会议组织概述.pptx
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• (7)按会议的阶段划分:预备会议和正式会议
• (8)按与会者的国籍及议题范围划分:国内会议、国外 会议
• 三、会议的作用 (一)决策指挥作用 (二)组织协调作用 (三)动员教育作用 (四)信息交流作用
• 四、会务工作的内容与要求
• (一)会前的准备工作
• 会前的准备工作主要是制定会议方案。包 括会议的名称、时间、地点、与会人员、 议题、议程、经费预算、材料准备、会场 布置和会务安排。
等到台上台下全体肃立后,喇叭里放出的不是那雄壮激昂
的国歌,而是那低沉的国际歌。会场一下子就乱了起来。
小张立即冲上台去关了机,可国歌的磁带就是找不到,台 上台下足足站了几分钟。会议的主持人只好用沙哑的声音
起了个头,指挥会场合唱国歌。临时的变动,让与会者没
有准备,雄壮的国歌被唱得没有格调。主席台上的大小领 导都用严厉的目光盯着小张。小张感到十分害怕。
• **集团2008年度产品销售订货会会议方案
• 为落实我公司明年的销售计划,拟决定于2007年12月21 日至23日,在总部俱乐部召开2008年度产品销售订货大 会。现将会议方案呈报如下:
• 1、会议任务
• 收集消费者对我集团主打产品的外观设计和技术指标含量 的要求,落实该产品的市场的占有量,探讨适合我集团产 品销售的模式和产品销售分成比例。
• 事后,单位领导对办公室秘书们说:“你们是单位的 门面,稍有不慎,影响很坏!会务工作不到位,不仅干扰
了会议,而且影响了单位的声誉,办公室秘书都是马大哈, 还谈什么企业素质和管理水平?”
• 分析:这个案例中小张秘书由于会议筹办工作不 细致,导致该放国歌的时候出现了放国际歌这样
一件令与会人员十分难堪的事。它不仅使得会议
——会议议(主)题:需要讨论、解决的问 题
——会议议程:是会议讨论、解决的议题的 程序
——会议日程:会议期间,每天的具体安排。
(三)程序要素
包括会前、会中、会后三个阶段。会前要精 心准备,周密安排;会中要综合协调;会 后要认真总结,做好材料归集工作。
• 会议的种类:
• (1)按会议的规模划分:大型会议(千人以上)、中型 会议(百人以上)、小型会议(数人至数十人)
• (2)按会议的时间划分:定期会议(各种年会、例会)、 不定期会议(临时会议)
• (3)按级别分:中央、省市、县级会议
• (4)按会议性质划分:立法性、党务性、行政性、群众 性、业务性、交际性的会议
• (5)按会议的内容:综合性、专题性、专业性、咨询性 会议
• (6)按会议采用的媒介划分:电话会议、电视会议、计 算机网络会议。
• (1)议题的提出
• 6、会议的后勤保障
• 与会人员将统一安排在集团宾馆住宿,会场布置由销售公 司组织人员安排,总部只需派出两辆大巴和三辆中巴供会 议使用。
• 以上安排妥否,请批示。
•
**集团销售公司
•
二○○七年十二月二日
• 1、会议议题:即召开会议所要解决的问题 或事项。它是会议的宗旨、内容和任务, 对整个会议起导向的作用。
在一开始就陷入了混乱,影响了会议秩序和会场
气氛,也影响了组织的形象和与会者对会议主办
单位的信任感。对于会议组织者来说,这一突如
其来的情况,也会使会议的主持者陷入被动,影 响会议进程。
•
这件事告诉我们,会议筹办是一个系统工程,
必须环环相扣,步步落实,反复检查,不能出差
错。任何细小的疏漏和失误都可能影响整个会议
效果。因此作为会议的筹办人员必须认真负责, 扎实细致,责任到人。
• 何谓会议?会议就是有组织有领导地召集 人们商议事情的行为过程。
• 会议是指为了实现某一个目的而进行的一 项社会活动。
二、会议的构成要素
(一)形式要素
包括会议的名称、时间、地点、主持者、 与会人员、会议方式
