医院预约挂号管理系统使用手册

医院预约挂号管理系统
用户手册
福建省卫生厅12320服务中心
中国医院协会全国门（急）诊管理专业委员会
全国预约诊疗服务中心
2010年12月
目录
1医院预约挂号管理系统简介
1
门诊预约挂号管理系统是按照国家卫生部关于开展预约诊疗的指导精神，结合福建省医疗服务创新的需求、按照医院“自行管理、即安即用”的理念，为医院开发的一款专用软件，具有丰富灵活的管理功能，可以适应各种医疗机构开展预约诊疗服务的需要。

医院通过门诊预约管理系统，可以对医生出诊、预约号源、预约患者、爽约等进行自主管理，将所有数据通过网络投放到卫生厅12320统一的数据中心，由12320统一组织对患者的预约服务，包括网络预约挂号、电话预约挂号等，实现预约诊疗服务的统一组织，便于公众使用、便于医院服务的推广。

2医院预约挂号管理系统安装条件
2
1)建议将医院预约挂号管理软件安装在门诊挂号窗口或医院主管挂号的管理单位，具体由医
院自行安排。

2)医院负责医生出诊信息的管理，福建省卫生厅12320及中国医院协会全国预约诊疗服务
中心负责提供技术平台和服务支撑，包括提供人工接听预约电话、停诊后的预约患者沟通及网站的维护等工作。

3)医院应准备一台电脑，具备如下条件：
3医院预约挂号管理系统工作模式
3
4医院预约挂号管理系统使用说明
4
4.1登录
启动本软件后，出现登录对话框；
登录名分为系统管理员和工作人员两种权限。

初始状态，预置系统管理员，初始用户名和密码将在入网手续办理完毕后获得；
首次登录后，可在“系统管理”中设定并并重置密码。

在输入正确的登录名和密码后，进入医院预约挂号管理系统，如下图所示：
注：
1、系统管理员具有查询、修改“出号管理、未出号管理、停诊管理、查询统计、号源管
理、信息维护、黑名单管理、系统管理”等八大模块数据的权限。

2、工作人员只有查询权限，不能对“停诊管理、号源管理和信息维护”等几个模块数据
进行修改。

4.2出号管理
1、基本功能
a)“出号管理”用于预约患者挂号时进行身份信息、预约医生、预约时间的查询、核
对以及为患者进行“出号”操作（出号表明患者已经取号）；
b)预约患者需出示本人身份证号码，以便医院核对预约患者身份；
c)过取号截止时间，医院可以对所有患者统一进行“补出号”；
d)查询当日患者信息后，能够在离线状态下对患者进行“出号”操作。

2、操作规程
a)预约患者取号时，提交自己的身份证号码；
b)在出号管理模块人工输入患者身份证号码或其它信息，点击“查询”即可显示预约
患者的信息，包括预约科室、医生、身份证号码、手机号，供挂号时核对；核对无误后，点击鼠标右键“出号”按钮，即完成出号工作；同时通过医院的挂号系统为患者挂号；
c)补出号功能：当患者超过取号时间到达时可以用补出号功能进行出号。

操作人员也可在下班前对前面作勾选的患者（爽约患者不勾选）进行统一出号。

d）查询当日患者信息后，能够在离线状态下对患者进行“出号”操作，网络连通后，点击“离线出号信息同步”，将会把离线状态的“出号”操作上传到数据库。

3、操作界面
您可以输入手机号码或身份证号来查询预约挂号患者信息。

核对患者身份正确，点击鼠标右键“出号”按钮，该患者的订单状态将会变为“已出号”状态。

如果超过取号时间到达医院，我们可以进行补出号管理。

对需要补出号的患者记录前打勾，点击“补出号”，如下图：
小贴士：
出号时，需要先选择某条出号记录，该记录会成为蓝色高亮，然后点击相应的“出号”按钮即可。

如果没有选择记录，而直接点击“出号”按钮，则没有任何反应。

4.3未出号管理
1.基本功能
a)用于查询当日所有科室和医生未预约号源的数量、当日超时未取号数量及相关信息；
b)提供未预约号源、当日超时未取号数量及相关信息的打印功能，用于将未预约号源
和爽约的号源返回医院挂号窗口，用于当天排队门诊患者的挂号；
c)提供未预约号源U盘数据同步模式（可选，需根据具体的医院进行技术开发）。

