人事专员工作流程及标准

人事专员岗位说明书

、员工入职手续办理

1. 准备工作：

（1）在接到经人力资源部经理确认的新进人员名单或录用通知后，复印好“新员工报到卡” 、“员工基本情况表” 、“新员工入职手续登记表”等采集信息的表格；

（2）按照人员报到通知或录用通知的规定，招聘专员电话要求新员工在报到之日带齐所需个人资料，其中身份证/学历学位证书/技能职称等证书必须原件；

（3）提前一天通知行政部安排新员工办公座位和分机电话。

2．收取资料：

（1）按照“新员工报到卡”的签办项目逐项核收个人资料，除身份证、毕业证和技能职称证书复印后留存外，其它都收取原件如：体检报告、劳动手册/离职证明、工作鉴定/推荐信、担保书等；但销售人员（档案不在公司托管者）毕业证书原件留存公司，并开具收条；

（2）在“新员工入职手续登记表”记录收交情况，确认未交资料及补交限期（一般情况下为一周），若提交资料缺少身份证和毕业证书时，入职手续暂停做未入职处理；

（3）外办员工的入职手续由地区经理负责办理，办结后将资料寄回公司。

3．填写表格：

（1）指导员工填写“员工基本情况表” ，对基本情况表进行检查：有无无遗漏或错误，要求字迹端正；

（2）提供新员工的所属部门、工号和照片一张给行政部办理员工卡，通知发放办公用品，当天办结，并按照“新员工报到卡”跟踪未办结事项；

（3）要求员工在 2 个工作内将“员工基本情况表”和“新员工报到卡”办结返还并存档。

4．跟进工作：

（1）发放员工手册或员工基本守则（略），告之办公作息时间；带领新员工参观公司办公环境并介绍同事认识：介绍部门经理及主管和新员工互相认识；

（2）新员工入职当天建立个人纸介质档案，登记员工花名册，入职后 2 个工作日内建立电子档案，通知行政部新员工的部门、岗位及联系方式（电话和EMAIL ），便于更新内部通讯录；

5．标准：员工档案的建立应及时；对新员工填写的基本情况表进行核查：有遗漏项的应通知补全；对担保人、推荐人等相关重要的栏目应通过电话等进行确认（只需对担保人/ 推荐人本人核对即可），认为有问题的应交给人力资源部经理处理。

