ACCESS最佳教程报表的设置教学

第四章报表

◆报表的功能

◆报表的设计

◆报表的记录分组和排序

◆报表的打印和预览

一、报表的功能

尽管数据表和查询都可用于打印，但是，报表才是打印和复制数据库管理信息的最佳方式，可以帮助用户以更好的方式表示数据。报表既可以输出到屏幕上，也可以传送到打印设备。报表是查阅和打印数据的方法，与其他的打印数据方法相比，具有以下两个优点：

◆报表不仅可以执行简单的数据浏览和打印功能，还可以对大量原始数据进行比较、汇总和小计。

◆报表可生成清单、订单及其他所需的输出内容，从而可以方便有效地处理商务。

报表作为Access2003数据库的一个重要组成部分，不仅可用于数据分组，单独提供各项数据和执行计算，还提供了以下功能：

◆可以制成各种丰富的格式，从而使用户的报表更易于阅读和理解。

◆可以使用剪贴画、图片或者扫描图像来美化报表的外观。

◆通过页眉和页脚，可以在每页的顶部和底部打印标识信息

◆可以利用图表和图形来帮助说明数据的含义。

二、报表设计

如同数据库中创建的大多数对象一样，用户可以采用多种方式来创建所需的报表。首先，打开数据库窗口，单击【对象】栏下的【报表】按钮，然后单击【报表设计】工具栏上的【新建】，则弹出【新建报表】对话框。

1.报表设计工具

⑴工具栏

视图、对象、超链接、字段列表、工具箱、排序分组、自动套用格式、代码、属性、生成器、数据库窗口、新对象、线条/边框宽度、特殊效果

⑵工具箱

在报表设计过程中，工具箱是十分有用的，下面具体介绍【工具箱】中的各个控件。

◆选择对象用于选定操作的对象。

◆控件对象单击该按钮后，在使用其他控件时，即可在向导下完成。

◆标签显示标题、说明文字。

◆文本框用来在窗体、报表或数据访问页上显示输入或编辑数据，也可接受计算结果或用户输入。

◆选项组显示一组限制性的选项值。

◆切换按钮当表内数据具有逻辑性时，用来帮助数据的输入。

◆选项按钮与切换按钮类似，属单选。

◆复选框选中时，值为1，取消时，值为0。属多选。

◆组合框包括了列表框和文本框的特性。

◆列表框用来显示一个可滚动的数据列表。

◆命令按钮用来执行某些活动。

◆图像加入图片。

◆非绑定对象框用来显示一些非绑定的OLE对象。

◆绑定对象框用来显示一系列的图片。

◆分页符用于定义多页数据表格的分页位置。

◆选项卡控件创建带有选项卡的对话框。

◆子窗体/子报表用于将其他表中的数据放置在当前报表中。

◆直线划直线。

◆矩形划矩形。

◆其他控件显示Access2003所有已加载的其他控件。

⑶工作区

◆报表页眉以大的字体将该份报表的标题放在报表顶端。只有报表的第1页才出现报表页眉内容。报表页眉的作用是作封面或信封等。

◆页面页眉页面页眉中的文字或字段，通常会打印在每页的顶端。如果报表页眉和页面页眉共同存在于第1页，则页面页眉数据会打印在报表页眉的数据下。

◆主体用于处理每一条记录，其中的每个值都要被打印。主体区段是报表内容的主体区域，通常含有计算的字段。

◆页面页脚页面页脚通常包含页码或控件，其中的【=“第”&[page]&“页”】表达式用来打印页码。

◆报表页脚用于打印报表末端，通常使用它显示整个报表的计算汇总等。

除了以上通用区段外，在分组和排序时，有可能需要组页眉和组页脚区段。可选择【视图】|【排序与分组】命令，弹出【排序与分组】对话框。选定分组字段后，对话框下端会出现【组属性】选项组，将【组页眉】和【组页脚】框中的设置改为【是】，在工作区即会出现相应的组页眉和组布脚。

⑷属性窗口

2.使用向导创建报表

创建报表最简单的方法是使用向导。在报表向导中，需要选择在报表中出现的信息，并从多种格式中选择一种格式以确定报表外观。与自动报表向导不同的是，用户可以用报表向导选择希望在报表中看到的指定字段，这些字段可来自多个表和查询，向导最终会按照用户选择的布局和格式，建立报表。

新建报表：

选择表和字段

按学分分组：

按课程ID排序：

选择报表布局：

选择报表样式：

确定报表标题：

运行报表结果：

3.自动创建报表及图表向导

⑴自动创建报表

报表向导提供的自动创建报表有两种格式：一种是纵栏式，另一种是表格式。

⑵自动创建图表

如果需要将数据以图表的形式表示出来，使其更加直观，就可使用图表向导创建报表。图表向导功能强大，提供了几十种图表形式供用户选择。

新建报表向导，选择图表向导，和数据来源表：

选择图表数据所在字段：

选择图表的类型：

指定图表的布局：

指定图表的标题：

运行图形报表，得到结果图：

4.标签向导

标签向导的功能强大，它不但支持标准型号的标签，也支持自定义标签的创建。

5.使用报表设计视图

下面介绍如何利用工具箱进行简单的报表创建。以罗斯文数据的【产品】数据表为例，创建报表。

启动【新建报表】：

报表设计工作区如下：

⑴向报表工作区添加控件：

报表中的每一个对象，都称为之为控件，控件分为三种：

◆绑定控件绑定控件与表字段绑定在一起。在向绑定控件输入值时，Access自动更新当前记录中的表字段值。大多数允许输入信息的控件都是绑定控件。绑定控件可以与大多数数据类型捆绑在一起，包括文本、日期、数值、是/否、图片、备注字段。