档案的保管与保护培训教材
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录、档案数量与状况统计等 ⑤在档案提供利用工作中形成的文件材料，即全宗指南，机关组 织沿革，档案利用的重要登记等 （2）全宗卷的性质和特点 （3）全宗卷的管理
（四）档案的安全检查
1、档案的定期检查，是按规定时间对档案保 管情况进行检查，具体时间可根据本部门的实 际情况而定。
2、档案的不定期检查一般在下列情况下进行
（三）档案装具 1、档案箱 2、档案架 （四）档案包装材料 1、卷皮 2、卷盒 3、包装纸
二、库房的管理
（一）档案库房管理的任务 1、档案存放位置与排列顺序管理 2、库房温湿度的调节与卫生保洁 3、档案进出库房的控制 4、库房的安全保卫
（二）编号和排架
1、档案库房的编号
5、检查程序
（1）组织检查小组 （2）选定检查形式 （3）确定检查对象 （4）逐项实施检查，并作出记录 （5）写出检查报告 （6）对发现的问题妥善解决
三、档案保管制度
（一）安全保密制度 （二）档案进出库房的登记制度 （三）清洁卫生制度 （四）设备管理制度 （五）库房管理人员的岗位责任制 （六）库房档案的检查制度
名 称 起止号数 楼 层 房 架、 栏 格 间柜
档案存放位置索引（二）
楼：
屋：
架 栏 格 存放档案
、 柜
全 全宗名 宗称
号
房间：
案卷目 案卷目 目录中案卷 录号 录名称 起止号数
5、档案代理卡（又称代卷卡）
全宗号 案卷目录 号
案卷号
移出时期
移往保处
库房管理
单位 名称
经手人 姓名
人员签字 （移出）
3、存放方式
（1）竖放，其优点是存取档案比较方便 （2）平放，其优点是有利于保护档案，缺点
是不便于存取
4、档案存放位置索引
（1）以全宗及其各类的档案为单位，指出它 们的存放地点
（2）以库房、架柜为单位，指出它们存放了 哪些档案
档案存放位置索引（一）
全宗名称：
全宗号：
案卷目录号 案卷目录 目录中案卷
归还 库房管理 日期 人员签字
（收回）
6、全宗卷 （1）全宗卷的内容
①在收集档案工作中产生的文件材料，即移交和接受全宗的文据 ②在档案管理工作中形成的文件材料，即立档单位和全宗的历史
考证，全宗整理工作方案，立卷说明等 ③在档案鉴定工作中形成的文件材料，即档案鉴定材料分析报告、
档案销毁清册等 ④在档案保管、统计工作中形成的文件材料、即档案安全检查记
（3）保护档案的技术措施
二、档案保管与保护工作的任务
（一）档案保管工作的任务 1、建立和维护档案的存放秩序 2、防止档案的损坏 3、维护档案的完整与安全 （二）档案保护工作的任务
三、档案保管与保护工作的要求
（一）档案保管工作的要求 1、账物相等
2、突出重点、兼顾一般
3、处理好档案保管工作与其他业务环节的关 系，处理好“管”与“用”的关系
Leabharlann Baidu
（2）半纤维素和木质素的化学性质
①半纤维素易溶于水 ②木质素具有一定的可塑性，不溶于水 ③木质素在常温下不溶于稀碱、稀酸，但在高
温下，一定深度的酸或碱可使木质素溶解 ④木质素易氧化，尤其在光照下，氧化更快，
（1）库房发生火灾，水灾之后 （2）发现档案被盗或怀疑被盗时 （3）发生虫害、霉烂、水浸等现象时 （4）档案人员调动时
3、档案检查有普查、抽查和重要检查三种形 式
4、档案检查内容 （1）档案数量是否准确、有无遗失 （2）档案受损情况和数量 （3）档案进出、存取登记是否准确 （4）库房管理的各种制度的执行情况等
漏的性能。在楼层安排上应避免“顶天立地”， 即尽可能不用底层和最高层做库房。
3、库房门窗应密封、牢固耐火，具有防强光 和防风沙的功能
4、档案库房要远离易燃、易爆场所和腐蚀性 气源
5、在交通条件方面，即要方便利用，又要便 于必要时档案的疏散搬迁
（二）库房设备
1、温湿度监控调节装置 2、库房防火防盗监控装置 3、空调调备 4、吸湿（加湿）设备 5、库房空气净化装置
