出生医学证明档案整理移交

第三部分：档号编制及保管期限
一、档号编制： 1、档号的结构：全宗号----目录号----案卷号 全宗号：档案立档单位的代码（标识），由区档案馆确定。 目录号：各单位初始目录为“1”，当案卷流水号超过9999时，目录
号累加1。 案卷号：同一立档单位的案卷流水号，从1开始编制。 2、目录号与案卷号的关系：当案卷号大于9999时，目录号加1，案卷号
页 码 编 写 如 图 所 示
第二部分：档案整理------案卷构成及装订
2、卷内文件目录：目录格式及填写方法（如图一）A4纸打印置于卷内首 页之前（如图二）
图
图
一
二
第二部分：档案整理------案卷构成及装订
3、卷内备考表：备考考格式（图一）A4纸打印填写置于卷未（图二）立 卷人、检查人、立卷时间：必须用黑色签字笔手写签名
出生医学证明档案整理移交 办法解读
区档案馆 2020年11月20日
出生医学证明档案整理移交办法解读
第一 部分
归 档 范 围
第二 部分
档 案 整 理
第三
部分 档号
编制 及
保管 期限
第四 部分
移 交 进 馆
第一部分：归档范围
（一）1996年以前归档范围 1、孕产妇住院分娩档案首页 2、1996年以前医疗机构保管的新生儿记录； 3、《分娩登记本》。 （二）1996年1月-2002年12月归档范围 1、《出生医学证明登记本》； 2、《分娩登记本》。 （三）2003-2014年归档范围（本次接收的重点） 1、《出生医学证明》存根； 2、《出生医学证明》申领表（首次签发登记表、补发申请表和换发申请表） 3、新生儿父母有效身份证复印件； 4、亲子鉴定证明、公安出具的证明材料、孕产妇住院分娩相关病历、其他
图
图
一
二
第二部分：档案整理----案卷构成及装订
4、填写案卷封面：首先去掉文件材料上的金属物（大头针、回形针、夹 子等），再用三孔一线的方式装订成卷。
案 卷 封 面 格
排 列 顺 序
式
与
填
写
出生医学证明档案封皮----案卷目录----档案材料-----备考表-----封底
第二部分：档案整理----案卷构成及装订
应当保存的相关材料 5、出生医学证明电子文件（2014年以后）。
第二部分：档案整理
立 档 单 位
组卷 及
排序
案卷 构成
及 装订
案卷 装盒
及
案卷 目录
其 他 事 项
第二部分：档案整理
一、立档单位 归档单位的档案室或病案室为档案立卷 和管理部门。
二、组卷及排序 1、件 排序 卷 件：指一个新生儿所要归档的全部 材料我们把它称为一件。 排序：按照《出生医学证明》编号进行排序。 卷：卷是指由若干份件合在一起组成一卷
装
档
盒
档
案
案
盒
盒
脊
正
背
面
填
填
写
写
内Βιβλιοθήκη Baidu
内
容
容
档案入库效果图片
第二部分：档案整理-------案卷装盒及案卷目录
2、编制案卷目录（打印），加封面和封底（空白A4纸），填写封面项目（如下图）。
案 卷 目 录 格 式 与 填 写
案 卷 目 录 封 面 格 式 与 填
写
案卷目录封面-------案卷目录--------封底（不需装订，只要排序，用夹子夹好即可）
三孔一线装订工具：
电钻及钻头
棉线及手工针 大 号 书 夹
第二部分：档案整理----案卷构成及装订
三孔一线装订方法及步骤：
整理成一叠，整齐
书夹固定于两侧
在案卷的左侧距纸边1CM左右 上中下打三个孔，间距7、14、21CM
第二部分：档案整理----案卷装盒及案卷目录
1、根据案卷的厚度，按照档号顺序将若干案卷装入档案盒保管，每盒装 满为止（如下图）
用夹子夹好即可）。
4、档案交接文据。（如图）
出生婴儿档案在本机构保管满五年后， 应向同级档案馆移交。
谢谢
第二部分：档案管理----其他事项
1、换发： 原件（首次发放登记表）自换发之日 起作废，加盖“已换发”印记，在原 存根案卷的封面、目录、备考表中补 充登记，原件和换发证存根一起存档。
2、档案缺失清单： 因搬迁、合并、拆迁、保管不善等原 因导致部分年度或月份档案不全或遗 失，进馆同时移交《出生医学证明档 案缺失清单》（如右图）
重新从1编写流水号。同一目录号下，案卷号的最大数为9999。 二、保管期限 出生医学证明档案的保管期限为“永久”
第四部分：移交进馆
出生医学证明档案移交进馆时应有以下内容： 1、档案实体。 2、与档案实体相对应的数字化副本、机读
目录。 3、与档案实体相对应的纸质卷内文件目录
和案卷目录各一套（不装订，分类排序
（一般100件为一卷，特殊情况下可以取整数件）
注：1、文件均为A4张大小，不足的进行托裱，如图 2、裱糊时用浆糊，不可用胶水或固体胶棒
第二部分：档案整理----案卷构成及装订
三、案卷构成及装订 1、卷内文件材料编制页码：正面右上角，反面左上角，用铅笔阿拉伯数
字依次编写。（注：封皮、封底、备考表和卷内目录不用编制页码）