快、职位变化多的特点。

4.4 引进复合人才企业办公自动化建设，人才是关键，尤其是既懂技术又懂管理的复合型人才。中小企业要根据自身情况，加强员工培训的同时，应建立自动化人才专项基金，本着“不求所有，但求所用的”原则引进人才，合理做好项目的规划和实施，采取有效措施加速引进人才和提升员工信息化素质，适应社会和企业信息化发展的需要。

随着企业各部门、企业之间和国际信息交流的日益频繁，办公自动化会越来越多的在企业管理中发挥出重要作用，对于中小企业而言，建设安全的办公自动化体系已经是时势要求，引进先进的管理思想、通过完善的办公自动化技术、达到企业有效的资源利用、提高运营效率，已被证明是明智之举，必将提高中小企业的竞争实力。

参考文献：

[1]李长树.办公自动化系统的设计方法与实施策略，计算机应