高校信息化采购平台建设_张利格

高校信息化采购平台建设

张利格，聂　浩，赵志红

（北京航空航天大学实验室及设备管理处，北京　１００１９１

）摘　要：分析了高校采购管理部门在仪器设备采购具体操作上存在的问题和信息化建设的迫切性，研究了高校信息化采购发展的现状及尚需改进的几个问题，提出了建设符合高校实际情况的信息化采购平台建设思路，详细分析了信息化采购平台的功能需求和实现方式。信息化采购平台对提高采购效率和资金使用效益、规范采购、全面提升高校采购管理服务能力具有重要意义。关键词：高校；仪器设备；信息化采购

中图分类号：Ｇ６４７ 文献标志码：Ａ 文章编号：１００２－

４９５６（２０１４）１－０２３１－０４Ｒｅｓｅａｒｃｈ　ｏｎ　ｃｏｎｓｔｒｕｃｔｉｏｎ　ｏｆ　ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｙｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎｉｚａｔｉｏｎ　ｐｒｏｃｕｒｅｍｅｎｔ　ｐ

ｌａｔｆｏｒｍＺｈａｎｇ　

Ｌｉｇｅ，Ｎｉｅ　Ｈａｏ，Ｚｈａｏ　Ｚｈｉｈｏｎｇ（Ｌａｂｏｒａｔｏｒｙ　ａｎｄ　Ｅｑｕｉｐｍｅｎｔ　Ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ　Ｄｅｐａｒｔｍｅｎｔ，Ｂｅｉｈａｎｇ　Ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｙ，Ｂｅｉｊｉｎｇ　１００１９１，Ｃｈｉｎａ）Ａｂｓｔｒａｃｔ：Ｔｈｅ　ｄｒａｗｂａｃｋｓ　ｏｆ　ｔｈｅ　ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｙ　ｐｒｏｃｕｒｅｍｅｎｔ　ａｄｍｉｎｉｓｔｒａｔｉｏｎ　ｉｎ　ａｃｔｕａｌｉｔｙ　ａｒｅ　ｄｅｓｃｒｉｂｅｄ　ｉｎ　ｄｅｔａｉｌ，ａｎｄｔｈｅ　ｕｒｇｅｎｃｙ　ｏｆ　ｔｈｅ　ｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎｉｚａｔｉｏｎ　ｃｏｎｓｔｒｕｃｔｉｏｎ　ｉｓ　ａｎａｌｙｚｅｄ．Ｔｈｅ　ｄｅｖｅｌｏｐｍｅｎｔ　ｓｔａｔｕｓ　ｏｆ　ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｙｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎｉｚａｔｉｏｎ　ｐｒｏｃｕｒｅｍｅｎｔ　ｐｌａｔｆｏｒｍ　ａｎｄ　ｓｅｖｅｒａｌ　ｉｓｓｕｅｓ　ｎｅｅｄｅｄ　ｔｏ　ｂｅ　ｉｍｐｒｏｖｅｄ　ａｒｅ　ｓｔｕｄｉｅｄ．Ｔｈｅ　ｉｄｅａｓ　ｏｆｃｏｎｓｔｒｕｃｔｉｎｇ　ｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎｉｚａｔｉｏｎ　ｐｒｏｃｕｒｅｍｅｎｔ　ｐｌａｔｆｏｒｍ　ａｃｃｏｒｄｉｎｇ　ｔｏ　ｔｈａｔ　ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｙ　ｃｈａｒａｃｔｅｒｉｓｔｉｃｓ　ａｒｅ　ｐｒｅｓｅｎｔｅｄ．Ｆｕｎｃｔｉｏｎａｌ　ｒｅｑｕｉｒｅｍｅｎｔｓ　ａｎｄ　ｉｍｐｌｅｍｅｎｔａｔｉｏｎｓ　ｏｆ　ｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎｉｚａｔｉｏｎ　ｐｒｏｃｕｒｅｍｅｎｔ　ｐｌａｔｆｏｒｍ　ａｒｅ　ａｎａｌｙｚｅｄ　ｉｎ　ｄｅｔａｉｌ．Ｉｔ　ｉｓ　ｉｍｐｏｒｔａｎｔ　ｆｏｒ　ｉｍｐｒｏｖｉｎｇ　ｐｒｏｃｕｒｅｍｅｎｔ　ｅｆｆｉｃｉｅｎｃｙ　ａｎｄ　ｃａｐｉｔａｌ　ｅｆｆｉｃｉｅｎｃｙ　ａｎｄ　ｓｔａｎｄａｒｄｉｚｉｎｇ　ｔｈｅ　ｐｒｏｃｕｒｅｍｅｎｔｐ

