SAP电子采购系统介绍

SAP電子採購系統介紹

mySAP SRM 3.0 解决方案示意图

对企业内流程系统功能包含：

包括电子目录管理(e-Catalog)、申购(Purchase Requisition)、电子审批流程(Workflow)、寻源管理得的询价、报价(Sourcing)、采购(Purchase Order)、合约管理(Contract Management)、验收(Goods/Services receive)、至开立发票(Invoice)。

对企业外流程系统功能包含：

包括供货商在线报价系统(On-Lin Quotation)、订单管理(Order Management)、预先出货通知(ASN)、以及强化供货商关系管理接口的供给策略开发(Supply Strategy Development)、供货商审核(Supplier Qualification)、供货商选择(Supplier Selection)、与供货商间合约拟定以及管理(Contract Negotiation & Management)。

策略性采购寻源管理功能(Strategic Sourcing)提供经由一连串采购信息分析(Sourcing analytics)、供货商审核及选择(Supplier evaluation)、在线议定及确认供给及需求(RFX、RFQ、Reverse Auction)以及与供货商在线合约谈判、协商(Contract Management)，让专业采购人员在系统上完成原本耗时耗力及一连串复杂的采购寻源作业。

供给需求策略拟定(Supply Strategy Development)提供根据系统提供的一连串采购信息分析例如针对某一物料企业整体需求分布、采购历史纪录、合约等交易信息的功能，有效拟定企业采购策略，持续维持企业策略性交易合作伙伴，降低策略性合作交易伙伴维护成本、增加合作伙伴交易金额、降低策略性采购物料维护成本等效益。(此功能须搭配SAP Business Information Warehouse Component)

供货商审核及选择(Supplier evaluation)：对由系统所提供的现有以及新注册的供货商信息进行资格审核，系统由供货商资格审核问卷供采购人员进行资格评估，采购人员在资格审核完毕后通过系统在线招标功能(RFI)与供货商进行采购项目规格确认。经过资格审核以及项目规格确认后，采购人员可依采购项目类别或是项目编号针对该供货商在系统上维护建立“供货商清单(Vendor List)” ，以供后续项目请购或采购人员参考或选择。其效益可有效降低供货商资格审核时程以及实现企业供货商资格审核标准化，并减少请购或是采购人员针对相同项目的采购时程。

供货商在线合约谈判、协商(Contract Management)：在系统上与供货商进行复杂、细致的采购合约谈判、协商，包括从采购合约建立、采购人员与供货商进行合约内容的谈判、协商（谈判、协商内容包括合约有效期限、付款条件、项目、项目数量以及项目价格等）。双方议订确认合约内容后，采购员可在系统上核发该采购合约，并追踪该合约使用的后续情况。其效益有效缩短传统采购合约议定时程以及维护成本、增加合约使用等。

整体企业采购流程管理部分(Operational Procurement)，系统提供两种主要企业采购行为模式即个人化以及自动化采购流程模式(Self-services procurement)，计划性采购流程模式(Plan-driven procurement)。

一般而言，个人化以及自动化采购流程模式(Self-services procurement)主要为企业间接物料以及非物料型态的服务性采购的采购模式，一般间接物料请购需求者可“通过专业采购人员预先完成采购寻源(Pre-define)” 的产品采购目录中挑选物料并直接于系统上开立请购需求，接着完成一连串的在线请购批准流程后采购单即自动产生并传送给供货商；采购单建立后，一般请购需求者可直接于系统上执行后续采购项目的收货验收动作以及发票开立动作，有效降低专业采购员无谓的采购文件重复处理时间及工作量，进而提高采购员的专业采购能力。

计划性采购流程模式(Plan-driven procurement)主要为企业计划性的直接物料以及设备维护备品零件采购模式，专业采购人员可在电子采购系统上集中处理来自不同物料需求计划系统中的请购单，例如企业资源整合系统(SAP ERP)中物料需求规划Material Requirement Planning (MRP)以及SAP Advanced Planning and Optimization(APO)所产生的物料需求请购单。采购人员可在系统上针对个别需求项目进行处理：

➢采购人员可直接使用现有货源功能查核该请购项目是否为合约采购(该项目已签订相关采购合约)？如果是则直接以合约采购的方式产生采购单；

➢采购人员可视情况直接开立采购单；

➢采购人员可直接将请购项目在系统上开立在线招标邀请书，重新针对请购项目进行在线议价动作。

整个采购流程一致且透明，除了增加企业对采购流程控制管理的外，也有效的缩短整体采购周期。

供货商协同(Supplier Enablement)：系统提供供货商在线注册、目录制作与管理、在线报价、订单管理、出货管理以及发票管理等功能。

供货商偕同作业示意图

供货商在线注册部分：企业可在公开网站以及招商说明会上公开说明交易信息，并告知有兴趣的供货商合作交易的模式，新供货商可直接使用在线注册功能输入该公司的相关信息，企业负责审核供货商资格的人员在系统中审核供货商资格后，系统即以电子邮件方式告知该供货商相关系统登入使用讯息（如使用者登入账号即密码等）。可以有效整合公司供货商资源，并降低繁琐的供货商数据管理工作。

目录制作与管理提供供货商自行管理目录的接口，企业透过完整的供货商目录制作教育训练流程，使供货商可自行管理销售电子产品目录，随时更新目录信息，企业可实时从电子目录中取得最新采购项目信息，协助取得采购需求货源。对企业整体效益而言，可立即取得市场最新采购项目交易信息降低电子目录制作成本；对供货商而言，可立即有效的反映市场价格，拟定销售策略，获取更大的商机。