对企业档案管理创新工作的

管理与实践经纬

办公室业务・office opertions 61办公室业务2012・6文／温碧梅对企业档案管理创新工作的探讨

【摘要】随着信息化、网络化进程加快，传

统的档案管理模式已不能适应现代形势发展

的需要，如何以创新的思想拓展档案多元化

服务是一个值得档案工作者思考和探讨的问

题。基于此，本文分析并找出了企业档案管

理存在的问题和不足，作者针对这些问题做

了有益的探讨，并提出了档案管理创新的思

路与对策。

【关键词】企业档案；管理；创新工作随着现代化企业的不断发展，各种

档案资料也大量产生，电子档案的产生

与运用，新型信息材料的出现，现代记录

方式的运用等，都给档案工作带来了新

的课题，传统的档案管理模式也必须进

行改革和创新，才能适应现代经济体制

下企业对档案工作的要求。但是由于种

种原因，有的企业对档案工作重视不够；

有的档案工作者的创新意识不强，这些

问题的存在已经阻碍了档案事业的发展。

一、企业档案管理存在的问题与不足

1．大档案意识不强。在以经济建设

为中心的社会背景下，有些人认为档案

工作的改革和发展似乎并不重要；企业

也常把有限的财力用在促进生产的发展

上，在档案管理工作上缺乏主动性和自

觉性；不能把档案工作与经济建设及企

业各项建设结合起来。

2．改革意识不强。目前，不少企业

尤其是国有大型企业的经营者，总认为

档案工作属于附属工作，按老一套做好

服务工作就行，导致在发展思路上存在

片面性，管理体制上存在单一性，工作方

式上存在封闭性，服务手段上存在原始

性，致使档案工作的改革缺少动力，止步

不前。

3．创新意识不强。档案管理部门长

期形成的思维定势也使档案的管理者害

怕承担改革的风险，安于现状的思想还

比较严重，档案管理部门一些档案工作

者不求有功但求无过，缺乏创新意识和

自强意识。

4．主动性不强。对新时期档案工作缺乏全面的认识，“等”、“靠”、“要”的思想有很大市场；服务手段滞后，影响档案服务功能的发挥，档案信息服务窗口的作用不大。

二、企业档案管理创新思路与对策1．思想观念要创新。创新就是要打破许多旧的思想障碍和条条框框。在当今社会，档案事业发展的诸多问题，没有现成的答案，也没有经验可以借鉴，唯有解放思想，更新观念，大胆试，大胆闯，才能在探索中前进，创新中发展。随着社会信息化进程的不断加快，企业档案信息化建设也全面铺开。搞信息化数字档案建设，设备是基础，而人是决定因素。因此，培养和造就一批档案信息化建设的人才，建立一支能够掌握信息技术、精通信息管理、结构合理、工作高效、适应信息化建设和管理需要的企业档案信息工作队伍成了重中之重。不但要提高档案管理人员的网络知识，还要增强他们的法律和安全意识，才能使档案工作者在档案资料数字化的今天立于不败之地。2．服务机制要创新。档案工作者要进一步开阔视野，对档案工作服务机制进行积极的探索和实践，拓宽服务领域，改进服务方式，完善服务手段，最大限度地满足企业和社会需求，更好地为领导决策服务。只要符合客观规律，有利于企业的发展，就要大胆地实践，大胆地尝试。多年来，尽管档案部门在服务企业和社会的现代化建设方面取得了一定成绩，做出了应有的贡献，但是随着科学技术的飞速发展，信息时代的到来，网络的普及，市场经济的建立和完善，企业档案工作也面临着新的机遇和挑战。近年来，随着企业外闯市场力度的加大，国有企业到境外开拓市场已形成一定规模，国有企业档案部门，如何管理外闯市场中产生的各种档案，特别是如何开展境外的科技档案管理工作是值得档案部门深入研究的新课题。3．工作方式方法要创新。传统的档

案服务是提供文本类文献和科技档案的

查阅。随着科学技术迅猛发展，网络信息化的普及，市场经济逐步建立和完善，人们的工作、生活方式都发生了根本性的变化，用户对档案的服务工作逐渐呈现出数字化、多媒体、跨时空、跨地域的需求，不再仅满足于传统服务中的文本、事实和数据的需要，而是尽可能地获取电子文档和网络信息。因此，企业档案的数字化和网络化就走进了我们日常的工作中来。企业档案网络建设要从企业的市场经营性、产业效益性、形象品牌性角度出发去建设和开发档案信息资源。及时了解企业的工作重点、企业的产品生产和经营情况，及时了解管理人员和技术人员的档案需求，有的放矢地开展工作。在网络建设中要统一规划，统一协调，进行细致的调研分析，制定档案信息网络建设的整体规划，合理配置资源，对工作进行合理安排。4．档案工作者的服务意识要创新。档案工作者的服务意识要创新，就要强化服务意识。规范服务工作程序，不断提高服务工作的质量和水平，充分挖掘档案资源的利用价值，不断深化档案服务的广度、深度，提升档案利用工作的科技含量。陈旧的档案服务意识是阻碍档案利用工作的重要因素之一。目前不少档案人员对档案工作的地位和作用认识不到位，停留在旧的档案服务意识上，基本处于“你来我查，你问我答”、“重藏轻用”的被动局面，宝贵的档案信息资源不能被开发和利用，造成信息资源的浪费。因此要变“你来我查，你问我答”为“主动介入，积极服务”，对重大引进项目档案人员要全过程跟踪管理。从合同的签定、设备的引进、资料的归档都要有档案人员全程参与，纠正以往设备引进后基础资料上交不及时或归档不全的恶习，使新引进设备基础资料的归档率达到100％。若无有超前的服务意识，工作中仅仅是“蹲班守摊式”的服务，也许这次的土地资源调查仍然不会有一个圆满的结局。(作者单位：广东电网公司惠州供电局)