归档文件整理细则

归档文件整理细则

1.总则

1.1 为了适应档案管理现代化的需要，规范归档文件的整理方法，提高工作效率，根据国家档案局颁布的中华人民共和国档案行业标准DA/T22——2000《归档文件整理规则》，结合我市实际情况，制定《朝阳市归档文件整理细则》（以下简称《细则》）。

1.2 本《细则》适用于全市各级机关、团体和其他社会组织。

1.3 本《细则》所指的归档文件，是立档单位在其职能活动中形成的办理完毕的、具有保存价值应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

2. 整理原则及质量要求

2.1 归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系,区分不同价值，便于保管和利用。

2.2 归档文件应齐全、完整、准确。已破损的文件应予修复,字迹模糊或褪变的文件应予复制。

2.3 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

3. 整理方法

3.1 归档文件的整理以“件”为单位，一般以每份文件为一件。下列文件在实体装订时可作为一件：

3.1.1 文件正本与定稿为一件；

3.1.2 正文与附件原则上为一件；如果附件数量较多或者太厚不易装订时，也可各为一件；

3.1.3 原文与复制件或手抄件为一件；

3.1.4 转发文与被转发文为一件；

3.1.5 文件处理单与文件为一件；

3.1.6 来文与复文为一件。下级机关向本级机关的请示与本机关的批复为一件；本级机关向同级或上级机关的请示与这些机关的复文可各为一件；

3.1.7 重要文件（如法律法规等）须保留历次修改稿，其正本与历次稿（包括定稿）各为一件；

3.1.8 一次会议上的若干份文件各为一件；

3.1.9 各种会议记录每一次为一件；

3.1.10 报表、名册、图册等按其本来的装订方式，一册（本）作为一件；

3.1.11 归档文件的中文文本与外文文本为一件。

3.2归档文件分类，是指全宗内归档文件的实体分类。即将归档文件按其来源、时间、内容和形成等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。我市归档文件采用“保管期限—年度—机构（问题）”或“保管期限—年度”等复式分类法进行分类。

3.2.1 按保管期限分类，是指根据文件的价值划定的不同保

管期限对归档文件进行分类。各单位划分保管期限时，应参照《国家档案局关于文书档案保管期限表的规定》和本单位档案保管期限表的规定执行。

3.2.2 按年度分类，是指根据文件形成和处理的年度对归档文件进行分类。

3.2.2.1 文件有多个时间特征时，一般应以文件签发日期为准（即落款日期）；

3.2.2.2 机关单位的某些具体职能活动，可能会跨年度形成文件。这样的文件往往统一在办结年度归档；

3.2.2.3 几份文件作为一件时，判定“件”的日期，应以装订时排在前面的文件的日期为准。即正本与定稿为一件，以正本为准；正文与附件为一件，以正文为准；转发文与被转发文为一件，以转发文为准；来文与复文为一件，以复文为准；

3.2.2.4 文件没有标注日期的，要通过对照等手段来考证和推断文件的准确或近似日期，并据以按年度合理归类；

3.2.2.5 有专门年度的按专门年度分类。

3.2.3 按机构分类，是指根据文件处理阶段形成和处理文件的承办单位对归档文件分类。采用机构分类法时，一般来说，有一个机构就设置一个类，机构名称就是类名。各类的次序可按照本机关序列表的规定或习惯上的顺序来排列。采用机构分类法时不能同时采用问题分类法。

采用机构分类法，原则上以哪个机构名义发文的文件就归入哪个机构的类中。有些文件是由几个机构共同处理的，如何归类则须视具体情况而定：有主办者的一般归入主办机构，归档文件要齐全，不能缺失任何一件；以机关名义发文的文件，则归入有关机构类中；业务部门起草、以机关或办公室名义发出的，如果内容属该部门职责或业务，则应归入负责起草的机构中，否则归入负责发文的综合机构内。

机关单位内设置的临时机构，应和其他机构一样设类，形成的归档文件归入该类保存。有的临时机构是与立档单位某一内部机构合署办公，并以该机构为常设机构，那么形成的文件应归入该内部机构类中；如果临时机构涉及两个以上的内部机构，则应根据其主要职能以及形成的文件内容、数量多少等，由这些机构协商后确定分类方法。

3.2.4按问题分类法，是指按照文件内容所说明的问题对归档文件进行分类。采用问题分类法，要求各类特点明确，不能互相包含。采用问题分类法，可以避免或减少同类文件分散的现象，便于按专题查找和利用档案。特别是由于设类可以不受内部机构的限制，机关的中心任务和主要活动可以单独设类，能够比较突出地反映一个机关职能活动的主要面貌。

在实际工作中，使用问题分类法的立档单位，大多参照本单位内部组织机构的职能性质来设置类别，例如，将党委、

工会、共青团等机构形成的归档文件划为“党群类”，业务部门形成的归档文件划为“业务类”，行政后勤部门形成的归档文件划为“行政类”等等。

按问题分类时要注意按照机关单位的基本职能来设置类别，类目体系力求简明合乎逻辑。文件归类应按其重要内容有规律地进行，并保持连续性。

3.3 归档文件的装订

3.3.1 归档文件装订前，去除原装订文件用的金属物和易变脆的塑料物（短期保存的档案、精装或平装等书本式的档案材料除外）；对大于Ａ４纸型规格的报表、图样等文字材料，应按照Ａ４纸型的尺寸加以折叠，尽量减少折叠层次，折叠应尽量位于字迹间隙处。

3.3.2 以“件”作为保管单位的各文种和稿本的归档文件应按件为单位装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件或手抄件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，报请文在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后；收文处理单放在来文前面。

3.3.3 归档文件按“件”装订。采用无酸纸套袋装（短期保管的档案材料各单位根据本单位的实际情况可不装袋）。

3.4 归档文件的排列