ｒｏｃｅｓｓ．Ｋｅｙ　

ｗｏｒｄｓ：ｃｏｌｌｅｇｅｓ　ａｎｄ　ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｉｅｓ；ｉｎｓｔｒｕｍｅｎｔｓ　ａｎｄ　ｅｑｕｉｐｍｅｎｔ；ｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎｉｚａｔｉｏｎ　ｐｒｏｃｕｒｅｍｅｎｔ收稿日期：２

０１３－０６－２７作者简介：张利格（１

９７８—），女，河北藁城，博士，助理研究员，主要研究方向为设备采购与管理．

Ｅ－ｍａｉｌ：ｚｈａｎｇｌｉｇ

ｅ＠ｂｕａａ．ｅｄｕ．ｃｎ 仪器设备采购是高校预算支出中的重要科目，

上级部门对执行政府采购的要求也愈加规范和具体。就设备采购管理手段来说，传统的手工和以纸质媒介为基础的高校仪器设备采购已不能适应当前我国高等教

育发展的需要［

１－

４］。由于没有实用的信息化采购平台，学校各部门独立进行记账式的管理，不能全面掌握历史数据和采购工作进程，使计划制定、领导决策具有一定难度。此外，由于没有实现信息共享，各部门不能及时沟通和对接，工作效率难以提升。

１　传统采购方式存在的问题

（１

）审批环节多，业务操作衔接不畅，工作效率降低。由于政府采购和招投标相关法律法规对财政性资金使用有要求，对不同种类、不同价格区间的仪器设备

以及是否为进口货物等办事流程都不相同。对于学校限定额度以下的仪器设备，用户可以自行采购，程序相对简单；而对于需要招标采购的仪器设备，如果是进口的，还需要履行进口审批程序和招标程序，然后才能采购，程序繁杂，结果导致采购周期长，工作效率低，服务

质量难以提升［

５－

６］。（２

）不利于采购过程公开和透明。由于没有规范的信息共享平台，监督渠道单一，用户和产品潜在的供应商不能实时了解采购项目的相关信息，不能实现采购过程的完全透明。例如公开招标的项目，需要经过提交申请、部门审批、委托采购代理机构、提交技术要求、招标文件论证、发布招标公告、投标、开标、定标、公示、发中标通知书和最终签订合同等多个环节，所需周期长。如能借助信息化采购平台，及时公开采购信息，拓宽监督途径，则可以为采购的公正、透明提供强大的技术支持。

（３）数据处理功能低。目前管理人员大多使用传统的Ｅｘｃｅｌ工具来进行数据的录入、

汇总及统计，但是ＩＳＳＮ　

１００２－４９５６ＣＮ１１－２０３４／Ｔ 实　验　技　术　与　管　理Ｅｘｐｅｒｉｍｅｎｔａｌ　Ｔｅｃｈｎｏｌｏｇｙ　

ａｎｄ　Ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ 第３１卷　第１期　２０１４年１月Ｖｏｌ．３１　Ｎｏ．１　Ｊａｎ．２０１４

随着数据的不断增多，Ｅｘｃｅｌ工具表现出关联性差，不易于查询、更新、维护等缺陷，使数据的统计、共享、对比、检索、输出等有一定困难，使计划制订、领导决策等具有一定难度。

由此看来，创新管理模式，推进高校采购业务信息化势在必行，它是实现采购业务流程规范化、标准化、透明化的技术保障，是提升高校采购管理水平的一个重要手段。信息化采购平台的应用，将有效提高工作效率和采购信息数据处理的能力，使采购过程更加规范和透明，对提高采购资金使用效益具有重要意义。

