浅谈如何抓好档案收集工作

浅谈如何抓好档案收集工作

作者：周霭

来源：《办公室业务（上半月）》 2019年第6期

文/深圳市文档服务中心? 周霭

【摘要】档案管理工作是构成档案事业发展的基础部分，而档案收集工作则是形成档案管

理的出发点，只有在档案收集中发挥良性操作功能并且重视档案收集工作的每一个具体的阶段

和环节，才有可能促成档案管理的有效完成。而抓好档案收集工作的初始任务则在于档案收集

人员对于档案管理这项工作的态度和主体意识，以及在意识的指引下形成的业务执行和业务能

力的发挥，还包括了在具体的档案收集中所使用到的档案管理系统技术的持续支持。

【关键词】档案收集；档案管理；制度管理

档案收集工作本质上是为了服务经济社会和人民群众，需要对众多具备过程发展的活动进

行记录和总结。档案往往需要展现或者留存真实活动中发生的真实事件，以及在这场活动中每

一个具体人员所发挥的作用。文件档案的服务功能的发挥主要依赖于在进行档案管理中，是否

充分利用了档案管理的作用以及是否在档案管理中提高了服务质量等。因此档案的收集工作首

先需要明确提高服务质量的要求。

一、提高档案收集的积极态度和意识

进行档案收集的工作人员往往会在长时间的工作环境中身心疲劳，包括对这一项任务本身

的活力的质疑，并认为档案收集不过是在例行公事，完成具体事件的整理和编档成册，而无法

在其中发掘能够促进事业发展或者个体视野发展的工作。并且档案收集工作的枯燥性和乏味性

也使得工作人员容易产生对工作本身的厌恶和质疑，从而导致在进行档案收集工作中难以形成

较为积极的心态和意识，在这一点上就需要提高档案管理收集阶段的工作人员工作性质和热情。工作任务本身是具有一定的规范和原则的，因此从工作内容和性质本身出发进行的调整往往难

