商务文书写作.
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要写好这个商务文书，总经理秘书需要将其被动目标转化为主动目标： 自己之所以在乎“所有秘书都按时参会”这个事情，是因为总经理交代自己 组织这个会议，如果与会的秘书没有到齐，那么就意味着自己组织工作 的失败；换而言之，自己希望在总经理面前有一个良好的表现，就需要 确保会议顺利组织成功，而组织成功的标志之一就是人员来得比较齐， 所以需要他们给自己一个能否与会的确认。
第一章 商务文书写作的概念
一、商务文书的分类
1.按形式来划分 ◎固定格式的商务文书 商务合同、邀请信、通知、请示以及批复 ◎ 非固定格式的商务文书 电子邮件、便签条
2.按内容用途来划分 ◎ 通用的商务文书 通知、会议纪要、请示、批复、总结、备忘录以及报告 ◎ 礼仪性的商务文书 贺信、贺电、邀请书、请柬以及慰问信
第二章 商务文书写作的步骤
二、决定文章的正式程度（二）
2.正式程度的表现 ◎ 形式：指商务文书所采用的媒介的形式 正式：宣传册、政府公文、带抬头的信件、请柬以及行文正式的电 子邮件附件； 非正式：一般的电子邮件、便签等。 ◎ 称谓：对目标读者的称呼。 ◎ 语气：采取相对轻松愉快的口吻还是比较凝重严肃的口气的选择。
程度
但资源并不充足
说服型 简单型
艰难型
解决问题 型
立场一 致性
第二章 商务文书写作的步骤
三、设定文章的总体风格（二）
2.总体风格的设定 ◎简单型：以罗列事实为主，篇幅可以相对简短。 ◎ 说服型：通常篇幅较长，且需强调撰写者利益所在，充分分析自己观 点的优势和好处，以达到转变其立场的目的。 ◎解决问题型：将问题和答案打包，应该向目标读者提供包含一种甚至多 种方法的解决方案。 ◎艰难型：在资源和立场两个方面都遇到了障碍，这样的商务文书是否有 值得花费精力去撰写应该要三思而后行。
第一章 商务文书写作的概念
二、商务文书写作的作用
沟通并不仅仅是所传递出来的信息，而是被别人理解的信 息，时刻站在读者的角度来思考问题并形成最后的文字表现， 让文书接收方能够理解自己的意图
第一章 商务文书写作的概念
三、学习商务文书写作的关键
商务文书写作的核心内容包括以下几个部分： ◎ 商务文书的写作步骤以及相应的重点； ◎ 商务文书的写作技巧； ◎ 商务文书写作的注意事项； ◎ 商务文书写作应掌握的范例。
【案例1】 有关总经理组织召开公司全体秘书会议的邮件 在某公司中，总经理让其秘书组织全公司的秘书开会，要求她在确定时 间和地点之后发一个邮件告知所有的秘书。
案例一
这个邮件实际上就是一个商务文书，相当于一个通知。在撰写这个邮件 的过程中，我们可以分析得到：总经理秘书的行动目标是“让所有的秘书 都得去开会”而不是简单地“通知每个秘书会议的时间和地点”。因此，邮 件中仅仅明确了会议的时间和地点还不够，因为这样并不能确保所有秘 书都按照要求来参会；而是应该进一步在邮件中要求所有秘书在会议前 一个星期都对是否参加会议进行确认。
第一章 商务文书写作的概念
四、商务文书写作的特点与要素
1.商务文书写作的特点 简明、准确、 朴实、 庄重、规范
2.商务文书写作的要素 ◎ 主旨：应遵循“正确，务实，集中，鲜明” 原则。 ◎ 材料：应遵循“收集要多，选择要严，使用要巧”的原则。 ◎ 结构：可以选择“篇段合一式、分层表达式、分条列项式”等方式。 ◎ 语言：风格平直朴实庄重，表达规范准确简练，最低要求也必须进行 拼写检查以保证用词的准确。
第二章 商务文书写作的步骤
一、制定正确的行动目标
1.主动目标与被动目标 撰写者表达出的意愿只能是个“被动目标”，对方的实际行动才是“主 动目标”。
2.将被动目标转化为主动目标 将被动目标转变为主动目标，就需搞清楚我们在乎什么？换而言之，我 们从成功撰写商务文书、正确传递信息并获得对方实际行动的响应中， 能够收获到什么成果。
