外事管理系统介绍

外宾来华接待部门 及时查询、了解外宾来华进度。 根据外宾来华进度，提前安排礼宾接待准备事宜,做到万无一失。 帮助查询历史数据并为新的礼宾接待方案决策提供依据。 整合相关数据，促进礼宾接待的高效、智能办理和管理。
系统组成
系统功能 汇德外事管理系统为企事业单位、 大型政府机构的外事相关业务提供全面的 线上办公平台, 而且针对政府机构和集团企业多层级、 多分支机构等类型组织提 供最为完整的集团版本。 系统的功能体系包括四个部分， 分别为： 外事业务办理、 外事机关协同办公、外事门户系统和外事业务流程管理。 1.外事业务办理 外事业务办理子系统是汇德外事管理系统的核心业务模块，主要实现外事因 公出国申报、手续办理、证件管理、人员管理等重要的外事业务。汇德外事业务 办理子系统既可以作为独立的业务处理软件使用，也可以嵌入系统平台，作为外 事业务部门的核心功能模块存在。主要功能包括：外事计划管理、因公出国团组 立项管理、因公出国手续办理、护照管理、签证申请表管理、来华邀请管理等功 能。
2. 外事机关协同办公 外事机关协同办公主要是实现外事部门及其关联部门的网上协同办公， 在外 事业务办理的基础上实现数据进一步高度共享， 为外事业务关联部门提供全面流 程化和信息化办公平台。 共包括外事公文管理、 会议管理、 活动管理、 资产管理、 费用管理、事务管理、知识库管理等功能。
3. 外事门户 外事门户为系统用户提供一站式的服务集成策略，包含了通知公告、外事动 态、外事服务、网上问答、相关链接等信息发布功能，同时也提供了进入办公区 的入口， 提供了相关办理人员的待办事宜等信息，使用户可以方便的了解到外事 工作的当前动态信息，快速了解各项办事流程，业务办理状态等信息，为查询用 户和业务用户提供统一的信息窗口。
系统采用 B/S（浏览器/服务器）架构，无需任何插件，以纯 WEB 实现整个 业务流程的信息管理，将分布在不同地点的部、委或企业基层单位联接起来，并 通过网络与外交部外事系统对接，把外事管理信息有机整合，实现跨越空间的管 理，轻松完成从基层单位到部、委或企业集团总部再到外交部申、审、报、批、 查各个工作环节。

出国（境）申报单位： 网上申报，提高工作效率。 大大节约因申报，办理出国手续所带来的差旅费等费用。 及时了解手续办理的进度。 随时掌控本单位的出国费用支出。

外宾来华手续审批部门 网上审批出国立项，大大提高工作效率。 全程有效监督和管理来华手续业务的处理进度。 实时了解来华人员经费代付的使用情况，有效控制成本。 国（境）内外突发事件时，实时监控来华人员在国内的具体情况，为保 证国内的国家、公民、财产、机密信息的安全提供有效的保障。 全面准确的了解来华各种统计信息，为计划决策提供依据。
4.外事业务流程管理 外事业务流程管理将外事管理过程中涉及的流程进行集中管理， 可以完成流 程图的自定义绘制、流程修改、流程更新、流程版本定义以及流程重用。业务流 程管理将业务过程抽象为各种活动（人工活动、自动活动、等待活动、子流程活 动、多实例活动等）的业务流程属性，通过可视化的流程绘制，提供给用户一个 所见即所得的业务流程管理和设计工具。
外事管理系统介绍
系统概述 外事管理系统建设的目标是希望通过信息化管理，有效提高工作效率，规范 工作流程，确保出国管理的有效性，及时性，准确性。它以提高外事业务办事效 率为主要目标，涉及从出国（境）前的计划，出国（境）项目的申报审批流程， 出国（境）手续办理，到回国后财务及业务报告管理的全过程，及外宾来华的手 续办理和接待服务管理， 为部委、企事业单位提供一体化的外事办理和管理的专 业解决方案。