以形成较大规模和较为持久的影响。因此需要对档案收集工作人员进行人为主观意识的调整，

需要档案收集人员能够在良好适应档案收集工作的基础上进行积极性的调整，使得工作人员能

够在工作中发现一定的人生价值和人生乐趣。而要在枯燥的工作任务中发现乐趣便需要工作人

员能够明晰档案收集在社会经济发展中的重要作用，需要管理者及时利用员工培训机会来促进

员工对于自身工作的认同，包括在培训时引入档案收集的各种重要用途，并通过收集不同形式

和内容的档案来证明档案收集的重要性。另外还需要注意的是档案收集讲究针对性和准确性，

虽然在大多数档案收集过程中主要重视的是档案收集的广泛和全面，但缺乏准确和针对性的档

案收集则容易使得身处其中的工作人员缺乏目标而难以持续保持工作热情的状态。事实上这一

问题在现代社会的工作中具有一定的普遍性，但由于档案管理工作本身的重要性以及针对每一

个具体的事件的记录具有一定的差异。但很多情况下都需要用到本次档案收集活动中的材料，

而无法确定的是哪些材料在后期的活动中被搁置，导致工作人员可能会产生一定的侥幸心理，

会认为自身所处理的档案收集工作可能会是后期不被用到的部分，因此在具体的收集活动中缺

乏应有的认真心态。

二、完善档案收集工作制度和准则

仅仅依靠员工自身的反省和提高积极性远远无法保证档案收集的质量，而档案收集工作的

重要性也会使得任何制度的漏洞都会在档案管理中浮现，档案本身的属性和社会各界对于档案

管理的需求共同促使着档案管理制度的完善。而具体的档案收集工作制度和原则的完善则首先

需要明确每一份档案的具体属性和众多档案的分类标准，并且单一机构的档案收集分类标准应

该具有一致性以保证档案收集的工作人员都能够致力于共同的收集目标。其次还需要明确认识

各项活动中的过程记录的重要内容，在进行档案收集前往往需要对活动本身进行充分了解，并

在档案管理委托方的指导下充分了解档案收集所需要注意的事项，在这一点上需要充分完善档

案收集与委托方之间合作关系的制度和准则，需要双方建立一定的共识来促成档案收集的良性

发展。

委托方在进行档案管理委托时往往是源于自身缺乏一定的精力和时间来处理这部分业务，

但对于这部分业务的管理质量仍然具有一定的要求，以及需要在进行档案收集时能够充分结合

机构本身的特色和管理方式，在合作中通过及时的交流形成合作共赢的状态。在这一点上需要

档案收集方提供自身在档案管理工作中已经形成的制度和原则，并且双方需要交换不同的制度

原则来提高认知，同时也需要在合适的情况下根据不同的要求来调整制度和原则的内容以形成

较为灵活的处理方式。

但在档案收集工作中需要保证基本的制度内容不被影响以及需要严格遵守档案管理中的核

心业务处理标准。合作过程中的坚守和调整都是为了解决不同情况或不同模式下的管理要求，

但作为以档案管理为基础业务的机构，则需要根据时代发展特征和行业变化来形成自身制度的

调整，需要在档案收集工作中提高收集活动的准则规范，这一准则规范需要结合社会的普遍需

求来进行管理，包括在进行档案收集工作中不能够进行收集的内容以及需要广泛收集的内容等。另外制度和准则的规范性建立和调整的依据需要结合当下社会中具体的档案需求以及行业内发

展的行业准则，以及获取行业发展的前沿研究技术来巩固自身机构内部的制度规范并进行适应

性的调整。

三、提升档案收集工作技术支持水平

现阶段用于档案管理的系统技术发展水平逐渐提升，也因为计算机互联网技术的飞速发展

使得档案收集工作面临巨大的转变，以往档案收集活动中往往重视对时间的文字登记，所使用

到的是不同内容的纸张登记方式。这一登记方式已经延续了很长的时间而没有得到彻底改变，

而计算机系统的出现则转变了档案收集工作的工作特性。

现阶段利用计算机系统和网络系统进行档案收集已经成为档案管理工作的常态，与档案管

理中强调前台技术支持的搜寻和管理功能有所不同，档案收集工作更加强调了技术支持系统的

后台服务，要求在进行档案收集工作时需要将不同形式的内容利用不同方法归纳成文字档案。

当然在某些特殊情况下以及缺乏编辑成为文字的情形下便可以仅仅保留原始数据状态，但能够

形成文字版档案的内容则需要尽可能编辑成为文字。

档案收集工作中需要注意的技术还包括了利用不同平台进行活动过程的收集，现如今很多

事件的发生呈现着易逝的状态，也就是说在缺乏系统整理过程的基础上事件就可能戛然而止，

而在这种情况下进行档案收集则具有一定的困难，类似的档案收集困难还有很多年代久远的档

案收集工作，在部分情况下需要使用年代久远的事件发生经过和具体内容，相对于现阶段形成

的及时的网络编辑记录，传统档案管理阶段造成的档案收集进程不足的弥补工作是较为困难的。

在这一点上需要结合档案收集工作中使用到的各项技术来形成现阶段的档案收集工作的完

整运行，以避免在以往阶段形成的档案收集工作的各项遗憾来形成较为完善的档案。另外还需

要注意的是档案收集应该充分结合技术系统支持使得某些事件在发生过程中会自动形成一定形

式的档案保留，再经由发生时间或地点等其他因素的增加来完善事件发生过程的记录，从而保

证事件发生在档案收集活动中使照片呈现完整的状态。可以利用到的形式在现阶段包括了远程

摄像或语音记录或者社交平台数据记录等，而现场的状况则需要结合不同视角和路人形成的完

整的事件发生过程记录来完善，从而在技术系统支持下完善档案收集记录。