2.操作规程
a)“今天剩余号源数”模块提供当日未预约的号源统计资料，该功能建议在当日门诊
大厅挂号前使用该统计功能；
b)过取号截止时间，“今天剩余号源数”模块还提供查询当日超时未取号的统计资料，
该功能建议在当日门诊预约取号截止时间后使用该统计功能；
c)“未取号”功能分为上午、下午和晚间，主要统计已预约挂号，未能按时来医院挂号
的科室、医生和患者资料，未取号源也可用于当日门诊大厅的其他患者的挂号。

3.操作界面
a)今天剩余号源数查询界面
在未出号管理模块可以查看今天还剩余多少号源（没有约出去）和过预约取号截止时
间未取号数量（爽约号数量）的列表情况，如图所示：
b)未预约号源和未取号数量的打印功能
在“今天剩余号源数”界面，点击列表，系统呈现“打印”弹出菜单。

确认打印机已经配置完毕。

选择“打印”后，您将会在打印机端打印出今天没有预约出去的号源和爽约号数量。

c)未取号统计查询
未取号管理模块中，还有三个子模块：上午未取号、下午未取号、夜间未取号，用以统计已经预约未能在规定时间来院挂号的患者信息。

4.4停诊管理
1.基本功能
a)用于医生临时停诊和代诊的信息发布；
b)实现医生停止预约的操作功能；
c)实现医生停诊后恢复出诊的操作功能；
d)实现医生停诊后，已预约该医生的患者信息统计功能；
e)自动生成人工客服的已预约患者的停诊随访服务工单，并提交客服中心；
f)对停诊后受影响预约患者的通知处理结果的统计与生成；
g)对停诊专家查询的分类排序。

h)实现同科室的两个医生临时换班的操作和信息查询
2.操作规程
a)停诊管理具有“停诊换班”和“停诊查询”、“换班查询”功能；
b)“停诊设置”功能仅限于具有系统管理员权限的人员使用；
停诊设置：
c)选择“科室”、“医生”、“日期”和“时段”后，点击“设置停诊”按钮，即可完成对
该医生的停诊设置。

设置停诊后，该医生下的预约患者订单将自动生成“停诊未通知”，等待客服中心进行电话通知。

d)选择“科室”、“医生”、“日期”和“时段”后，点击“停止预约”按钮，即可完成
对该医生的停止预约设置。

设置停止预约后，该医生下的预约患者不受影响，将在就诊当日到医院挂号就诊，停止预约设置后该医生号源显示‘已满’，其它用户将不能再预约。

e)选择“科室”、“医生”、“日期”和“时段”后，如勾选“停止预约号源数量”，填写
需要减少的预约号数量，点击“停止预约”按钮，则该医生将减少号源数对外预约。

如：原来该医生有15个号对外预约，停止预约数量为5个，则停止预约设置后该医生现在对外有10个号进行预约。

换班设置：
f ）选择科室、选医生、出诊日期及时段，将会对同一科室下的两个医生进行临时性的
换班设置。

小贴士：进行换班的两个医生必须是在出诊时间内都没有患者预约情况下才可以设置。

停诊查询：
g ) 选择开始时间和结束时间，点击查询，可以查询到该时间段内的所有医生及所属科
室的停诊信息。

h ）点击导出，可以将停诊信息导出到EXCEL表中，进行编辑和打印；
i ）点击清空，可以清空界面显示所有内容；
j ）如医生停诊后又恢复出诊，可选择该停诊记录后，点击鼠标右键进行“停诊恢复”
原来停诊后产生的“停诊未通知”订单将会变成“未出号”订单，用户不受影响继续在就诊日到医院挂号。

“停诊已通知”订单将会变成“停诊恢复未通知”，等待客服通知医生已出诊信息。

小贴士：停诊查询后的信息点击上面的“科室”“医生”“日期”等任一字段可进行排序。

换班查询：
k ）选择科室、开始和结束日期，可查询到该科室下的两个医生的换班信息。

3.操作界面
设置停诊
设置停诊选择科室，医生，日期和时段（上午或者下午、晚上），点击“设置停诊”按钮，
按对话框选择“是”，完成停诊设置。

设置成功后，系统会弹出成功提示框，并提示您已经成功设置了几条停诊记录。

如果所指定的时间里面医生没有出诊的号源记录，则系统会提示您。

停止预约设置
设置“停止预约”选择科室，医生，日期和时段（上午或者下午、晚上），勾选“停诊预约数量”，如选择减少3个号源，点击“停止预约”按钮，则该医生减少3个号源后对外预约。