——根据会议的主题,确定会议的名称。 要求突出主题,简单明了。其主要有两种 方法:一是揭示会议的性质,如局长办公 会议;二是揭示会议的主要内容,如鲁迅 逝世50周年纪念大会。
• 2、出席会议对象和名额
• 出席本次会议的对象为全国各地代销和购销我集团产品的 商家经理及我销售公司各片区经理,邀请本集团产品总装 生产线领导和产品设计实验部全体成员参加,预计约320 人。
• 3、会议议程及日程安排(详见附表一) • 12月21日:全体与会人员报到 • 12月22日:上午8:00。。。。。。
• 4、会议机构设置
• 本次会议程序简单,但规模较大,准备工作较复杂,故拟 组建会议秘书组和会议接待组两个精干的机构,分别准备 会议文件的起草、印制会议证件、布置会场和安排来宾食 宿、宴请等工作。准备工作要求在12月18日之前落实完成。
• 5、会议经费预算
• 这次会议时间不长,以在我公司召开,我部只需提供来宾 的食宿费用和会议常规费用,按每位来宾食宿每天人民币 200元;外加宴请一次,按每桌人民1000元(含酒水); 会议文件制作及接待车辆费用约需人民币5000元,总计需 经费293000元,该费请从公司产品销售费用中支付。
会议组织
会议组织,即秘书会务工作,包括会前的筹划准 备、会间的组织服务、会后的事务处理及决策落实工 作。
•
通过本章的学习,领会会议、会议构成要素、
会议种类、会议作用等概念的含义;掌握秘书会
务工ห้องสมุดไป่ตู้的内容:确定会议议题、编排撰拟会议议
程、会议日程和会议方案;确定会议对象及会议
规模;安排会议时间和地点;布置会场;安排会
• ——与会人员包括参会人员、主持人和会 务组织人员。会议主持人一般是召集会议 单位领导,负责会议议程的落实。
• ——会议方式是指召开的形式特征,一般 由会议的内容来确定。常见的会议形式有 会场会议、现场会议、电话会议、电视会 议、广播会议、网络会议等。
(二)内容要素
主要指会议指导思想、会议主题及会议任务
议食宿和会议接送引导;组织会议进程和会议期
间的沟通协调、安全保卫、参观娱乐活动;安排
会后返离及会议文件的清退整理归档等会务工作
的技能技巧的综合应用。
•
某天,某单位召开一个大型会议,办公室秘书小张忙
碌几天,自认为会务安排一切就绪,只等会议开幕。
•
没想到,会议一开幕,小张就被当头棒喝。在会议主
持人宣布大会开始之后,接着就是“全体起立奏国歌”。
• (8)按与会者的国籍及议题范围划分:国内会议、国外 会议
• 三、会议的作用 (一)决策指挥作用 (二)组织协调作用 (三)动员教育作用 (四)信息交流作用
• 四、会务工作的内容与要求
• (一)会前的准备工作
• 会前的准备工作主要是制定会议方案。包 括会议的名称、时间、地点、与会人员、 议题、议程、经费预算、材料准备、会场 布置和会务安排。
等到台上台下全体肃立后,喇叭里放出的不是那雄壮激昂
的国歌,而是那低沉的国际歌。会场一下子就乱了起来。
小张立即冲上台去关了机,可国歌的磁带就是找不到,台 上台下足足站了几分钟。会议的主持人只好用沙哑的声音
起了个头,指挥会场合唱国歌。临时的变动,让与会者没
有准备,雄壮的国歌被唱得没有格调。主席台上的大小领 导都用严厉的目光盯着小张。小张感到十分害怕。
• **集团2008年度产品销售订货会会议方案
• 为落实我公司明年的销售计划,拟决定于2007年12月21 日至23日,在总部俱乐部召开2008年度产品销售订货大 会。现将会议方案呈报如下:
• 1、会议任务
• 收集消费者对我集团主打产品的外观设计和技术指标含量 的要求,落实该产品的市场的占有量,探讨适合我集团产 品销售的模式和产品销售分成比例。
• 事后,单位领导对办公室秘书们说:“你们是单位的 门面,稍有不慎,影响很坏!会务工作不到位,不仅干扰
了会议,而且影响了单位的声誉,办公室秘书都是马大哈, 还谈什么企业素质和管理水平?”