那么这种情形就属于说服型，秘书撰写商务文书向总经理提出这个建议 的时候，需要强调利益的所在——组织员工听音乐会不仅可以给员工留 下一个美好的回忆，还能够提升其整体素质。
2、该秘书找到了另外一个场所，各方面都符合要求，只是报价与预算相 比超过了500元。
那么这种情形就属于解决问题型，秘书撰写商务文书向总经理汇报这个 情形的时候，可以就选择这个场所的好处及优点进行自问自答，把这个 事情分析清楚，力图使得总经理形成“虽然超支500元、但是物有所值”的 认识。
3、该秘书打算向总经理提出新的建议——在预算要求内，组织员工去听 新年音乐会而不是去吃年夜饭。
第二章 商务文书写作的步骤
二、决定文章的正式程度（一）
1. 判断依据：正式指数 “正式指数”主要根据以下三个问题所涉及的内容来确定： ◎ 商务文书的撰写者本身是否很了解目标读者； ◎ 目标读者的地位比商务文书的撰写者低吗； ◎ 商务文书的内容是好消息吗。 如果特别了解目标读者就是10分，比较了解就是7、8分，而 不了解甚至很不了解就是1－3分；如果是给自己的下属写则 为10分，平级则为5分，给自己的上级写则为1分；如果内容 为好消息则为10分，坏消息则为1分。这三个问题的得分之和 越低，则相应的商务文书应该越正式。
第二章 商务文书写作的步骤
三、设定文章的总体风格（一）
1.把握总体风格的依据：游说矩阵 ◎ 简单型： 撰写者与目标读者站在同一立场上，资源充足、不存在障碍 ◎说服型：资源充足，但撰写者与目标读者立场并不一致 ◎ 艰难型：撰写者与目标读者立场不一致且资源也不充足 资源 ◎ 解决问题型：尽管撰写者与目标读者立场保持一致， 充足
【案例2】有关新年晚会安排的信件 某公司总经理要求其秘书对公司新年晚会进行安排，预算是5000元。
在这个事件中，这个秘书可能会需要撰写有关以下几种情形的汇报邮件：
案例二
1、该秘书发现了一个特别适合举办新年晚会的场所，距离公司很近且饭 菜可口，预算方面也没有超出5000元的要求。
那么这种情形就属于简单型，秘书撰写商务文来自百度文库向总经理汇报这个情形 的时候，只要简单地提出在这个场地举办新年晚会的建议即可。
第一章 商务文书写作的概念
一、商务文书的分类
1.按形式来划分 ◎固定格式的商务文书 商务合同、邀请信、通知、请示以及批复 ◎ 非固定格式的商务文书 电子邮件、便签条
2.按内容用途来划分 ◎ 通用的商务文书 通知、会议纪要、请示、批复、总结、备忘录以及报告 ◎ 礼仪性的商务文书 贺信、贺电、邀请书、请柬以及慰问信
第二章 商务文书写作的步骤
二、决定文章的正式程度（二）
2.正式程度的表现 ◎ 形式：指商务文书所采用的媒介的形式 正式：宣传册、政府公文、带抬头的信件、请柬以及行文正式的电 子邮件附件； 非正式：一般的电子邮件、便签等。 ◎ 称谓：对目标读者的称呼。 ◎ 语气：采取相对轻松愉快的口吻还是比较凝重严肃的口气的选择。
程度
但资源并不充足
说服型 简单型
艰难型
解决问题 型
立场一 致性
第二章 商务文书写作的步骤
三、设定文章的总体风格（二）
2.总体风格的设定 ◎简单型：以罗列事实为主，篇幅可以相对简短。 ◎ 说服型：通常篇幅较长，且需强调撰写者利益所在，充分分析自己观 点的优势和好处，以达到转变其立场的目的。 ◎解决问题型：将问题和答案打包，应该向目标读者提供包含一种甚至多 种方法的解决方案。 ◎艰难型：在资源和立场两个方面都遇到了障碍，这样的商务文书是否有 值得花费精力去撰写应该要三思而后行。
第一章 商务文书写作的概念
二、商务文书写作的作用
沟通并不仅仅是所传递出来的信息，而是被别人理解的信 息，时刻站在读者的角度来思考问题并形成最后的文字表现， 让文书接收方能够理解自己的意图
第一章 商务文书写作的概念
三、学习商务文书写作的关键