换班设置
选择科室、医生、出诊日期、时段，进行换班设置。

该功能设置前提是两个医生在交换的出诊时间内均没有患者预约。

停诊查询
停诊查询区域，选择需要查询的时间范围，并点击“停诊查询”按钮，系统将显示在这个时间范围内所有的停诊信息。

查询界面，点击上方的“科室或医生或日期”任一属性，可进行排序。

例如上述界面点击日期后，订单按日期重新排列。

如下图：
医生停诊后恢复出诊，选择该医生的停诊记录，点鼠标右键，进行“停诊恢复”操作停诊恢复设置后，客服将针对患者订单通知情况进行选择性电话通知。

换班查询
选择科室、医生及查询时间段，进行换班信息查询。

4.5查询统计
1.基本功能
a)用于医院预约号源和预约患者和分时源信息的统计；
b)统计信息可帮助医院随时了解预约患者的数量和情况，便于医院随时掌握患者就医
需求，为医院的服务管理提供基础信息。

2.操作规程
a)“每日号源状态”可以按日统计每个出诊医生已预约的和剩余的号源数量，以及信
息的导出、数据排序功能。

b)“每日预约患者查询”可以按日统计各类订单状态下的预约患者的详细信息；提供
某一患者订单的查询以及查询信息的导出，数据排序功能。

c)“号源统计”可以按某一时间段统计每个出诊医生已预约的和剩余的号源数量，以及
信息的导出、数据排序功能。

d)“患者统计”可以按某一时间段统计各类订单状态下的预约患者的详细信息；提供
某一患者订单的查询以及查询信息的导出，数据排序功能。

e)“日报表”可以按时间段统计每天网站、电话、现场预约的预约量。

f)“月工作统计”可以按月统计开放号源数量和专家预约数量、本地和外地预约数量。

g)“分时查询”可以按科室、医生、查询时间范围统计所有分时时段的号源总数及已
占用号源数量。

3.操作界面
a)每日号源统计
点击“查询统计”，选择“每日号源状态”，如图：
选择科室、医生和日期后，系统自动统计该医生在当前录入日期的号源剩余和预约数量。

查询到的信息，选择“导出”，提示等待
导出到EXCEL表，便于编辑和打印。

小贴士：查询到信息后，点击上方的“科室或医生或剩余数、预约数”任一字段，可以对订
单信息作升序或降序排列。

方便医院统计预约量最大或最少的医生。

如上图，点击“已约数”，订单按预约量从大到小重新排列。

已经约满的医生有“已满”
状态提示。

b)每日预约患者查询
选择“每日预约患者查询”，选择科室、医生、日期、订单状态后点击“查询”，可自动统计该订单状态下的所有患者信息，并且可以用Excel导出、编辑和打印。

导出Excel 前，可以根据医院需要进行订单内容的选择性导出，点击“导出选项设置”系统出现对话框：
根据需要打勾后，点击“确定”。

再次导出信息时，将按所选项打印出需要的内容。

特别提示：导出选项设置只需设定一次。

小贴士：查询到订单信息后，点击上方的“姓名、预约科室或医生或预约方式”任一字段，可以对订单信息作升序或降序排列。

方便医院统计信息。

如点击“预约科室”，则会以相同科室按拼音首字母排列的方式呈现信息，如下图：与医院相关的几个主要订单状态的说明
未出号：成功患者订单
未取号：爽约患者订单
已出号：已经取号患者订单
未付费放弃：没有在30分钟内回复确认预约信息的患者订单
已退订：已经退订的患者订单
停诊系统通知：人工通知未到达、通过系统下发短信告知的患者订单
c) 号源统计
选择“号源统计”，提供出诊医生指定时间范围内号源的统计信息。

如果选择全部科室、全部医生，系统自动统计所有科室所有医生的号源预约信息。

d)患者统计
在“患者统计”功能模块界面，选定全部科室或某个科室，时间范围和订单状态，系统自动统计该科室已预约患者详细信息。

e)日报表
选择查询时间范围，点击“查询”，即呈现查询结果，如下图：
f)月工作统计
选择月份，点击“查询”，即呈现查询结果。

如下图：
g ）分时查询
选择科室、医生、开始和结束时间，点击“查询”，可以查询到该医生在各个分时时段内的号源设置情况，包括各时段的号源总数和已占用号源数量。

如下图：
4.6号源管理
1.基本功能
a)用于医院对预约时间范围、次日号预约截止时间、放号时间及取号时间的设定；
b)用于医院预约号源的录入、修改和删除；
c)用于对全院或某一科室、某一医生分时预约功能的设置；
d)该功能仅限于系统管理员。

