外贸函电第一章商务信函的组成2014
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8.正文（Body) 9.结尾敬语（Complimentary Close） 10.签名（Signature）
11.内部代号（Identification Marks） 12.附件（Enclosure） 13.抄送（Carbon copy） 14.附言（Postscript）
1.信头，即“信笺抬头”、“发信人地址”，一般都是 某一个公司或机构的基本信息。
Dear Sir or Madam，
Re: Hard Wood for Fine Furniture I would like to take this opportunity to introduce ourselves. …All our wood and products are 100% FSC certified. Please feel free to contact us with any questions or comments. Thank you for your time. Sincerely yours, （签名） Pepper Stebbins Marketing Manager
2.发文编号（参考编号），发文编号便于来往书信的存盘和查阅，一 般用Your ref.和Our ref. 来表示。
例1
Your ref.:115LD Our ref.:ACHF006
例2
Your ref:115LD Our ref:ACHF006
例3
Ref:SC007
3.日期 ，可以是写信的那一天，也可以是预订发信的那 一天。日期一般不缩写。
信内名称和地址的例子
例1： Mr. Robert Dixon Superplus Electrics Ltd. District of Columbia Polytechnic
945 Park Avenue
Washington DC 20025 United States
例2：
Uni Walkers (Pvt ) Ltd, Softlogic Building,Level 4 No 14 De Fonseka Place, Colombo 5. Sri Lanka.
例如
12 January,2013 January 12,2013 Saturday, January 12,2013 Date: January 12,2013
4.信内名称和地址，是指收信人的姓名和通讯地址。 信内名称和地址通常包括以下内容:
收信人姓名(name of people addressed) 收信人职位、头衔 (title of people addressed) 公司名称(name of organization) 门牌号码、街道名称(number and name) 城市，州和邮编(city, state, postal code) 所在国名称 (country)
信头通常包括以下内容:
公司名称
地址
联系电话、传真
E-mail 邮箱
公司网址 公司标志等
信头例子 例 1
MIDEA AIR-CONDITIONING AND REFRIGERATION SECTOR 176 Jinxiu Road,Hefei Anhui Provience,230601 P.R.China Tel:0086-551-62213149 Fax:0086-551-62213148
齐头式
Letter head （居中） March 21, 2011 Iside Address Attention: Purchasing Manager Dear Sir or Madam Re: Hard Wood for Fine Furniture I would like to take this opportunity to introduce ourselves.….All our wood and products are 100% FSC certified. Please feel free to contact us with any questions or comments. Sincerely yours (签名) Pepper Stebbins Marketing Manager
11.其它可选部分（附件、抄送、附言、内部代号）
内部代号: BO/js
附件： Enclosures：1. Price List 2. Catalogue Encl.: Price List
抄送： c.c.: After-sales Service Department 附言： p.s.: Don’t forget the delivery date.
(signature)
Li Hong
第一节 商务信函的组成
1.信头（ Letterhead ）
2.发文编号（Reference Number）
3.日期（Date） 4.信内名称和地址（Inside Address）
5.经办人（Attention Line）
6.称呼（Salutation）
7.事由（Subject Line）
Encl. :Catalogue C.C.: Precious Woods Amazon, Hongkong Office P.S.: Please visit our web site: http://www.pwa.com/.
改良齐头式
Letter head
March 21, 2011
Inside Address Attention: Purchasing Manager
E-mail:midea@midea.com.cn
Web Site:www.midea.com.cn
例 2
CIMC Container Co. Ltd.
