历史档案的利用与建设探析

历史档案的利用与建设探析

摘要：随着历史档案存储的网络化信息化，其利用状况得到逐步改善，尽管在其建设中还存在诸多问题，正确分析问题所在多促进其应用具有重大作用。

关键词：利用与建设历史档案分析

随着社会对历史档案的关注及其存储的网络化信息化，其利用状况得到逐步改善，正在不断满足广大用户对历史档案的需求，开辟了历史档案利用的新局面。

1、历史档案利用特点

中华民族五千多年的文明史形成了数量巨大，种类繁多的历史档案，当前我国历史档案利用呈现如下特点:

1.1 以实地查询为主，以网络查询为辅

由于受到档案目录片检索的限制，历史档案利用活动无法摆脱档案馆，只能到档案馆实地查询。随着社会信息化、网络化程度逐渐提高，一方面用户要求历史档案的利用方式更易于操作、更便捷，一方面档案馆在数字时代发展需要探索新的发展途径，因此，历史档案新的利用方式如雨后春笋般发展起来。在历史档案实地查询的基础上，目前各级档案馆普遍采取的是档案原件直接利用与缩微文档利用、电子文档利用相结合的几种方式。各级各类档案馆在积极建立本地检索系统，完善检索目录帮助用户实施检索行为的同时，借助网络平台开展网上检索，还可借助其他方式如电话、传真、电子邮件等方式提供利用历史档案。

1.2 利用主体多元化，利用数量呈增长态势

早期主要是党政机关的工作人员以及科研学者，随着公众对历史档案的关注不断提升，其用户范围也逐步扩大，一些党派团体、基层组织、企业公司也成为历史档案的用户。现在利用者主要是编史修志的利用者、开展科学研究的利用者，个人利用者。

1.3 历史档案用途呈现多样化

长久以来，历史档案的主要利用目的就是编史修志，利用历史档案特有的凭证作用为专家学者提供服务。历史档案的另一个用户主体是一些科研院所、高校以及各机关事业单位的专家学者，其为完成科研课题、学术论文、毕业论文、人物传一记等学习、工作任务需要利用大量历史档案。

2、历史档案网络服务建设存在的问题及原因分析

2.1 区域发展不平衡

受地区经济发展、技术水平、人才队伍等多方面因素的影响，历史档案网络服务建设呈现区域性发展不平衡的现象。东部地区历史档案网络服务建设情况要好于中部地区、西部地区。无论是提供网络检索的历史档案的数量，还是历史档案的检索形式，东部地区都有一定的优势。

2.2 供网络查询的历史档案资源有限

一是供检索的历史档案资源数量不足。虽然我国可用的历史档案资源丰富，但在历史档案数字化副本的数量方面，目前提供历史档案网上检索服务的档案网站中可供检索的资源还极为匾乏，检索范围比较狭窄。二是供检索的历史档案著录层级不深。虽然绝大部分省级档案网站提供了历史档案目录网络检索功能，但是提供的历史档案资源多数为案卷级、文件级目录，甚至提供全宗级的目录。历史档案网上服务受到目录层级不深的限制，无法满足用户对历史档案日益增长的需求。

2.3 检索系统不完善，缺少导航系统

档案网站为用户查询历史档案提供的检索方式主要包括检索窗式、目录树式和浏览检索结合式。有的档案网站要求通过关键字进行检索，一些高级检索则提供了档号、题名、起始时间、终止时间、全宗名称等多个检索项，经调查发现绝大多数的档案网站都没有为用户提供必要的说明信息，以辅助及引导用户的检索行为，这不仅导致用户检索的时间成本增加，还直接影响历史档案的查全率及查准率。可见档案网站在检索导航方面还有欠缺的地方，未能站在用户的角度上开展服务工作。

2.4 不能实现馆间历史档案的互操作

一是无法实现网站内无缝链接，致使目录无法与网站内的相关信息进行有效对接，很多存在于网站的历史档案全文信息无法在检索栏目中获得，用户不得不浏览所有可能提供资源的栏目以确定网站中是否存在所需信息。由于网站内各栏目相互独立，降低了用户的检索效率，增加了时间成本。二是仅提供本地档案馆馆藏。除了第一历史档案馆和第二历史档案馆外，其他省级档案馆网站上提供的档案资源都仅限于其所在地实体档案馆馆藏的数字副本，除了与其他同级档案馆网站主页提供链接之外毫无联系。互联网中的档案馆网站各行其是、各自为政，各自拥有丰富的信息资源，却无法实现档案馆之间的交互，无法实现各档案馆之间历史档案资源的共享。

3、历史档案网络服务存在问题的原因分析

历史档案网络服务正处于探索阶段，尽管还存在诸多问题，但一定要正确认识，正确分析，找出症结所在，就目前来看，主要原因有:(1)受地区经济、技术

水平制约。历史档案网上服务建设是一项系统工程，从历史档案数字化开始，历史档案数字化副本上网，到网络的管理与维护都需要技术的支撑、资金的支持。东部地区相对于中部、西部地区来说经济较为发达，对档案领域投入的资金也较多。东部地区不仅拥有大量的金，先进的技术，还有高水平的人才队伍，在发展历史档案网络服务方面占有绝对优势。(2)档案馆对网站建设不够重视。经济、技术对历史档案网络服务检索有重要影响，但不是唯一的影响因素。档案馆及档案工作者对历史档案网络服务的认识水平和敏感程度对网络服务建设的开展也存在不可小觑的影响。在经济、技术允许的条件下，只有档案工作者认识到提供历史档案网络服务是时代的要求，顺应时代潮流，积极建设历史档案网上服务项目，才能最大化实现历史档案的内在价值，满足用户的信息需求。(3)一些档案网站建设还处于初级阶段，功能不完善。我国的档案网站建设还处于初期阶段。很多档案馆网站刚刚建立起来，还无暇顾及档案网站的具体资源内容，随着网站建设的不断完善与健全，历史档案网络服务的功能也将逐步实现检索，还可借助其他方式如电话、传真、电子邮件等方式提供利用历史档案。历史档案提供利用的方式更加多样化、更加便捷。

参考文献

[1l陈永生.档案可利用情况的数据分析—档案充分利用问题研究之一[J].档案学研究,2007(3).