2.操作规程
a)“时间管理”，医院可根据具体规定进行设置；
允许预约最大天数，设定后表示用户可以预约多少天的号源，最小数为1；
从——天开始预约，如设定2，表示用户可以从次日开始预约，如填写3，表示用户可以提前两天开始预约，以此类推。

最少数为2；
预约截止时间，设定后表示每天设定一个时间点，作为次日号预约的截止时间，这样
医院可以将次日号的患者订单信息截止，便于预留号源。

号源开放时间，设定后表示新一天号的开放时间，统一放号时间便于用户预约。

取号时间可分别设定上午、下午、晚上的取号时间段，该信息将在用户成功短信中显示。

b)批量号源录入
当医院首次上线时，医生号源信息录入工作量大，可通过该功能实现所有医生出诊时间、限号数及其它信息的一次性导入。

医生所有信息通过EXCEL模板录入后，保存在某目录下。

浏览该文件所在目录，选择“导入EXCEL”，即可完成医生信息录入。

选择开始时间（默认为次日）和结束时间，完成医生号源的放号工作。

即医院在某时间段内为所有医生在出诊时段进行了放号。

建议：放号结束时间以月底结束，便于医院查询放号时间。

放号后，还可选择“导出EXCEL”，将所有医生出诊信息、限号数及相关信息导出到EXCEL进行浏览和查询，便于医院核对号表和进行调整。

c)“号源录入”选择科室、医生、放号时间段、出诊时间、限号数录入，完成对医生
出诊时间的录入。

d)“号源修改”功能，选择科室、医生、在出诊时间表中对出诊信息进行修改，点击“修
改”，完成对选择时段内医生信息的个性化修改。

e)“号源修改”功能中的“保存模板”，选择科室、医生、在出诊时间表中对出诊信息
进行修改（不需要选择时间），点击“保存模板”，则下一个放号时段，将以此次修改的信息进行呈现，现阶段放号时段内，出诊信息不变。

特别提示：模板是放号的依据，根据模板的内容在未来的时段内开放出诊信息和预约数量。

因此选择只“保存模板”不会影响现在这个放号时段的数据。

而“修改”是对现在放号时段和未来放号时段的数据都进行了改动。

f)“号源删除”功能，选择科室和医生，时间段及出诊时段，完成对该时间段内、该医
生号源的删除。

特别提示：不选择科室和医生，只设定时间段，可以进行该时间段内所有医生的号
源删除，该功能适用于对节假日期间全部医生号源的删除。

删除某医生的号源，不会删除模板信息，即未来放号时段还会进行该医
生的放号。

如果想要彻底删除该医生号源信息，还需要在信息维护中删除该医生信
息。

g)“分时设置”功能，实现对全院医生或某一科室或某一医生的分时预约设置和整体分
时的删除。

分时设置：选择科室、医生、选择开始时间（默认为可预约天数内+1）天，结束时间，根据医生就诊频率选择间隔时间5分钟，10分钟或其它，在起始时间设置进行医生
看病时间的录入，点击“确定”即可完成设置。

特别提示：科室栏不选择，代表对所有科室和医生进行分时设置。

开始时间默认为可预约天数内+1天，结束时间建议与整体放号的结束时间
保持一致。

起始时间的设置是医生看病的工作时间设置。

删除分时：选择科室、医生、开始和结束时间、出诊时段，可以对该医生的分时进行删除。

h)“分时模板”功能，可以对设置的分时情况进行查询，
选择科室、医生，点击“查询”，可以查询到分时时段及号源分配情况。

点击“周六、
周日”可以查询到该医生在周末的分时设置情况。

选择某时段，该记录成高亮状态，双点号源数，可以进行各时段的号源重新调整。

提示：调整后的总号源数不能超过医生的总限号数。

分时模板是对分时设置结果的呈现，可以对分时的各时段号源重新调整，非
常直观。

i)“节假日管理”功能，点击“新增”后，可以根据界面提示录入信息，可以完成对各
个周末或节假日的预约截止时间和放号时间的个性设置。

点击“查询刷新“可以查询到所有节假日的设置情况。

3.操作界面
a)时间管理
在“时间管理”界面，选择符合医院要求的“允许提前预约的时间”、从哪天开始预约、次日号预约截止时间和新一天号源的开放时间、“上午下午晚上三个时段的取号截止时间”，点击“确定”按钮，完成对时间的设置。

