高校人力资源管理中人事档案开发研究

高校人力资源管理中人事档案开发研究

作者：翟永红

来源：《办公室业务（上半月）》 2019年第1期

文/湖北幼儿师范高等专科学校翟永红

【摘要】我国高校的人力资源管理工作普遍存在一些问题。提升该项工作的管理水平离不

开档案管理部门的支持。但在现实工作中，档案管理部门的工作理念较为滞后，其难以为人力

资源管理提供足够的支持。本文将对人力资源管理的需求以及人事档案管理中的问题进行分析，并提出通过档案开发，提升人资管理水平的具体路径。

【关键词】高校；人资管理；人事档案；开发研究

人事档案是记录员工信息的重要载体，依法合理使用这部分信息，可使人力资源管理的科

学性得到提高。但我国高校对于人事档案的开发缺乏足够的重视，以至人事档案的信息数据难

以得到有效利用。因此高校的档案管理部门应当构建新型的管理模式，在完善档案信息并提升

其准确性的同时，增强这部分信息的使用价值。

一、高校人事档案的管理现状

（一）信息化水平较低。我国高校的档案管理，普遍存在信息化程度低的问题。首先，在

电子档案的制作过程中，档案管理部门通常会利用扫描等方式，将纸质档案转换为文档图片。

但这样的方式不利于信息修改与增添。同时传统的管理理念认为，档案信息具有一定的机密性，因此这部分信息较少向人资等部门公开。

（二）档案内容不够丰富。人事档案是我国在上世纪五十年代制定的管理制度，在这一时期，我国的户籍管理较为严格，人员流动的概率不高，因此该时期的档案内容将个人信息与家

庭信息作为主要记录内容。同时受到时代背景的影响，档案记录的政治面貌可在一定程度上反

映出其本人的综合素养。但当代社会的变量较大，传统的统计内容已经无法满足人力资源管理

的需要。

（三）存在人档分离的现象。在当代社会中，将档案存放在前单位并不会对劳动者产生过

多的影响。因此，高校的部分离职教师并未办理档案迁移手续，以至出现了人档分离的问题。

这一问题，将为高校的管理工作增添负担，离职教师的权益保障也将面临一定的风险。因此高

校应当为离职教师设立前员工档案，以完善档案管理机制。

（四）档案的利用率低。在传统的观念中，保存档案的主要目的是要记录其本人的成长信息，并为社会管理者与司法单位提供信息支持。但当下的公民信息已经通过政府管理平台得到

了较为完善的保存，司法单位的查阅也极为便捷。高校人事档案的利用率已大幅降低。

二、通过开发人事档案促进人力资源管理

（一）提升信息化水平为人资管理提供优质服务。针对

“信息孤岛”现象以及数据格式设置不合理等问题。档案管理部门应当利用先进的信息技术，积极开发新型的档案查阅平台。例如，档案管理部门可摆脱传统的档案录入方法，并制作

新型的可更新录入的档案统计表。传统的电子人事档案，通常会通过扫面的方式对原始资料进

行保存，但这样的方式难以清晰的反映出信息的变更情况。因此高校应当在人事档案录入的过

程中，增设信息内容更加丰富的电子档案，并邀请其本人填写。同时电子档案应当增设有关个

人成长的信息内容，从而使统计信息更加丰富。

（二）完善档案内容为人资管理提供数据支撑。传统档案记录项目已无法满足当下的实际

需求，因此高校的档案管理部门应当开发新型的人事档案统计内容，以提升信息的完整性。例如，档案管理部门可在国家规定格式的基础上，增设工作信息统计表、家庭变动说明表以及个

人信息补充表等新型的统计内容。在工作信息统计表中，其本人的工作表现与发展愿望将得到

定期的记录与更新，各时期的工作动态也将得到清晰反映。同时档案管理人员可为人资部门定

制数据分析系统，通过指令化操作该系统会将档案中的各类数据转换为表格。

（三）开发档案新型功能以减少人力资源流失。在新时期，档案管理部门应当积极开发档

案统计的新型功能，以减少人力资源的流失。例如，档案管理部门可在教师入职前，详细询问

其本人的发展愿景与个人能力，并帮助其对愿景与能力之间的差异进行分析，档案管理者则应

当以附录的形式详细记录这部分内容。同时人力资源部门应当依据这部分统计，与新入职教师

共同制定为期5年的成长规划，并明确双方的责任与义务。通过这样的方式，教师将会在高校

内获得清晰的成长空间。当个别优秀教师确定要离开后，档案管理部门应积极交接相关资料，

并为其开设前员工档案，从而使离职教师与学校仍旧保持紧密的联络。

（四）通过新型档案使用模式提升高校师资建设。在新时期，高校的档案管理者应当积极

开发档案使用的新模式，从而使人资部门获得更为精确的数据支撑。例如，档案管理部门应当

增设岗位信息内容，在该项统计中，高校各类型岗位的具体要求将得到清晰的体现。同时档案

部门可运用大数据分析系统，对高校员工的各项数据进行分析，从而获得该员工与对应岗位的

匹配数据。通过信息技术的使用，高校的人资管理将获得更为精确、客观的数据支持。

三、结语

我国高校的档案管理部门并未对人事档案的利用价值给予足够的重视，因此我国高校应当

帮助档案部门建立高效的信息管理系统，并通过新增添的表格，使档案信息更加完整、准确。

通过人事档案的科学开发，人力资源等部门的管理工作将得到更多的支持。

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