第三节 档案的保护
一、档案制成材料的耐久性 （一）档案纸张材料的耐久性 1、造纸原料
（1）纤维素是葡萄糖脱水聚合而成的，其 化学性质主要有：
①不溶于水②不溶于一般的有机溶剂③可以和 水发生水解反应，变为水解纤维素④对酸或霉 很敏感，在酸或霉存在的情况下，纤维素的水 解加快⑤能与氧发生氧化反应，变成易碎的氧 化纤维素⑥怕光，特别是紫外光。在无氧的情 况下，光对纤维素的作用叫做光解作用，在有 氧的情况下，光的作用更大，会发生光氧化反 应，生成氧化纤维素。
2、档案架（柜）的排列和编号
（1）整齐
（2）空间适度
（3）避光通风
（4）统一编号
（三）档案实体的保管
1、档案排架的原则和要求
（1）便于管理。便于档案的存取，便于档案保管人 员熟悉所保管的档案
（2）相对稳定。一旦档案按一定的秩序排列，就不 要随便变动。这不仅是为了避免减少档案的磨损，而 且对管理人员熟悉和掌握馆藏情况也是有必要的
（3）要有益于档案的保密和保护
2、档案排列的方法
（1）按全宗顺序号排列，它对库房空间和全宗实体 的安排比较方便。
（2）全宗分类排列法，它对全宗的系统管理和全宗 的信息控制较为有利。
（3）在我国，通常采用按全宗群排列的方法，即保 持全宗完整的情况下，安排所有全宗存放位置的时候， 尽量将同一时期同一系统相同性质的全宗放在一起， 以保持全宗与全宗之间的联系。
档案保护工作的要求
1、满足不同载体档案材料的特殊保管要求， 确保其安全，延长其寿命
2、以防为主，防治结合。采取有效措施，预 防档案损毁，一旦档案受损，要及时进行妥善 治理。
第二节 档案的保管
一、档案保管工作的条件 （一）档案库房 1、要有足够的使用面积 2、屋顶、墙壁要具有隔热、防潮、防雨雪浸
档案的保管与保护
业务二科 郝辉
第一节 档案保管与保护工作的含义、任务和要求
一、档案管理与保护工作的含义
1、档案的保管含义
档案的保管是指根据档案的成分和状况所采取 的存放和安全防护措施
2、档案保管工作的内容
（1）档案的库房管理，即对库房内档案科学 管理的日常工作
（2）档案流动过程中的保护，即档案在各个 管理环节中的一般的安全保护
（四）档案的安全检查
1、档案的定期检查，是按规定时间对档案保 管情况进行检查，具体时间可根据本部门的实 际情况而定。
2、档案的不定期检查一般在下列情况下进行
（三）档案装具 1、档案箱 2、档案架 （四）档案包装材料 1、卷皮 2、卷盒 3、包装纸
二、库房的管理
（一）档案库房管理的任务 1、档案存放位置与排列顺序管理 2、库房温湿度的调节与卫生保洁 3、档案进出库房的控制 4、库房的安全保卫
（二）编号和排架
1、档案库房的编号
5、检查程序
（1）组织检查小组 （2）选定检查形式 （3）确定检查对象 （4）逐项实施检查，并作出记录 （5）写出检查报告 （6）对发现的问题妥善解决
三、档案保管制度
（一）安全保密制度 （二）档案进出库房的登记制度 （三）清洁卫生制度 （四）设备管理制度 （五）库房管理人员的岗位责任制 （六）库房档案的检查制度
名 称 起止号数 楼 层 房 架、 栏 格 间柜
档案存放位置索引（二）
楼：
屋：
架 栏 格 存放档案
、 柜
全 全宗名 宗称
号
房间：
案卷目 案卷目 目录中案卷 录号 录名称 起止号数
5、档案代理卡（又称代卷卡）
全宗号 案卷目录 号
案卷号
移出时期
移往保处
库房管理
单位 名称
经手人 姓名
人员签字 （移出）
3、存放方式
（1）竖放，其优点是存取档案比较方便 （2）平放，其优点是有利于保护档案，缺点
是不便于存取
4、档案存放位置索引
（1）以全宗及其各类的档案为单位，指出它 们的存放地点
（2）以库房、架柜为单位，指出它们存放了 哪些档案
档案存放位置索引（一）
全宗名称：
全宗号：
案卷目录号 案卷目录 目录中案卷
归还 库房管理 日期 人员签字
（收回）
6、全宗卷 （1）全宗卷的内容