商务文书写作的核心内容包括以下几个部分： ◎ 商务文书的写作步骤以及相应的重点； ◎ 商务文书的写作技巧； ◎ 商务文书写作的注意事项； ◎ 商务文书写作应掌握的范例。
【案例1】 有关总经理组织召开公司全体秘书会议的邮件 在某公司中，总经理让其秘书组织全公司的秘书开会，要求她在确定时 间和地点之后发一个邮件告知所有的秘书。
案例一
这个邮件实际上就是一个商务文书，相当于一个通知。在撰写这个邮件 的过程中，我们可以分析得到：总经理秘书的行动目标是“让所有的秘书 都得去开会”而不是简单地“通知每个秘书会议的时间和地点”。因此，邮 件中仅仅明确了会议的时间和地点还不够，因为这样并不能确保所有秘 书都按照要求来参会；而是应该进一步在邮件中要求所有秘书在会议前 一个星期都对是否参加会议进行确认。
第一章 商务文书写作的概念
四、商务文书写作的特点与要素
1.商务文书写作的特点 简明、准确、 朴实、 庄重、规范
2.商务文书写作的要素 ◎ 主旨：应遵循“正确，务实，集中，鲜明” 原则。 ◎ 材料：应遵循“收集要多，选择要严，使用要巧”的原则。 ◎ 结构：可以选择“篇段合一式、分层表达式、分条列项式”等方式。 ◎ 语言：风格平直朴实庄重，表达规范准确简练，最低要求也必须进行 拼写检查以保证用词的准确。
第二章 商务文书写作的步骤
一、制定正确的行动目标
1.主动目标与被动目标 撰写者表达出的意愿只能是个“被动目标”，对方的实际行动才是“主 动目标”。
2.将被动目标转化为主动目标 将被动目标转变为主动目标，就需搞清楚我们在乎什么？换而言之，我 们从成功撰写商务文书、正确传递信息并获得对方实际行动的响应中， 能够收获到什么成果。
那么这种情形就属于说服型，秘书撰写商务文书向总经理提出这个建议 的时候，需要强调利益的所在——组织员工听音乐会不仅可以给员工留 下一个美好的回忆，还能够提升其整体素质。
2、该秘书找到了另外一个场所，各方面都符合要求，只是报价与预算相 比超过了500元。
那么这种情形就属于解决问题型，秘书撰写商务文书向总经理汇报这个 情形的时候，可以就选择这个场所的好处及优点进行自问自答，把这个 事情分析清楚，力图使得总经理形成“虽然超支500元、但是物有所值”的 认识。
3、该秘书打算向总经理提出新的建议——在预算要求内，组织员工去听 新年音乐会而不是去吃年夜饭。
第二章 商务文书写作的步骤
二、决定文章的正式程度（一）
1. 判断依据：正式指数 “正式指数”主要根据以下三个问题所涉及的内容来确定： ◎ 商务文书的撰写者本身是否很了解目标读者； ◎ 目标读者的地位比商务文书的撰写者低吗； ◎ 商务文书的内容是好消息吗。 如果特别了解目标读者就是10分，比较了解就是7、8分，而 不了解甚至很不了解就是1－3分；如果是给自己的下属写则 为10分，平级则为5分，给自己的上级写则为1分；如果内容 为好消息则为10分，坏消息则为1分。这三个问题的得分之和 越低，则相应的商务文书应该越正式。
第二章 商务文书写作的步骤
三、设定文章的总体风格（一）
1.把握总体风格的依据：游说矩阵 ◎ 简单型： 撰写者与目标读者站在同一立场上，资源充足、不存在障碍 ◎说服型：资源充足，但撰写者与目标读者立场并不一致 ◎ 艰难型：撰写者与目标读者立场不一致且资源也不充足 资源 ◎ 解决问题型：尽管撰写者与目标读者立场保持一致， 充足
【案例2】有关新年晚会安排的信件 某公司总经理要求其秘书对公司新年晚会进行安排，预算是5000元。
在这个事件中，这个秘书可能会需要撰写有关以下几种情形的汇报邮件：
案例二
1、该秘书发现了一个特别适合举办新年晚会的场所，距离公司很近且饭 菜可口，预算方面也没有超出5000元的要求。
那么这种情形就属于简单型，秘书撰写商务文来自百度文库向总经理汇报这个情形 的时候，只要简单地提出在这个场地举办新年晚会的建议即可。