CIMC Industrial Area, Daao Town, Xinhui District, Jiangmen City
Guangdong Province, 529144 P. R. China. Tel: 0086 -750-6245391; Fax: 0086 -750-6245555; 6245699 E-mail: peter@yahoo.com.cn
(例如)
不认识 Yours faithfully Yours truly Faithfully yours Truly yours Yours sincerely Sincerely yours Yours ever Best Regards Best Wishes
结尾敬语
认识 很熟悉
10.签名,信件写好后，需要负责人的签名才具有法律效力。如果是群 发信件，可以用负责人的复制签名。签名一般包括三到四部分。四 部分签名包括：公司名称、手写签名、打印签名、签名人的职务。 如果是三部分签名，就不用写公司的名称了。
学习目标
通过本章学习，了解英文商务信函的各组成部分
熟悉英语商务信函的格式
能够规范，正确，专业地写好商务信函的每一部分
ANHUI GARMENTS IMPORT & EXPORT CO., LTD. 436 Changjiang Road, Hefei Anhui, 230061 China Tel.:3451672 Fax:5160388 Your ref.:556 WG/ls Our ref.:PC/55 May 29,2010 Mr. J. Lewis Superplus Electrics Ltd. 33 Bedford Square, London WC2 3QS, U.K. Dear Mr. J.Lewis, RE: We have got to know your name and address from the advertisement of “China Foreign Trade”. As an import and export in Annatto Furniture we are keen to expand our foreign trade. As yet, we have no business contacts in London, and would be pleased to consider any business proposals you may have. Enclosed please find our latest illustrated catalogue, together with our latest price list and terms and conditions of sales for your information, and shall be pleased to deal with any specific enquiries you may have concerning any of our products. Should you require any further details about our company,please do not hesitate to contact us. We look forward to hearing from you in the near future. Yours sincerely,
5.经办人,如果信函是写给一个群体的，但是希望由特定的人或部门
亲阅，那么写信人一般会在信件中添加经办人这项。
例：
Attention: Mr. John Smith. Attention: Sales Manager For the attention of Ms. Jane Smith. The Sales Manager Attn: Mr. John Smith. Attn.:
张燕 合肥工业大学经济学院 e-mail: hfzyan@163.com
外贸英语函电
Business English Correspondence
外贸函电讲解内容组成
商务信函的组成
建立业务联系
询盘和报盘
还盘
合同的订立 支付条件 包装、运输与保险 抱怨与索赔
第一章 商务信函的组成与格式
例1 签名者代表公司或者单位时，一般首先打印出公司的名称，然后 再签名。 Agricultural Machinery Industry Company Zhang Haijun Zhang Haijun General Manager
例2 女性签名时，为便于回信人正确使用称呼，应在打印的姓名前注 明Miss, Mrs，Ms Zhang Hai Ms. Zhang Hai 例3 当负责人不在而以授权书或者口头方式授权经办人员代签名时 p.p. Zhang Min John Smith
认识
很熟悉
7.事由，是指信件内容的标题，事由一般加下划线或者大
写来突出表示，事由可以使用几个概括性的词语，也可 以直接使用对方的参考编号来表示。
例如：
Re:SC007 Subject: New Product Catalogue Re: Hard Wood for Fine Furniture
9.结尾敬语，正文结束后的客气话，第一个字母大写后面 的都小写。
第二节 商务信函的格式
1.齐头式 各行开头都左边顶格是是齐头式(Block style)，齐 头式在极度尊重工作效率的美国很流行，是最易操 作现代的一种格式； 2.改良齐头式 改良齐头式与齐头式的区别在于日期和客套结束语 连同签字部分被移向右边。从视觉上感觉平衡些， 改变了齐头式一边倒的感觉。 3.缩进式 缩进式与改良齐头式的唯一区别在于采用缩进式的 信件正文的每段第一个词缩进去4-6个空格，英国 常用此格式。
6.称呼,是信的开头对收件人表示的敬语，称呼后面一般要 紧跟姓氏或者姓名的全称。称呼可以包括收信人的职务或 尊称。
例如：