①在收集档案工作中产生的文件材料，即移交和接受全宗的文据 ②在档案管理工作中形成的文件材料，即立档单位和全宗的历史
考证，全宗整理工作方案，立卷说明等 ③在档案鉴定工作中形成的文件材料，即档案鉴定材料分析报告、
档案销毁清册等 ④在档案保管、统计工作中形成的文件材料、即档案安全检查记
（3）保护档案的技术措施
二、档案保管与保护工作的任务
（一）档案保管工作的任务 1、建立和维护档案的存放秩序 2、防止档案的损坏 3、维护档案的完整与安全 （二）档案保护工作的任务
三、档案保管与保护工作的要求
（一）档案保管工作的要求 1、账物相等
2、突出重点、兼顾一般
3、处理好档案保管工作与其他业务环节的关 系，处理好“管”与“用”的关系
Leabharlann Baidu
（2）半纤维素和木质素的化学性质
①半纤维素易溶于水 ②木质素具有一定的可塑性，不溶于水 ③木质素在常温下不溶于稀碱、稀酸，但在高
温下，一定深度的酸或碱可使木质素溶解 ④木质素易氧化，尤其在光照下，氧化更快，
（1）库房发生火灾，水灾之后 （2）发现档案被盗或怀疑被盗时 （3）发生虫害、霉烂、水浸等现象时 （4）档案人员调动时
3、档案检查有普查、抽查和重要检查三种形 式
4、档案检查内容 （1）档案数量是否准确、有无遗失 （2）档案受损情况和数量 （3）档案进出、存取登记是否准确 （4）库房管理的各种制度的执行情况等
漏的性能。在楼层安排上应避免“顶天立地”， 即尽可能不用底层和最高层做库房。
3、库房门窗应密封、牢固耐火，具有防强光 和防风沙的功能
4、档案库房要远离易燃、易爆场所和腐蚀性 气源
5、在交通条件方面，即要方便利用，又要便 于必要时档案的疏散搬迁
（二）库房设备
1、温湿度监控调节装置 2、库房防火防盗监控装置 3、空调调备 4、吸湿（加湿）设备 5、库房空气净化装置
第三节 档案的保护
一、档案制成材料的耐久性 （一）档案纸张材料的耐久性 1、造纸原料
（1）纤维素是葡萄糖脱水聚合而成的，其 化学性质主要有：
①不溶于水②不溶于一般的有机溶剂③可以和 水发生水解反应，变为水解纤维素④对酸或霉 很敏感，在酸或霉存在的情况下，纤维素的水 解加快⑤能与氧发生氧化反应，变成易碎的氧 化纤维素⑥怕光，特别是紫外光。在无氧的情 况下，光对纤维素的作用叫做光解作用，在有 氧的情况下，光的作用更大，会发生光氧化反 应，生成氧化纤维素。
2、档案架（柜）的排列和编号
（1）整齐
（2）空间适度
（3）避光通风
（4）统一编号
（三）档案实体的保管
1、档案排架的原则和要求
（1）便于管理。便于档案的存取，便于档案保管人 员熟悉所保管的档案
（2）相对稳定。一旦档案按一定的秩序排列，就不 要随便变动。这不仅是为了避免减少档案的磨损，而 且对管理人员熟悉和掌握馆藏情况也是有必要的
（3）要有益于档案的保密和保护
2、档案排列的方法
（1）按全宗顺序号排列，它对库房空间和全宗实体 的安排比较方便。
（2）全宗分类排列法，它对全宗的系统管理和全宗 的信息控制较为有利。
（3）在我国，通常采用按全宗群排列的方法，即保 持全宗完整的情况下，安排所有全宗存放位置的时候， 尽量将同一时期同一系统相同性质的全宗放在一起， 以保持全宗与全宗之间的联系。
档案保护工作的要求
1、满足不同载体档案材料的特殊保管要求， 确保其安全，延长其寿命
2、以防为主，防治结合。采取有效措施，预 防档案损毁，一旦档案受损，要及时进行妥善 治理。
第二节 档案的保管
一、档案保管工作的条件 （一）档案库房 1、要有足够的使用面积 2、屋顶、墙壁要具有隔热、防潮、防雨雪浸
档案的保管与保护
业务二科 郝辉
第一节 档案保管与保护工作的含义、任务和要求
一、档案管理与保护工作的含义
1、档案的保管含义
档案的保管是指根据档案的成分和状况所采取 的存放和安全防护措施
2、档案保管工作的内容
（1）档案的库房管理，即对库房内档案科学 管理的日常工作
（2）档案流动过程中的保护，即档案在各个 管理环节中的一般的安全保护