公文写作的基本步骤包括

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篇一：公文写作的步骤

公文写作的步骤

商务文书写作需要经过六个步骤：制定正确的行动目标、确定文章的正式程度、确定文章的整体风格、确定文章的层次结构、列出文章大纲、撰写文章初稿。

一、如何制定正确的行动目标

二、撰写商务文书的行动目标是希望该文书的对象收到文书后采取什么行动。

三、1.制定目标的误区

四、在撰写商务文书时，考虑的行动主体是收取商务文书的一方。因此，撰写商务文书时撰写者

的意愿是“被动目标”，目标读者的实际行动才是“主

动目标”。很多人撰写商务文书时往往陷入一个误区——把

自己的被动目标当做主动目标，也就是只关注自己的主观想法或需要完成的工作任务，而忽略接收文书方的感受。

五、认识到这个误区的存在，就要想办法将被动目标转变为主动目标。这就需要思考一个问题：作

为商务文书的撰写者，我们在乎什么？换言之，我们从撰写商务文书、正确传递信息、获得对方行动响应的过程中，能够收获什么？只有使撰写者在乎的内容与希望对方采取

的行动保持一致，才能有效地把被动目标转化为主动目标。

六、2.避免误区的案例

七、以一个总经理组织召开公司全体秘书会议的邮件为例。

八、某公司总经理让他的秘书准备组织全公司秘书开会，要求秘书

在确定时间和地点之后，发一封邮件告知所有秘书。

九、这封邮件就是一个商务文书。在撰写邮件的过程中，总经理秘书的行动目标是“让所有秘书都

参加会议”，因此邮件中仅仅明确会议的时间和地点还

不够，这样不能确保所有秘书都按照要求参加会议，而应该进一步要求所有秘书在会议前一个星期确认是否参加会议。

十、要想写好这个商务文书，总经理秘书需要把被动目标转化为主动目标。总经理秘书在乎“所有

秘书都按时参加会议”这件事情，原因是总经理的交代，如果秘书没有到齐，就意味着自己组织工作失败。换言之，总经理秘书希望在总经理面前表现良好，就需要确保会议顺

利组织成功，而组织成功的标志之一就是人员到齐，所以总经理秘书需要其他秘书给一个能否与会的确认回复，这就成功地把被动目标转化为主动目标。

二、如何确定文章的正式程度

1.判断依据：正式指数

判断商务文书的正式程度，可以依据正式指数。正式指数主要由三个问题来确定：

●撰写者本身是否了解目标读者？

●目标读者的地位比撰写者低吗？

●商务文书的内容是好消息吗？

商务文书的撰写者需要就这三个问题的实际情况，在1～10分之间予以打分。例如，特别了解目标读者的为10分，比较了解的为7分，不了解的或者很不了解的为1～3分；给下属写文书为10分，给平级写为5分，给上级写为1分；内容为好消息的为10分，坏消息的为1分。三个问题的得分之和越低，商务文书越正式。

2.正式程度的表现

商务文书的正式程度表现在三个方面：

形式

形式是指商务文书采用的媒介形式，如电子邮件、书信或便签等。媒介形式可以决定商务文书的体裁、格式以及称谓的具体内容。按照正式程度划分，宣传册、政府公文、带

抬头的信件、请柬以及行文正式的电子邮件附件都是正式的商务文书，会给目标读者受到重视的感觉；一般的电子邮件和便签则属于非正式的商务文书。

称谓

称谓就是指对目标读者的称呼。

语气

语气是指在撰写商务文书的过程中采取的口气，有轻松愉快和凝重严肃之分。

篇二：公文写作步骤规范

公文写作步骤规范

现代人应掌握的七种能力，即获取信息能力、组织管理能力、科学研究能力、发明创造能力、文字表达能力、讲演能力、社会的交际能力，写作能力作为其中的一种，是极为重要的。公文写作能力作为学生干部必备素质之一，在发展学生干部全面素质的同时，欲加显示出其重要性，但同时也更突出其薄弱性。所以，对广大团学干部的文字处理能力急待提高。

一、何谓公文

公文，顾名思义，“公”——公务、公事；“文”——文书。

公文有广义与狭义之分。狭义的公文，是指党和国家行政机关各自正式规定的文种。广义的公文，除狭义公文之外，

还包括党和国家机关常用的应用文。

二、写作原则

合乎法规——不与法律法规、学院规章制度相抵触；

实事求是——不浮夸，不回避，立足实际；（总结、调研报告等）

主题突出——一事一文，突出主题；（请示、策划等）条理清晰——层次感强，简单明了；（通知等）

用语得体——表述准确，不生歧义，避免口语化和错别字；

格式规范——统一标准、力求美观。

三、公文格式

（一）公文用纸

统一采用国家标准gb/t148中规定的a4型纸，其幅面为210mm×297mm。

页边距一般为：上下边距为2.54厘米，左右边距为3.17厘米。（可根据行文内容进行调整）。

双面印刷，左侧装订（一般为2颗订），钉距适当（一般为上三分之一处、下三分之一处）、无坏钉、无漏钉、无重钉，整齐牢固。

（二）行文格式主要要求

1.标题：字体一般宋体、黑体，字号要大于正文的字号，一般用2号小标宋体（白体/衬线字体，较易辨识，也因此

易读性较高，多用于正文、报刊杂志内文）字（加粗）或二号黑体（无衬现字体，标题、表格内用，显着、醒目。不用于内容因易疲倦导致重读跳读），可分一行或多行居中排布。

多行标题的常见的一个问题：回行题式不规范。根据国家发文规定：“回行时，要做到词意完整”。但实际操作中却往往使标题产生歧义，如：

中共××县委××县人民政府

关于进一步整治和改善经济

发展环境的实施意见

2.正文：标题下空一行（为标题字号的距离）开始，正规字体一般用仿宋体，字号一般为3号。文中如有小标题可用3号小标宋体字（加粗）或黑体字。对齐方式一般采用两端对齐。（但为了节约纸张、方便阅读，要求上交的文件字体为仿宋体，字号为4号，小标题为4号宋体加粗或黑体）

3.结构层次：正文中的如有多个层次，则第一层应标为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

4.表格：正文中如有表格，需要将其从中抽出作为公文的附件单独表述。正文中穿-1-

插表格，往往隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便。但有的公文中也常穿插一些小表格。（另：若文档为表格形式，其文件标题不包含在表格内排版）

5.附件：公文如有附件，在正文下空1行左空2中文字