发文字号的规定

发文字号的规定
发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。

发文字号一般在发文机关标识下空2行处，用3号仿宋体字标注并居中排布。

“命令（令）”的发文字号标注在“命令（令）”的发文机关标识下边缘空2行居中位置；“会议纪要”编号置于“会议纪要”标识之下、红色反线之上正中间。

联合行文一般只标明主办机关发文字号。

机关代字应当反映发文机关或部门的性质。

同一机关，部门的同一类公文的代字应当统一，不可有几种写法。

机关代字一般可取机关名称前一个或两个字，但要注意与名称相近的其他机关相区别。

年份、序号用阿拉伯数字标识；年份应标全称，用六角括号“…‟”括住；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

“发文字号”常见错误析
•国家行政机关公文处理办法‣（2001年1月1日施行）、•国家行政机关公文格式‣（GB/T9704—1999）就“发文字号”的用法、格式、标准都作出了明确的规定。

但是，“发文字号”在实际应用中仍然存在多少不规范的现象和问题，概括起来，主要有以下八个方面。

一、搭配虚字。

如：“×政字…2002‟第2号”、“×发字…2002‟第35号”，这里的“字”“第”均是没有什么实际意义的多余字，
应删去。

规范化的用法是：“皖政…2002‟2号”（即安徽省人民政府2002年度发的第2号文件）、“皖发…2002‟ 35号”（即中共安徽省委2002年度发的第35号文件）。

二、要素颠倒。

•国家行政机关公文处理办法‣第三章第十条第四款已明确规定：“发文字号应当包括机关代字、年份、序号”，实质上等于指定了“机关代字”、“年份”、“序号”三要素排列顺序。

但个别地方和单位在使用“发文字号”时，并没有按以上指定顺序排列，三要素位置颠倒。

如：“ ( 76 )榕银农字第 85号”，这一“发文字号”，不仅年号不全、“字”“第”多余、“括号”用错，而且年份前移，是错误的。

规范化的用法应是“榕银农… 1976‟ 85号”。

三、年号不全。

如“×政发…97‟8号”、“×政秘… 86‟ 6号”，这里的“…97‟”“…86‟”是指1997年度、1986年度。

虽然，在廿、廿一世纪里，“…97‟”、“…86‟”可理解为1997年、1986年，如若事过几个世纪或时间更长一些，为什么不可把“…97‟”理解为公元 97年、997年、1697年、 2097年呢？年号不全会给将来查找利用文件档案带来很大麻烦。

所以，年份号应该写全称…1997‟…1986•国家行政机关公文格式‣明确：“年份应标全称”。

四、错用括号。

如“×政办（2002）8号”、“×政办†2002‡8号”，这里的年份所用的括号“（）”、“†‡”均是错误的。

规范的用法应是六角括号“…‟”，如“×政办…2002‟8号”。

五、乱设虚位。

发文字号中的“发文序号”常常出现虚位，如“×政秘…2002‟008号”，这里的“008号”应改为“ 8号”。

•国家行政机关公文格式‣(GB/T9704— 1999)已明确规定：“序号不编虚位（即1不编为001）”。

六、摆放有误。

常见错误有三种：一是该居中摆放而不居中；二是不该居中摆放却居中；三是上下排放距离不当，不是过高、就是过低。

就发文字号的摆放问题，•国家行政机关公文格式‣附件的•条文释义‣中讲的非常明确和具体：发文字号的位置，本标准规定在发文机关标识下空2行，发文字号与红色反线（即文件版头上的一条红色横线）之间间隔 4mm（发文机关标识与红色反线之间的距离是3行位置，而发文字号应标在第3行，不要紧贴红色反线）。

发文字号一般应居中排列。

其实，发文字号的摆放有三种不同类型：①有发文机关名称加“文件”二字组成发文机关标识的（俗称大文头）下行文，发文字号一般标注在发文机关标识之下、红色反线上方，居中摆放4mm处（如上规定）；
②上行文（上报的公文）需标识签发人姓名时，发文字号移到左边，左空 1字（上下摆放位置，如上规定在红色反线上方4mm 处），签发人姓名居右安排，右空1字；③“只用发文机关名称作发文机关标识的公文，发文字号一般标注在横线（红色反线）之下，公文标题之上的右侧”（见2001年1月1日起施行的•安徽省行政机关公文处理实施细则‣第三章公文格式第十一条第四款）。

七、字体字号不标准。

•国家行政机关公文格式‣规定：发文字号，用3号仿宋体字。

而有的字号小于3号；字体，有的用小标宋体字，有的用楷体，也有的用黑体，五花八门。

八、与“公文编号”混为一谈。

这一问题多出现在教课书中，如某函授大学编著的•中国实用文体大全‣、某师范大学出版社出版的•公文写作教程‣、近年新出版的某函授大学教材•应用文写作‣、某省党校系统干部中专教材•语文‣等都把“公文编号”解释为“一般包括机关代字、年度、顺序号”，把“公文编号”混同于“发文字号”。

“公文编号”与“发文字号”是两个不同的概念。

“公文编号”也叫文件编号，“是一份文件总印数的次序号”（•实用公文词典‣陕西人民教育出版社出版），•国家行政机关公文格式‣（GB/T9704—1999）阐述更明确：“公文份数序号（公文编号）是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号”。

而“发文字号”是“由发文机关代字、年份和序号组成”。

除此之外，“公文编号”与“发文字号”还有两大区别：①写法上的区别。

“公文编号”的写法过去是“No.000××”，现为“000××”，位置标于文件左上角。

而“发文字号”的写法是：“国发…1991‟2号”即国务院1991年发的第2号文件。

②标注位置的区别。

“公文编号（公文份数序号）用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行…所谓版心：即公文印刷用纸除去天头（上白边）、订口（左白边）、右白边、下白边，余下的可排印文字的部分‟。

而“发文字
号”，在发文机关标识下空2行，距红色反线4mm处；大文头（有发文机关名称加“文件”二字组成发文机关标识的文头）的下行文，居中排列；小文头（仅以发文机关名称作发文机关标识的文头）的下行文或平行文，移至红色反线下靠右摆放；上行文，需标识签发人姓名时，发文字号移至左边，左空1字（红色反线上方4mm处）。

•国家行政机关公文处理办法‣已进行多次修订和完善，并制定了•国家行政机关公文格式‣国家执行标准（GB/T9704—1999），我们在编印教材和公文实际应用中，就应该严格按•办法‣和国家执行标准执行，这样才能促进国家行政机关公文处理的标准化、规范化。