会议体系文件大全

公司会议体系文件汇编

总经办

2017年10月

目录

摘要 (1)

会议组织流程 (2)

公司会议筹备工作管理办法 (3)

公司视频、电话会议管理制度 (9)

公司会议效果评价表 (12)

公司行政督查管理制度 (14)

公司会议工作督查推进表 (16)

公司会议计划调查表 (18)

摘要

在现代企业管理中，会议管理是企业发展的必要环节，企业决策者和会议管理者通过对会议管理的不断探索和创新，并加强会议环节的管理，将企业经营水平和会议效率直接挂钩。做好会议管理，使企业的经营决策有了优化的方针，进而提高企业管理水平，从而带动企业长足发展。如何实现会议目的，降低会议成本，让会议效果更为显著是现代企业中会议管理的核心。这就要求会议的组织者深入了解会议的目的、种类和体系；掌握如何做好会前准备的要领；主持人如何把控会议的方向；会后如何贯彻会议精神、落实会议安排等等。通过有效的沟通，达到传达讯息、协调矛盾、解决矛盾、资源共享、开发创意、激励士气的作用。贯彻凡会必决、凡决必录、凡录必行、凡行必果的会议原则，确保会议的目的始终明确。坚决反对开没准备的会，反对会议走形式，反对虚实结合，反对会议扩大化或不规范组织，反对浪费会议成本，反对夸夸其谈、言不由衷或沉默不语，反对一言堂，反对召集政治会，反对扰乱会秩序，反对情绪化会议，反对会议人身攻击，反对议而不决，反对决而不行，反对行而无果，严格把控会议走向，自始而终保持会议的积极性、正确性、有效性和目的性，通过对会议进程的整体评价，量化会议效果，全面提高会议管理水平。

会议组织流程

会议组织流程图

公司会议组织工作管理办法

为了加强公司各种会议的组织管理，规范会议行为，提高会议质量和效率，结合公司实际，特制定本办法。

一、确定与会者

（一）确定与会者范围，应考虑以下因素：

1.与会者是否对会议所要实现的目标负有主要或直接责任；

2.与会者是否与会后的行动直接相关；

3.与会者在中心议题方面是否具备专门的知识与经验，能否有助于议题的深化；

4.与会者是否有能力或有权力达成一项决议；

5.与会者是否多余或可无可有；

6.与会者是否能全身心投入会议；

7.与会者是否会妨碍会议总体成效、是否会造成对他人的心理压力，影响他人发言的质量或真实性；

8.必须有效地控制与会者人数。

二、选择开会时间

（一）在会前准备时，必须考虑开会时间的选择，确保全体与会者能够按时出席、安心开会。

（二）选择开会时间要考虑下列因素：

1.会前调查，把握全体与会者方便的时间段。

2.选择与会者中关键人员的最佳开会时间，确保关键人员集中精力开好会议。

3.恰当安排会议时间，避免与管理公司最重要的经营活动冲突，避免会议打乱管理公司工作的正常运行秩序，同时保证生产经营活动中的关键人物能有充足的时间做出安排，不至于因出席会议而影响管理公司效益或效率。

4.力求开短会。如果议程太长，连续开会时间超过半天，就应设法分两个时间段开会。

5.应该注意把握开会的时机，时效性很强的会议要尽早安排。需要酝酿和深思熟虑的会议，可以拖后召开。

三、选择开会地点

（一）会址必须考虑距离的远近以及路线、交通上的方便与否，便于与会者能按时到会。

（二）会场内外必须保持安静，要有良好的通风和照明设施以及室温调控装置，以便与会者能够长时间保持清醒头脑，集中精力参与会议。

（三）会场的空间必须适宜，以平均每个与会者拥有2平方米为宜。

（四）外出留宿开会必须考虑通讯联系的方便、费用开支、衣食起居的舒适，等等。

四、拟订议事日程

（一）应先了解会议或会议中心，以便有所准备和有所考虑，会务人员可以拟订议事日程。

（二）在拟订议程时必须考虑下列要点：

1.重要的或紧急的议案或事项，必须优先列在整个议事日程的前项。反之，

靠后讨论。

2.必须合理分配各项议案或事项的时间。特别重要的事项，要留出足够的时间，必要时标出各议案的时间分配，以便会议主持及与会者控制时间。

3.每次会议议程不必太杂、内容不必太多，以提高会议的效率。必要时可以考虑分两次会议或分阶段讨论同一个议案。

4.为了提醒与会者注意、提前做好准备，议程应至少提前3天交给每一位与会者。

5.如果会议很重要或很复杂，在时间充足的情况下，可以事先要求与会者做相关准备，并指定时间提交与会者建议。归纳汇总的意见可以附在成文的议事日程上，送发全体与会者。

6.提前送发与议程有关的会议资料，以减少会议讨论的时间。

7.会议持续两个小时以上的，应考虑在会议中间安排休息时间。并注意在会议结束后，留出一定的社交时间。

五、会前工作

（一）会议召开之前需要根据工作需要和领导意图拟定会议计划并对其必要性、重要性、可行性进行论证。

（二）例行性和日常工作会议，要将会议活动制成安排表，将会议时间、名称、与会部门及人员、议题、主持者、地点等项填人表中，提前发给领导者和有关部门，以便早做准备和安排。

（三）制定会议预案

会议预案就是会议的筹备方案。在会议召开之前，必须周密、细致地制定会议预案，以保证会议的顺利进行。

1.会议预案中应明确下列内容：

(1)会议名称。即拟定会名，应根据会议的内容、主题和人数等来考虑，切忌名不副实。

(2)会议主题。即召开会议的原因、目的和指导思想。

(3)会期。即会议的起止日期，要根据会议的内容来确定。

(4)出席人数。要依据会议的性质和内容来确定出席人员的范围，既不过宽，也不过严。

(5)会议工作班子及其职责分工。大中型会议应成立相应的会议筹备班子，明确职责分工，做到人有专职、事有专人，既分工负责，又协同配合；

(6)选择与布置会场。会场的选择与布置应根据会议的人数、内容、会场容量等情况综合考虑。

(7)会议的其他活动。如表决、发奖、参观、文娱活动等，也应列入会议预案。

（四）会议组织部门设置

1.会议发起部门，负责会议文字工作以及领导在会议期间交办的事项；负责各种会议文件的印刷、保管、发放、回收以及会议文件的汇集、归档；与会人员编组、签到；

2．市场部，负责会议的宣传报道以及摄影、录像等工作。

3．总经办，负责会议票证准备、会场布置、会间食宿、用车、生活用品供应、返程票购买等后勤保障工作。

（五）准备会议文件

1.规模较大、内容重要的会议，必须提前准备各种会议文件，包括开幕词、