如何高效规范 、整理、保管采购合同
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如何高效规范 、整理、保管采购
合同
采购合同的管理，主要是采购物资的合同履行情况的监督
管理，确保供货商按合同履行各项服务承诺，并及时按合 同支付相应的款项。具体来讲分以下几个方面：
1 、做好合同的整理分类。按照采购物资的性质，对签订
的合同进行分类整理，分区存放。有电子档案的，分建不
同的文件夹。
(4)、招投标的合同单独保存。
为严格规范部门合同的签订、整理、归档、保管工作，方
便日常查阅、应做到如下几点：
4 、合同履行期限管理。将所有合同履行时间进行登记汇
总，做好到期前的合同收尾工作，有电子档案的，可以设
置到期自动提醒。
5 、合同变更登记薄。记录合同履行的变更情况和审批情
况。如下：
合同编号、变更时间、原合同内容、变更后内容、变更执 行时间、变更审批报告编号、批准人
2 、建立合同履行监督卡。按类别，每一类型建立一种监
督卡，有特殊事项的单独建立。将每份合同所有的需要监 督的事项全部填写完毕。留待合同正式履行时监督供应商 使用。具体格式如下：
3、建立付款台帐。管理各合同付款明细情况，重点记录，合
Hale Waihona Puke Baidu
同总价、每次付款金额、付款凭证编号、发票收到否、是否
完成付款等情况。
(1) 、用新的合同编号，如果合同进行变更或者补充则合
同编号相应的增加“补”字。
(2) 、供货商合同，必须留存其提供物品的报价单，必要
时还要附上与其他供货商提供的同等物品的价格对比单。
(3) 、所签订的合同必须留存对方材料，即个人的留存身
份证复印件等，企业、单位的留存企业相关材料、授权书、 被授权人的身份证复印件等。
合同
采购合同的管理，主要是采购物资的合同履行情况的监督
管理，确保供货商按合同履行各项服务承诺，并及时按合 同支付相应的款项。具体来讲分以下几个方面：
1 、做好合同的整理分类。按照采购物资的性质，对签订
的合同进行分类整理，分区存放。有电子档案的，分建不
同的文件夹。
(4)、招投标的合同单独保存。
为严格规范部门合同的签订、整理、归档、保管工作，方
便日常查阅、应做到如下几点：
4 、合同履行期限管理。将所有合同履行时间进行登记汇
总，做好到期前的合同收尾工作，有电子档案的，可以设
置到期自动提醒。
5 、合同变更登记薄。记录合同履行的变更情况和审批情
况。如下：
合同编号、变更时间、原合同内容、变更后内容、变更执 行时间、变更审批报告编号、批准人
2 、建立合同履行监督卡。按类别，每一类型建立一种监
督卡，有特殊事项的单独建立。将每份合同所有的需要监 督的事项全部填写完毕。留待合同正式履行时监督供应商 使用。具体格式如下：
3、建立付款台帐。管理各合同付款明细情况，重点记录，合
Hale Waihona Puke Baidu
同总价、每次付款金额、付款凭证编号、发票收到否、是否
完成付款等情况。
(1) 、用新的合同编号，如果合同进行变更或者补充则合
同编号相应的增加“补”字。
(2) 、供货商合同，必须留存其提供物品的报价单，必要
时还要附上与其他供货商提供的同等物品的价格对比单。
(3) 、所签订的合同必须留存对方材料，即个人的留存身
份证复印件等，企业、单位的留存企业相关材料、授权书、 被授权人的身份证复印件等。