系统动态数据切换说明

系统动态数据切换说明

第一章概要

系统上线前期，需要进行静态数据和动态数据的导入。静态数据和动态数据的导入，需要提前按照一定的规则来整理数据。整理完毕的数据，将按照上线时的导入计划估算录入（或装载）的工作量，按照约定的时间进度导入产品系统。

静态数据的准备方式，见《静态数据准备方案》。

动态数据，是一种始终处于变动中的数据。例如客户的各种单据，库存数据，财务数据等等。

所以动态数据的准备，必须集中时间，按照一定的格式，快速整理完毕，快速导入系统,才可能不会影响系统的正常上线。

一般动态数据的整理，在会计期末进行。动态数据的导入，在期初进行。

例如：

客户公司在N月10日进行库存盘点准备，20日组织人员进行一次库存盘点，27日前完成库存动态数据准备工作，28日到30日进行库存数据的录入。则库存数据为截至到27日的库存数据。

在盘点结束，恢复正常生产后，各相关部门人员应做好生产、采购、销售订单及库存变化单据的保存、记录，在N月底（用调整单开帐）或N+1月期初（用开帐程序开帐）库存数据录入后，开始补录入这批单据（必要时加班进行），在系统切换后2天内务必完成。

第二章动态数据的准备

一、动态数据切换点确定

企业实际上在建账的时候已经大概确定了动态数据切换点，要不就是提前于当前日期，要不就是滞后于当前日期，提前的话不存在动态数据了，用以前某个月账簿现有的期初数就行，然后在补录以后月份的单子，这种情况直接录入现有数据就行，非常简单；另外一种就是系统启用月份在当前日期的后面，这时候我们要准备相应的数据，进行系统的切换，而且这种情况一般是在会计期末进行动态数据的整理，而动态数据的录入，是在期初进行。

二、期初数据工作的准备

库存动态数据，应该按照现有库存帐的实时数据进行整理归类。建议在库存数据录入系统之前，对库存数据进行盘点，得到真实的库存数据，并录入系统，这样的话在新系统里能够得到真实的数据；如果录入账面结存数据，即使账面数据与盘点数据不一致，这样的话可以进行相应的调整，为以后系统的正常运行打下基础。

客户公司需拟定详细的库存盘点计划，建立详细的库存盘点表，保证按期完成盘点及动态数据准备工作。

1.期初订单：期初订单是为解决期初数据而提供的，对于系统启用时，所有未完成的销售业务，所有未完成

的销售业务，可以将期末执行完毕的部分订单录入期初订单。

2.组织期初订单数据：以公式：期初订单=原订货量-MIN（发货量，开票量），这里的发货量是表示已出库量，

开票量是表示已结算量；

3.若发货量大于开票量，则参照期初订单录入期初出库单（期初出库量=发货量-开票量）；若开票量大于发货

量，则参照期初订单录入期初发票量（期初开票量=开票量-发货量）。

三、动态数据切换时的业务单据的信息整理

从切换点动态数据的录入到正式开帐之前的所有的生产、采购、销售订单及引起库存变化的单据，应该分类整理保存、归档，在供应链及生产管理开账后以最短的时间录入完毕，把库存更新到最新状态，也就是实时状态。

第三章动态数据切换计划

产品安装之后，需要进行初始化的设置和基础数据的转换录入。

初始化和数据的转换，需要遵循一定的流程顺序进行，即系统数据建立的顺序是有限制的。下面进行详细说明。

系统数据的导入，一般遵循以下的流程进行：

首先是系统参数的设置，如货币、会计期间、公司目录、公共参数等资料的建立；

然后是基础数据，如客户/供应商信息、存货信息、组织机构信息、仓库信息、会计平台、业务信息等基本资料的建立；

然后可以建立基于存货的物料清单等资料。在静态的数据都录入系统之后。可以在系统启用月的月初，把动态数据，如采购销售的期初单据、库存、财务等数据的期初值（实时数据）导入系统，如果导入的是某一时点的数据，还需要补输入该时点到开帐时点的变动单据。

需要注意的是：数据导入（录入）计划，作为系统上线转换的一部分，需要与内部支持体系、最终用户协同工作。（对于有些客户，可以在最终用户培训的同时集中进行系统初始化的工作，在实施人员和关键用户的指导下完成系统初始化，及时发现和纠正错误，保证切换的时间和质量，效果较好）

动态数据的切换是系统正式上线的前一步，所以是在其他所有基础数据录完并检查后的操作步骤，在这里属于初始化的结尾工作，一旦动态数据切换工作完毕后接下来就是系统的正式上线运行，所以这一步骤很重要。

系统切换计划

动态数据切换是一个要快速准确的工序，在这个工序里要把所有期初在短时间内录完并检查无误，具体的时间安排要根据客户的实际情况填完本计划表即可。

1、动态数据的切换一定要按照计划安排进行

2、录入前再检查确保无误

3、录完后进行检查，并进行数据备份

第四章注意事项

1.数据转换必须按照以上流程及计划进行；

2.必须保证基础数据的完整、准确，在导入（录入）数据前，各负责人应检查数据的准确性，如由实施人员

帮助录入基础数据，双方应签字确认需要录入的数据，以证明数据的准确性；

3.各单位关键用户在完成录入后，应进行必要的检查、核对。