b)批量号源录入
将医生所有信息按模板录入到EXCEL表中，保存在某一目录下。

如下图：
在客户端批量号源导入中，选择浏览，找到目录下的该文件，如图：
选择“打开”，点击“导入EXCEL”，即完成对所有医生出诊信息的一次性录入，方便快捷。

小贴士：“导入EXCEL”功能只能在医院上线前首次批量录入医生信息时使用，不可以重复导入。

再选择开始日期（默认次日为开始时间）、结束时间（建议设置为某月的月底），点击“放号”，完成对所有医生的放号工作。

放号后的号源开放情况可以通过查询统计查询，也可以点击“导出EXCEL”来查询。

c)号源录入
“号源录入”界面如下：
选择科室、医生、录入号源的开始和结束时间，在右侧周历表中在该医生出诊时间前打勾，录入预约号源数量，点击“确定”，完成对该医生出诊信息录入。

如下图：
特别提示：批量号源录入后，号源录入功能可以针对新增加的医生使用。

开始时间（默认次日为开始时间），结束时间建议和批量号源导入的放号
结束时间保持一致。

便于医院对放号时间进行管理。

小贴士：1）选择“号源联动”并输入数字后，将可以针对上面打勾的出诊时间联动录入号源数量，非常方便。

2）如联动录入后，个别数量需要改动，就在要改动的数量上直接修改，点击“确定”完成操作。

3）如果连续点击“确定”按钮，系统会提示您在定义的时间范围里，已经存在的号源记录，请您到查询统计中查询确认一下。

5）点击“确定”后系统将会自动提交处理数据，请您耐心等待。

处理完毕后，将会弹出成功提示框。

全号源自动延期功能：如果点击“所有医生号源要延期”按钮，则系统会根据所有医生的号源模板（周值班表+号数），在开始日期到结束日期范围内，自动生成新的号源记录。

特别提示：该功能不建议医院使用，自动延期有时会在号源删除后自动生成号源。

c) 号源修改
“号源修改”界面如下：
1)如果发现在号源录入时，输入的信息有误，可使用该功能进行修改。

2)“修改”功能：
选择科室、医生之后，系统自动呈现该医生原先录入的出诊信息，可对出诊时间、预约挂号数量等信息进行修改。

小贴士
医院预约挂号管理系统的起始时间采自运行PC的系统时间，建议PC能每月与互联网时间同步一次，以保证日期一致性，虽然精确度要求不高。

如果您设置的日期范围跨度超过一个月，则请您在点击“确认”按钮后耐心等待系统处理完毕，因为时间跨度越大，需要处理的数据量就越大。

注意该操作界面“修改”和“保存模板”功能键的区别。

“修改”需要选择好开始和结束时间，意味着在所选择的时段内对信息进行更改。

“保存模板”不需要选择时间，
因为不对现在的放号时段更行信息更改，只是保存到模板，影响下一个放号时段的信息。

特别提示：模板是放号的依据，根据模板的内容在未来的时段内开放出诊信息和预约数量。

因此选择只“保存模板”不会影响现在这个放号时段的数据。

而“修
改”是对现在放号时段和未来放号时段的数据都进行了改动。

d ) 号源删除
号源删除界面如右图：
如某医生需要删除号源时，选择科室、医生、时段，点击“删除”，
系统出现对话框，
选择“是”进行删除，选择“否”回到原状态。

如果该医生已经有患者预约，则系统提示不可以删除。

如图：
如确实需要删除，需要在停诊管理模块中对该医生先进行停诊设置，再进行删除。

小贴士：1）不选择科室和医生，意味着会删除该时间段内的所有医生号源。

2）该操作适用于对节假日的所有医生的号源删除。

3）如果有患者预约，系统提示不能删除，需要先作停诊。

e ) “分时设置”界面如下：
选择科室、医生，开始和结束时间，医生就诊的间隔时间，时段，看病的起始时间，点击“确定”，即完成分时设置，如下图：
小贴士：起始时间设置中的结束时间须大于开始时间，晚上时段建议结束时间录入01：00
删除分时：选择科室、医生、开始和结束时间，点击“确定”，完成分时的删除，分时删除后建议到查询统计中检查信息正确性。

分时删除后不会删除模板。

f )分时模板，
选择科室、医生，点击“查询”，如下图：
双点某一时段的号源数量，该记录成高亮状态，可以对该时段的数量重新进行调整特别提示：各分时时段调整后的号源总数不能超过该医生的总限号数。

通过对号源调整，可以满足医院对各时段就诊患者的数量控制需求。