关系远近 (例如) 不认识 女性 Madam Dear Madam Dear Mesdames Ms. Smith Dear Ms. Smith Dear Alice
称呼 男性 Sir Dear Sirs Gentlemen Mr. Smith Dear Mr. Smith Dear Mr. John Smith Dear John
8.正文（Body) 9.结尾敬语（Complimentary Close） 10.签名（Signature）
11.内部代号（Identification Marks） 12.附件（Enclosure） 13.抄送（Carbon copy） 14.附言（Postscript）
1.信头，即“信笺抬头”、“发信人地址”，一般都是 某一个公司或机构的基本信息。
Dear Sir or Madam，
Re: Hard Wood for Fine Furniture I would like to take this opportunity to introduce ourselves. …All our wood and products are 100% FSC certified. Please feel free to contact us with any questions or comments. Thank you for your time. Sincerely yours, （签名） Pepper Stebbins Marketing Manager
2.发文编号（参考编号），发文编号便于来往书信的存盘和查阅，一 般用Your ref.和Our ref. 来表示。
例1
Your ref.:115LD Our ref.:ACHF006
例2
Your ref:115LD Our ref:ACHF006
例3
Ref:SC007
3.日期 ，可以是写信的那一天，也可以是预订发信的那 一天。日期一般不缩写。
信内名称和地址的例子
例1： Mr. Robert Dixon Superplus Electrics Ltd. District of Columbia Polytechnic
945 Park Avenue
Washington DC 20025 United States
例2：
Uni Walkers (Pvt ) Ltd, Softlogic Building,Level 4 No 14 De Fonseka Place, Colombo 5. Sri Lanka.
例如
12 January,2013 January 12,2013 Saturday, January 12,2013 Date: January 12,2013
4.信内名称和地址，是指收信人的姓名和通讯地址。 信内名称和地址通常包括以下内容:
收信人姓名(name of people addressed) 收信人职位、头衔 (title of people addressed) 公司名称(name of organization) 门牌号码、街道名称(number and name) 城市，州和邮编(city, state, postal code) 所在国名称 (country)
信头通常包括以下内容:
公司名称
地址
联系电话、传真
E-mail 邮箱
公司网址 公司标志等
信头例子 例 1
MIDEA AIR-CONDITIONING AND REFRIGERATION SECTOR 176 Jinxiu Road,Hefei Anhui Provience,230601 P.R.China Tel:0086-551-62213149 Fax:0086-551-62213148
齐头式
Letter head （居中） March 21, 2011 Iside Address Attention: Purchasing Manager Dear Sir or Madam Re: Hard Wood for Fine Furniture I would like to take this opportunity to introduce ourselves.….All our wood and products are 100% FSC certified. Please feel free to contact us with any questions or comments. Sincerely yours (签名) Pepper Stebbins Marketing Manager
11.其它可选部分（附件、抄送、附言、内部代号）
内部代号: BO/js
附件： Enclosures：1. Price List 2. Catalogue Encl.: Price List
抄送： c.c.: After-sales Service Department 附言： p.s.: Don’t forget the delivery date.
(signature)
Li Hong
第一节 商务信函的组成
1.信头（ Letterhead ）
2.发文编号（Reference Number）
3.日期（Date） 4.信内名称和地址（Inside Address）
5.经办人（Attention Line）
6.称呼（Salutation）
7.事由（Subject Line）
Encl. :Catalogue C.C.: Precious Woods Amazon, Hongkong Office P.S.: Please visit our web site: http://www.pwa.com/.
改良齐头式
Letter head
March 21, 2011
Inside Address Attention: Purchasing Manager
E-mail:midea@midea.com.cn
Web Site:www.midea.com.cn
例 2
CIMC Container Co. Ltd.