不间断的服务 系统满足用户在任何时间、任何地点，在拥有访问权限的情况下都可以 处理业务、了解系统中发布的各项信息和应用，完全排除了地域及时差 带来的工作障碍。

成熟的安全机制 系统提供安全机制保证数据的机密性及完整性，保障企业业务的正常运 转。

Fra Baidu bibliotek
个性化的应用服务 系统中的数据和应用可以根据每一个人的要求来设置和提供，定制出个 性化的应用门户及操作界面，满足不同人员的不同喜好和工作习惯。

基于知识管理的思想 系统为用户建立了一套知识管理体系：让每个人都成为知识的生产者、 维护者和使用者；系统中每个数据、每个操作、每个流程、每个报告都 可以作为知识被学习和利用。这有利于知识的沉淀和积累，使知识变成 资产从而让知识成为创造价值的工具。
系统解决的问题 出国（境）的团组人员： 学习，掌握出国（境）相关知识，手续。 及时了解手续办理的进度。 规范准确的填写签证申请表。 及时交还护照（通行证） 。 提交团组总结报告。
外事管理的财务人员： 贯彻财务预算制度，按标准自动计算费用，预算杜绝不必要的支出。 程序化实现办汇，以及退汇，补汇等核销手续。 核销完成后，自动生成各单位的结算单，并网上发布给各单位。 随时掌控所有单位的出国（境）费用支出。
系统价值 强大的内容管理能力 系统支持各种文件格式，并可对各种类型文档进行检索和处理；在数据 层面，系统支持结构化、结构化数据库以及异构数据库等多种数据存储 方式，具有高度的兼容性和专业处理性能。 允许多源数据上报 系统在保障核心业务数据安全隔离的情况下，为各级申报单位提供填报 操作界面，用户无需安装任何软件，只需要打开网页浏览器，登陆系统 即可在线提交单位信息。 严谨的数据关联 向导式的数据在线填报操作，用户无需记忆大量的政策法规以及相关外 事管理办法，依据系统提示即可完成外事管理相关数据的填报工作。 智能填报申请 系统可智能判断用户所需的申请和表单，并根据数据库中已有信息进行 自动填报，节约了查询数据和编辑报表的工作量，最大程度地保证了数 据的一致性和完整性，降低了数据差错率。 全面的数据校验机制 系统在用户提交数据的阶段即对数据进行实时校验，完成数据的业务逻 辑校验、合法性校验、合规性校验、数据关联关系校验等，减少了人工 校核工作量，进一步提高外事业务人员的工作效率。 业务自动流转，进度实时监控 系统内置业务流程设计器和业务流程控制器，用户的标准化业务流程通 过业务流程控制器预置到系统中，申请者和审批人只需完成自己的工作 就能使整个业务自动推进，实现业务的自动流转。同时，业务参与人可 随时查看流程状态，监控业务进度，从而保证工作按计划和目标完成。 实现跨部门协作 系统通过内置 BPM 业务集成平台，实现各部门业务流程无缝衔接，高度 协作。不同部门不同人员根据各自不同的任务，按照处理流程，彼此之 间进行有序的衔接，形成一条流水式作业的管理流程，满足跨部门管理 的要求，达到协同办公的目的。

外事管理单位的办事员：

及时发布出国（境）相关信息。 网上初审出国立项，及时了解审批进度。 自动生成，打印各类型批件，书，函，证明等文件。 提高护照办理，借还，催缴以及机票订阅等事务的自动化程度。
外事局管理领导： 网上审批出国立项，大大提高工作效率。 全程有效监督和管理业务的处理进度。 实时了解出国（境）经费使用情况，有效控制成本。 国（境）外突发事件时，实时掌握团组人员在国外的具体情况。 全面准确的了解出国统计信息，为计划决策提供依据。