２　信息化采购发展现状和不足

当前，越来越多的高校开始推进信息化采购平台

建设，并取得了一定的成绩［

７－

１０］。２００３年６月，

中山大学投入使用了信息化采购系统，这是国内高校使用较早、功能较为完整的电子采购平台。“中山大学网上竞价系统”定位在服务于单价、批量或成套小于１０万元的标准化仪器设备的零星采购，涵盖了从用户申购、部门审批、信息发布、供应商报价、合同签订、验收、服务评价及采购监督等高校仪器设备采购的所有环节。此后，该系统升级为共享平台系统“高校仪器设备竞价网”

，并在全国高校推广应用。华南师范大学于２００４年启用了物资供应管理系统，进行物资采购的网上申报和审批。２００７年，该校新开发了功能更为完善的网上政府采购系统，基本实现了学校政府采购全流程的信息化。

厦门大学于２０１１年开发启用了“物资采购管理系统”，实现了采购申请、审批等环节的信息化，同时也在着手开发网上竞价系统。

此外，中南大学、河海大学等高校也已启用了自己开发的仪器设备网上竞价系统。大连海事大学、温州大学、新疆大学等高校对信息化采购也作了较为深入的研究和探索［１１－

１２］，初步设计并实现了设备采购管理

信息系统。

高校仪器设备采购信息化建设虽取得了一定的成效，但总体来说仍处于尝试阶段，部分高校信息化采购建设刚刚起步，有些功能还不够完善，难以发挥应有的作用。

（１

）不能实现信息共享，实用化程度低。当前，虽然高校资产管理、采购中心、财务部门、实验室管理等管理部门都实现了不同程度的信息化管理，但是由于部门之间缺乏相互合作，各信息化平台不能对接，造成大量数据信息不能共享，重复性劳动依然存在，甚至发生决策冲突。这使信息化系统丧失了优势，实用化程度偏低。

（２

）信息化采购覆盖范围窄，没有实现所有类型设备的信息化采购。当前高校仪器设备采购信息化主要针对限额标准以下的仪器设备采购，对于超过限额标准，需要公开招标采购的仪器设备则还是采用传统方式进行。然而，需要公开招标的仪器设备，其采购流程恰恰是最为复杂的，需要经过需求论证、多部门审批、招标组织等过程，环节多、采购周期长。信息化采购平台应该根据不同的采购需求，按照不同的采购方式，实现“一站化”采购流程，这样才能有效提升工作效率和采购效益，从各个环节掌控采购的进程，也使采购信息数据库更加完备。

（３

）信息化采购平台与国家政策和监管要求结合不紧密。现今，基于不同计算机编程语言的信息化采购系统已经开发出来，并为一些单位所用。但是有些系统尚不能紧密结合国家政策和监管要求。高校仪器设备采购要严格按照《中华人民共和国政府采购法》

、《政府采购货物和服务招标管理办法》、《政府采购信息公告管理办法》等执行，而且具有采购量大、资金渠道多、品种繁杂、专业性强、计划性高、实时性强等特点。信息化平台应从入口、出口、中间流程的操控上与国家政策、学校需求紧密结合，使操作者能够规范操作。

为了使信息化采购平台尽快为高校所用，针对上述问题，结合高校自身特点和实际情况，详细分析了信息化采购平台的功能需求，探索建立切合高校实际、简洁易用、科学合理的信息化采购平台。

３　信息化采购系统的建设思路

根据国家及教育主管部门有关政府采购的规定以

及高校内部职能部门的分工，研究采购活动（申购－采购－签订合同－固定资产建账等整个执行过程）中的执行主体、审批部门及其他参与人员的职能，分析各环节容易出现的问题和漏洞，从廉政反腐的角度充分考虑不同执行主体间的相互制约和监督因素，为公开、公平、公正的采购管理提供有力的技术支撑。图１是我校当前采购活动执行的总体流程图。该流程需要进一步优化，根据不同采购方式的特点和要求，实现申购、部门审批、采购方式确定、采购需求提交和修改、审批单打印、信息发布和采购执行、合同审查、监管、归档、统计等采购流程的全程信息化管理。信息化采购平台应提高信息公开度和透明度，多渠道接受监督部门和公众的监督，并且允许申购人实时查看采购进展状态，形成完备的采购知识数据库，实现与其他部门的数据资源共享。

４　信息化采购系统的功能需求

（１

）明确执行人权限，做好角色划分。信息化采２

３２实　验　技　术　与　管　理