采购与供应商关系的日常维护

经常看到一些采购同行分享的类似文章很是欣赏与钦佩。本人也一直在深深思索这个问题，是否采购所认为正确的方式对于供应商来说是心底的接受或者只是一种习惯思维？现谈谈自己的一些肤浅看法希望得到各位补充以及做销售朋友的不同意见。



首先，合作之前签订必要的采购协议并把相关流程告知供应商得到供应商认可，这样使后续的合作有据可依，减少纠纷避免关系恶化。一般新增加一个供应商，双方就订单流程，单价，交货条件，交货地点，付款方式，退货流程等达成一致意见。对于新采购接手早就存在的供应商，不妨再重申一次之前的合约及流程以免对方换人或“考验“新采购引起不必要的争执。



其次，与供应商的沟通中尽量做到言简意赅但不失礼貌，这样不仅避免误会也让双方合作更有时效性从而获得供应商好感提高服务意向。沟通的方式一般有两种，一是邮件二是直接的语言交流。在写给供应商的邮件中我们不必过于追求语言的华丽而把一件简单的事情写的让供应商读的时间比做的时间还长;一般邮件中需涵盖简单的问候，明确的说出需要供应商做什么，什么时间内答复以及一两句简短的缘由。当然我们也不能假定供应商先知先觉就直接要结果，这样不仅会要让供应商去猜测你的用意还会觉得你太唐突。当我们主动召开供应商电话或面对面的会议时，提前做好准备工作，这样避免会议的过程中到处找资料延误时间或会议结束后才发现要解决的问题根本就没有谈到然后又去找供应商，在会议的过程中也不要将话题绕来绕去，简单的寒暄之后就进入主题。否则次数多了你会让供应商“敢怒不敢言，烦不胜烦”。采购是代表公司与供应商合作，所以采购者个人风格问题有时会影响供应商对整个公司的评价从而影响服务的积极性。



再次对供应商的问题及时响应度也能加强供应商合作意向巩固合作关系。大部分供应商带着问题来找你的时候其实他是希望从你这得到帮助或者再次确认一些流程问题。我们不妨在供应商提问的时候表现出对他的问题很感兴趣并当场给予回复，如需要内部人员合作才能解决的，要表现出乐于就他的问题将与内部人员协调，会后跟进并告知供应商结果。当然有时侯供应商的问题如涉及到违反合作条约或公司原则不可能做让步时，采购应明确的表示出来而不是让其充满幻想最后失望更大就会对你的诚信度表示怀疑；当供应商意识到你乐于帮他也能解决问题的时候对你的配合，问题的响应度也将大大提高。相反如果供应商迟迟得不到你的答复或者总是感觉你犹犹豫豫推三阻四不明确表

态，他会觉你所在的公司运作很乱配合不好且自己也没得到重视从而将客户重视度转移到其他客户。



适当的与供应商进行一些感情互动也可以增进合作关系。比如国庆节快到了发送一些电子卡片进行节日的问候；或者一顿简单的工作午餐但要注意时间地点的合适性而且采购可以买单。例如公司正要召开一次投标，你这时候与某一个厂商一起共进工作午餐那就绝对要禁止的。又例如一个海外供应商你们一直是保持电话或邮件沟通，有天他过来拜访你，午餐时间到了而双方还有言谈未尽的感觉，对方非常诚恳的邀请你共进午餐。如你当面拒绝会让对方误会你高高在上刻意保持距离。这时候你可以邀请供应商到你公司餐厅进行午餐，如果非要到外面就餐最好给自己的上司请示。我曾经在一家韩资厂工作时，有一年中秋节部门老板特别要求我们向公司申请月饼送给每位供应商以表节日的问候，我还清楚的记得当时很多供应商非常吃惊因为往年都是他们给客户送从没有想到在500强之内的客户竟然会给他们送。后来很多供应商的老板纷纷过来表达对我司平等的对待供应商以及把他们当作合作者而不仅仅是供应商的感谢之意，并当场表决心以后提供更好的服务以求双方发展而不是只追求自己的经济利益。当然我举这个例子并不是说这个方法就是正确的但至少可以给些借鉴。

最后给予供应商适当的帮助也是维持成功合作关系的不可缺少的一部分。这些帮助包括一些技术的支持，系统使用或流程的培训，信息资源共享等。你的合作者能力增强了，那你与他合作沟通岂不是更顺畅？！而且我相信对方也不会忘记你的好，这种双赢的事情何乐而不为呢？！

小到一个采购大到一个公司如何维护供应商的关系呢？除了与供应商接触的所有部门可以借鉴我上面所提到的几点外，管理层还需考虑公司长远的发展和持续的成本节减采取一些措施，本文就不再细述了