人事档案管理中存在的问题及对策

人事档案管理中存在的问题及对策

作者：陈彦若

来源：《中学课程辅导·教师通讯》2016年第08期

【内容摘要】人事档案管理的发展历史表明，我国人事档案管理已经取得很大的成绩，然而人事档案管理问题总是接踵而至。当前，在信息化和“三权”等时代背景下，我国人事档案管理又面临着新的问题。如何针对这些问题进行科学研究，如何进行人事档案管理工作改革，是从事人事档案工作的人员和其管理者需要注意的。

【关键词】人事档案管理调查

一、人事档案工作中存在的问题

1.人事档案存在片面、空泛、不真实等问题

由于历史的原因，现存的人事档案记载的内容里反映个人的工作能力、人际交往、协调沟通能力、特长爱好、工作成绩，上级对其的评价等内容较少，反映干部的德能勤绩、特长等资料信息不完整。个人履历表中的年龄、参工时间、实习工作经历及文化程度，存在前后不一或歪曲事实的情况，还有的人年龄比真实年龄小，参加工作时间比实际时间早，学历比实际高，任职经历前后不一致，致使真实情况难以确定，给人员的提拔、评职称、离退休等工作带来了不少麻烦。

2.档案管理人员的素质有待进一步提高

随着市场经济的发展，各种形式的竞争愈加激烈，其中人才的竞争已经成为所有竞争中最重要的竞争。很多企事业单位都很注重人才的重要性，并开始以各种形式来促进本单位人才队伍的形成。但是档案管理过程中，存在档案管理者素质不高、专业性不强、责任心不强等问题，究其原因，还是单位档案管理的领导对档案管理工作不够重视，认为过多的人力和物力无需花在这上面。

3.人事档案管理的基础设施差

据中共中央组织部宋明远调查统计，全国123000多个管档单位中，有49%的单位没有专用库房。配备空调、去湿机设备的库房只占6.8%左右，县一级多数还无计算机等现代技术设备，这种情况近年来有所改善，但据笔者调查，有些高等院校，包括所调查的中职学校的人事档案部门没有空调、去湿机等设备，大多是手工操作，管理水平较低。

4.人员编制不足，队伍不稳定，专业素质偏低

在市场经济的条件下，人才由“单位人”转化为“社会人”，加强人事档案材料的监管机制，在一定范围内增加档案的透明度是社会发展的必然要求，人事档案实现社会化、开放式管理，迫切需要监督机制的保驾护航。人事档案材料的收集、整理等流程以及“流程操作者”也需要被监督与管理，对于人事档案管理中出现的违法乱纪行为，不仅要追究单位、单位领导的责任，也要追究管理人员的责任。

二、人事档案工作的改革建议

关于人事档案工作改革的问题，学术界进行了较多的研究。研究的目的，不仅仅是指出当前工作中存在的缺陷，提出改进的方法和措施，更重要的是，为了更好地开展人事档案工作，促进人事档案工作的发展。从当前人事档案工作现状出发，笔者认为人事档案工作改革，要从以下几方面着手：

1.增强人事档案管理意识，获取单位领导的重视

档案工作的规范，必须得到领导的重视和支持。如何获得领导的信任和支持，笔者认为应对档案管理人员的职责进行界定。

一是大局意识。有大局意识和服务意识是档案管理人员应具备的首要意识，要紧紧围绕中心服务工作，及时、准确地为领导和需要查阅档案的人员提供真实可靠的档案信息，使同单位人员能信任并支持档案管理人员和档案管理工作。

二是爱岗敬业。档案管理人员要热爱档案工作，踏踏实实地做好档案管理工作，努力学习和钻研业务知识，通过各种渠道，进行档案管理相关工作的培训，不断提高管理水平，要做档案工作的行家里手，取得领导和同事的尊重和信任。

2.完善人事档案管理的体制

完善人事档案管理体制的内容主要包括：（1）健全人事档案管理领导体制。这是增强人事档案工作发展宏观调控能力和对人事档案管理导向作用的保障。（2）建立人事档案管理的专门机构，例如建立全国人事档案中心，此中心应以中共中央组织部为主导、以国家人事部为核心、以国家档案局为业务指导机构。

3.充实和丰富人事档案的内容

人事档案材料中应拓展、充实、完善内容，包括个人业绩材料，诚信记录，缴纳公积金、养老金的记录，签订合同的记录等，应尽量增加人事档案的完整性和全面性，提升人事档案的价值和功能，促使人事档案管理朝着立体化、动态化的方向发展。总之，人事档案内容的收集

要与时俱进，围绕社会对人才的需求进行，人事档案内容要突出个性化，实现档案内容的动态化，对个人能力和道德信用等情况进行全面综合的动态评述。

4.实现人事档案服务的信息化和社会化

人事档案信息系统，除了为用人单位和个人提供档案信息外，档案信息系统一经形成，它就是当地重要的人才信息库，为用人单位和档案寄存者服务。例如，通过数据库建设，可以录入人员的学历、职称、学习和工作经历、业务能力、特长爱好等，从而为当地的行政管理及其政策的制定提供参考。信息化是当今社会发展的一大趋势，也对档案管理工作有了新的要求，那就是运用新的档案管理手段和新的信息技术，促进档案管理工作效率和水平的提高，以期尽快实现档案信息化管理。

目前，计算机技术已普遍应用在档案管理工作中，在国内，也有越来越多的学校使用计算机辅助管理档案。迫在眉睫的一个形势就是人事档案计算机辅助管理，加速信息化档案管理，推动档案管理的和谐有序的发展，还必须提高档案工作人员的专业技能和素质。

（作者单位：四川省旅游学校）