电子网络信息管理平台方案

电子信息管理平台方案

目录

背景 (2)

需求分析 (2)

系统分析及功能实现 (3)

邮件 (3)

个人工作计划 (4)

工作汇报 (4)

档案信息登记 (4)

用户管理 (5)

应用平台选型及价格 (6)

时间安排 ...................................................... 错误！未定义书签。

背景

随着时代的发展，我们所需要管理的信息量越来越大，传统的手工记录人为管理的模式，已经不能满足工作的需要，大大的降低了工作效率，使人力和物力资源不能最大的发挥其效能，目前我们我们这方面的问题非常突出。为了提高工作效率，节约资源，采用先进的信息化管理手段已经是一种普通的信息管理方式。

法规处保存档案登记信息量非常大，查询利用非常不方便，为了解决这个问题，提高效率，跟上时代的脚步，我们觉得采用先进成熟的计算机和通信技术手段，建立的一个高质量、高效率、的电子信息管理平台非常有必要。

通过此平台的应用，达到最终目标：

减轻办公人员的劳动程度，提高办公效率，促进工作流程的规范化和制度化；管理并合理利用各类信息资源，以促进业务管理手段和水平的提升；面向未来的知识管理，与其他应用系统进行更好的集成，实现全面的决策支持。

需求分析

目前法规处保存档案登记信息已长达十年之久，保存的数据量已颇具规模，信息的查找都是靠人为翻找，非常繁琐，而且浪费时间；有时有需要查询利用的都不能快速的找到需要的信息，而导致一些衍生状况的发生，带来不好的影响。现在需要用一种管理方式，来弥补这些不足，方便信息的集中保存和查询利用等。

另外对于一些小范围内基本事务的处理，也比较传统和落后，文件的传递目前都是用U盘进行拷贝，这样对文件的保密性存在极大的威胁，同时病毒传染的重要途径；工作计划、工作回报等也处在比较传统落后的处理方式，通过局域网可以进行网上审批，方便基本工作的处理。

系统分析及功能实现

信息管理平台采用B/S（浏览器/服务器）结构，以保证软件系统的适用性、可扩充性和可维护性。主要包括：

邮件

通过信息管理平台的电子邮件系统，可以以非常快速的方式与使用系统中的任何一个用户联络，这些电子邮件可以是文字、图象、声音等各种方式。邮件系统中包括“新邮件”、“所有文件”、“发件箱”、“收件箱”、“草稿”五个子菜单。

新邮件：是指您尚未阅读过的邮件。

所有邮件：是指您接收到的所有邮件，包括未读信息和已读信息。

发件箱：是指您已经发出并保存的邮件。

收件箱：指其他用户发送给你的邮件。

草稿箱：是指您还未出发却已经编辑或曾经编辑过的邮件。

个人工作计划

用户可自行编制个人工作计划，然后将自己的周工作计划送交领导审批，待领导查看完毕后给出自己的意见，返回给提交人，这是个反复的过程，可以多次提交领导，一次只能提交给一个领导，处理完毕后结束流程。

工作汇报

工作汇报主要是向上级汇报自己的工作，其也属于工作流控制，工作流程可参考个人工作计划。

档案信息登记

档案信息登记，主要是对保存的档案登记信息进行管理，方便录入，查询等。其主要功能如下：

信息录入：用来录入档案登记信息。

信息修改与删除：用来修改错误信息和删除废弃信息。

信息查询：主要用来查找需要的相关信息。

信息导入导出：用来导入已经处理好的电子信息和导出录入的信息。

信息打印：用来打印所需要的信息。

用户管理

主要是对使用此信息管理平台的用户进行管理。其主要功能如下：

用户注册：用来注册使用系统的新用户。

密码修改：主要用来修改用户密码，防止因密码遗失带来不便。

用户删除：删除系统不需要的用户。

用户查询：方便快速查找需要的用户信息。

用户信息导出：将系统中所有用户信息导出，以便其他使用。

应用平台选型及价格

Domino/Notes是一个集文档数据库、邮件系统、动态Web信息发布、可视化集成开发环境于一体的基础平台，适合处理办公协作流程中产生的非结构化文档信息，并可利用灵活的邮件机制传递文档。Domino/Notes现已几乎成为我国政府办公系统的标准平台。

基于Domino/Notes平台的系统显著优点：系统平台具有内置的E-mail系统(不需要额外购买E-mail软件)；系统安全性高(这是在政府领域广泛应用的重要原因)；支持多种操作系统平台；系统开发速度快。

采用先进的三层体系结构“客户层/应用服务层/数据服务层”搭建的管理信息系统。这种体系结构具有升级能力强、开放性和可扩展性好、网络通信量少等优点。

采用Lotus Domino/Notes R6 来建造应用服务层。应用服务层由服务器组件构成，用于实现业务逻辑服务。它管理并接收客户层的服务请求，向数据服务层提交数据操作，并将处理结果返回给服务器或客户层。

Domino/Notes具有单一的架构，集成性比较好。在文档数据库系统、工作流自动化支持、安全性控制、目录服务、内置集成电子邮件系统、快速应用开发与维护工具、系统监控与管理工具等方面具有竞争优势。这些使我们能够在短期内完成系统的开发，降低项目开发成本，同时运行和维护的成本也比较低。这些都是我们选择Domino/Notes 的理由。