、员工转正手续办理

1. 准备工作：

（1）每月25 日前整理出下月应转正员工名单；

（2）提前15 天将待转正员工名单及“转正考评表”提交该员工部门负责人，经部门负责人确认后再将“员工转正申请”发给待转正员工本人；

2．启动转正流程：按员工试用期管理规定执行；

3．转正手续办理：两周内协助人力资源部经理组织员工产品/ 专业知识考试、入职导师考评、

直接上级/ 间接上级考评、组织民主评议；报总经理审批；总经理审批通过。

4．跟进工作：

( 1)涉及薪资调整人员签署“工资调整通知单” (根据合同签订情况每公司各一份，总额不变；

员工签署后反公司备案，不得复印) ；

( 2)发放转正通知， 2 个工作日内办结；

( 3)审批不通过则辞退或延长试用，进入离职手续办理环节或试用环节，按员工试用期管理规定执行。

5．标准：员工转正各环节督办及时，无延迟，员工无投诉。

三、员工离职手续办理

1. 离职手续办理条件：接到经总经理最终批准后的员工离职申请表才可办理：

(1) 接到离职申请 1 个工作日内，根据批示离职日期，发放“离职手续办理通知单” 并指

导员工填写《离职工作交接单》；

(2) 根据“离职手续办理通知单”上的规定期限，督促员工在规定期限内办结离职手续，

滞后期最多不超过 5 个工作日；

(3) 对“离职手续交接单”各事项复核，不明确的及时查询，相关项目必须有各部门负责

人签署；

(4) 员工将经各部门签批后的“离职手续交接单”交至或传真给人事专员，并须签收“离

职备忘录” ，之后人事专员在员工劳动手册盖章，开具《退工单》或离职证明，返

还员工押在公司各项证件；

(5) 员工押公司证件的返还方式：上海员工现场领取并在“原始证件登记簿”签字；外地

员工确认邮寄地址，挂号信或快递寄出；并在寄出后7 个工作日电话离职员工确认证

件是否收到；并在“原始证件登记簿”上标注。

2. 后续工作：

( 1)员工离职后 2 个工作日内，更新员工档案

( 2)通知行政部人员的部门、岗位，便于更新内部通讯录

3. 标准：离职手续办结无差错，无因手续办理而产生不满投诉或仲裁公司的行为。

四、员工异动手续办理

1. 员工晋升/降职/借调/调动手续办理：

(1) 接到经总经理最终审批的员工晋升/降职/借调/调动申请审批表后，方可根据员工

“异动管理规定”中的流程办理异动手续；

(2) 员工异动手续办结后 1 个工作日内将调动资料归档，更新员工档案；

(3) 通知行政/财务部；

(4) 标准：无误，跟进及时，态度较好，无投诉；

2. 辞退手续办理：

(1) 接到部门提出的“辞退员工申请”表后，与部门沟通并反馈人力资源部经理审核后报

总经理审批；

(2) 将审批结果反馈部门，安排被辞退员工与人力资源部经理面谈，填写好员工“离职面

谈表”；

(3) 发离职手续办理通知，转入员工离职手续办理环节；

(4) 员工离职手续办结后 2 个工作日内将相关资料归档，并更新员工档案；

(5) 通知行政/财务部；

(6) 标准：无误，跟进及时态度好，无因为处理态度而引发争议或仲裁事件。

3. 辞职手续办理：

(1) 接到员工经部门经理审核的“员工辞职申请”后，与员工进行面谈并反馈人力资源部

经理审核后报总经理审批；

(2) 审批结果反馈部门，安排辞职员工与人力资源部经理面谈，填写好员工“离职面谈

表”；

(3) 发离职手续办理通知，转入员工离职手续办理环节；

(4) 员工离职手续办结后 2 个工作日内相关资料归档，并更新员工档案；

(5) 通知行政/财务部；

(6) 标准：无误，跟进及时态度好，无因为处理态度而引发争议或仲裁事件。

五、员工录用退工手续办理

1. 录用手续办理：

(1) 录用手续办理条件：已转正为公司员工 (按人力资源部经理核准的隶属公司办理) ；

(2) 录用手续办理时间：每月15-20 号集中办理职介中心或人才中心递交资料手续；

(3) 录用资料准备：

A、沪籍有劳动手册人员：劳动手册/录用名册/身份证复印件/ 劳动合同复印件等；

录用日期为入职日期；

B、沪籍无劳动手册人员：录用名册/身份证原件及复印件/劳动合同复印件/照片一

张等；录用日期为入职日期；

C、持有上海市人才引进居住证有效期 1 年以上：居住证复印件/录用名册/身份证复

印件/ 劳动合同复印件等；录用日期为居住证签发日期；

D、人才引进迁户入沪人员：调函/落户入沪证明/录用名册/身份证复印件/劳动合同

复印件/3 张 1 寸彩照，录用日期为调函开出日期或落户入沪日期。

2. 退工手续办理：

(1) 退工手续办理条件：办理过录用手续的员工离职后方可办理退工手续；并在“离

职手续办理通知单”所规定的最后期限7 个工作日内办理网上退工手

续 ( )；

(2) 每月15－20 日集中办理职介所或人才中心递交资料手续；

3. 档案托管费用在退工时结清；费用职介所为100元/人/年，人才中心为240 元/人/年

4. 录用退工档案管理：手续办结后 2 个工作日内将录用退工资料存档；

5. 标准：录用退工手续办理及时无误，无因延迟或错误引发员工投诉或公司经济损失情况。

六、政府劳动用工年检、社保年检手续办理

1. 按政府及有关部门通知筹备检查资料；原则为合法合理的框架内公司利益最大化；

2. 标准：劳动用工年检时无因手续或资料准备不周全等问题被罚款情况；优秀绩效是顺利通过

无需整改；社保年检公司利益最大化，优秀绩效是顺利通过审计与检查，无需整改。

七、综合保险缴纳手续

1. 综合保险申报资料准备：

( 1)身份证复印件/照片一张；

( 2)填写外来人员用工登记名册；

2. 公司为员工缴纳综合保险的条件：已办结转正手续的非沪籍/无上海市人才引进居住证

(有效期 1 年以上) /持有《居住证》 (社区事务受理中心)员工，方可缴纳综合保险；