CIMC Industrial Area, Daao Town, Xinhui District, Jiangmen City
Guangdong Province, 529144 P. R. China. Tel: 0086 -750-6245391; Fax: 0086 -750-6245555; 6245699 E-mail: peter@yahoo.com.cn
(例如)
不认识 Yours faithfully Yours truly Faithfully yours Truly yours Yours sincerely Sincerely yours Yours ever Best Regards Best Wishes
结尾敬语
认识 很熟悉
10.签名,信件写好后，需要负责人的签名才具有法律效力。如果是群 发信件，可以用负责人的复制签名。签名一般包括三到四部分。四 部分签名包括：公司名称、手写签名、打印签名、签名人的职务。 如果是三部分签名，就不用写公司的名称了。
学习目标
通过本章学习，了解英文商务信函的各组成部分
熟悉英语商务信函的格式
能够规范，正确，专业地写好商务信函的每一部分
ANHUI GARMENTS IMPORT & EXPORT CO., LTD. 436 Changjiang Road, Hefei Anhui, 230061 China Tel.:3451672 Fax:5160388 Your ref.:556 WG/ls Our ref.:PC/55 May 29,2010 Mr. J. Lewis Superplus Electrics Ltd. 33 Bedford Square, London WC2 3QS, U.K. Dear Mr. J.Lewis, RE: We have got to know your name and address from the advertisement of “China Foreign Trade”. As an import and export in Annatto Furniture we are keen to expand our foreign trade. As yet, we have no business contacts in London, and would be pleased to consider any business proposals you may have. Enclosed please find our latest illustrated catalogue, together with our latest price list and terms and conditions of sales for your information, and shall be pleased to deal with any specific enquiries you may have concerning any of our products. Should you require any further details about our company,please do not hesitate to contact us. We look forward to hearing from you in the near future. Yours sincerely,
5.经办人,如果信函是写给一个群体的，但是希望由特定的人或部门
亲阅，那么写信人一般会在信件中添加经办人这项。
例：
Attention: Mr. John Smith. Attention: Sales Manager For the attention of Ms. Jane Smith. The Sales Manager Attn: Mr. John Smith. Attn.:
张燕 合肥工业大学经济学院 e-mail: hfzyan@163.com
外贸英语函电
Business English Correspondence
外贸函电讲解内容组成
商务信函的组成
建立业务联系
询盘和报盘
还盘
合同的订立 支付条件 包装、运输与保险 抱怨与索赔
第一章 商务信函的组成与格式
例1 签名者代表公司或者单位时，一般首先打印出公司的名称，然后 再签名。 Agricultural Machinery Industry Company Zhang Haijun Zhang Haijun General Manager
例2 女性签名时，为便于回信人正确使用称呼，应在打印的姓名前注 明Miss, Mrs，Ms Zhang Hai Ms. Zhang Hai 例3 当负责人不在而以授权书或者口头方式授权经办人员代签名时 p.p. Zhang Min John Smith
认识
很熟悉
7.事由，是指信件内容的标题，事由一般加下划线或者大
写来突出表示，事由可以使用几个概括性的词语，也可 以直接使用对方的参考编号来表示。
例如：
Re:SC007 Subject: New Product Catalogue Re: Hard Wood for Fine Furniture
9.结尾敬语，正文结束后的客气话，第一个字母大写后面 的都小写。
第二节 商务信函的格式
1.齐头式 各行开头都左边顶格是是齐头式(Block style)，齐 头式在极度尊重工作效率的美国很流行，是最易操 作现代的一种格式； 2.改良齐头式 改良齐头式与齐头式的区别在于日期和客套结束语 连同签字部分被移向右边。从视觉上感觉平衡些， 改变了齐头式一边倒的感觉。 3.缩进式 缩进式与改良齐头式的唯一区别在于采用缩进式的 信件正文的每段第一个词缩进去4-6个空格，英国 常用此格式。
6.称呼,是信的开头对收件人表示的敬语，称呼后面一般要 紧跟姓氏或者姓名的全称。称呼可以包括收信人的职务或 尊称。
例如：
关系远近 (例如) 不认识 女性 Madam Dear Madam Dear Mesdames Ms. Smith Dear Ms. Smith Dear Alice
称呼 男性 Sir Dear Sirs Gentlemen Mr. Smith Dear Mr. Smith Dear Mr. John Smith Dear John