• 分析:这个案例中小张秘书由于会议筹办工作不 细致,导致该放国歌的时候出现了放国际歌这样
一件令与会人员十分难堪的事。它不仅使得会议
——会议议(主)题:需要讨论、解决的问 题
——会议议程:是会议讨论、解决的议题的 程序
——会议日程:会议期间,每天的具体安排。
(三)程序要素
包括会前、会中、会后三个阶段。会前要精 心准备,周密安排;会中要综合协调;会 后要认真总结,做好材料归集工作。
• 会议的种类:
• (1)按会议的规模划分:大型会议(千人以上)、中型 会议(百人以上)、小型会议(数人至数十人)
• (2)按会议的时间划分:定期会议(各种年会、例会)、 不定期会议(临时会议)
• (3)按级别分:中央、省市、县级会议
• (4)按会议性质划分:立法性、党务性、行政性、群众 性、业务性、交际性的会议
• (5)按会议的内容:综合性、专题性、专业性、咨询性 会议
• (6)按会议采用的媒介划分:电话会议、电视会议、计 算机网络会议。
• (1)议题的提出
• 6、会议的后勤保障
• 与会人员将统一安排在集团宾馆住宿,会场布置由销售公 司组织人员安排,总部只需派出两辆大巴和三辆中巴供会 议使用。
• 以上安排妥否,请批示。
•
**集团销售公司
•
二○○七年十二月二日
• 1、会议议题:即召开会议所要解决的问题 或事项。它是会议的宗旨、内容和任务, 对整个会议起导向的作用。
在一开始就陷入了混乱,影响了会议秩序和会场
气氛,也影响了组织的形象和与会者对会议主办
单位的信任感。对于会议组织者来说,这一突如
其来的情况,也会使会议的主持者陷入被动,影 响会议进程。
•
这件事告诉我们,会议筹办是一个系统工程,
必须环环相扣,步步落实,反复检查,不能出差
错。任何细小的疏漏和失误都可能影响整个会议
效果。因此作为会议的筹办人员必须认真负责, 扎实细致,责任到人。
• 何谓会议?会议就是有组织有领导地召集 人们商议事情的行为过程。
• 会议是指为了实现某一个目的而进行的一 项社会活动。
二、会议的构成要素
(一)形式要素
包括会议的名称、时间、地点、主持者、 与会人员、会议方式
——根据会议的主题,确定会议的名称。 要求突出主题,简单明了。其主要有两种 方法:一是揭示会议的性质,如局长办公 会议;二是揭示会议的主要内容,如鲁迅 逝世50周年纪念大会。
• 2、出席会议对象和名额
• 出席本次会议的对象为全国各地代销和购销我集团产品的 商家经理及我销售公司各片区经理,邀请本集团产品总装 生产线领导和产品设计实验部全体成员参加,预计约320 人。
• 3、会议议程及日程安排(详见附表一) • 12月21日:全体与会人员报到 • 12月22日:上午8:00。。。。。。
• 4、会议机构设置
• 本次会议程序简单,但规模较大,准备工作较复杂,故拟 组建会议秘书组和会议接待组两个精干的机构,分别准备 会议文件的起草、印制会议证件、布置会场和安排来宾食 宿、宴请等工作。准备工作要求在12月18日之前落实完成。
• 5、会议经费预算
• 这次会议时间不长,以在我公司召开,我部只需提供来宾 的食宿费用和会议常规费用,按每位来宾食宿每天人民币 200元;外加宴请一次,按每桌人民1000元(含酒水); 会议文件制作及接待车辆费用约需人民币5000元,总计需 经费293000元,该费请从公司产品销售费用中支付。
会议组织
会议组织,即秘书会务工作,包括会前的筹划准 备、会间的组织服务、会后的事务处理及决策落实工 作。
•
通过本章的学习,领会会议、会议构成要素、
会议种类、会议作用等概念的含义;掌握秘书会
务工ห้องสมุดไป่ตู้的内容:确定会议议题、编排撰拟会议议
程、会议日程和会议方案;确定会议对象及会议
规模;安排会议时间和地点;布置会场;安排会
• ——与会人员包括参会人员、主持人和会 务组织人员。会议主持人一般是召集会议 单位领导,负责会议议程的落实。
• ——会议方式是指召开的形式特征,一般 由会议的内容来确定。常见的会议形式有 会场会议、现场会议、电话会议、电视会 议、广播会议、网络会议等。
(二)内容要素
主要指会议指导思想、会议主题及会议任务
议食宿和会议接送引导;组织会议进程和会议期
间的沟通协调、安全保卫、参观娱乐活动;安排
会后返离及会议文件的清退整理归档等会务工作
的技能技巧的综合应用。
•
某天,某单位召开一个大型会议,办公室秘书小张忙
碌几天,自认为会务安排一切就绪,只等会议开幕。
•
没想到,会议一开幕,小张就被当头棒喝。在会议主
持人宣布大会开始之后,接着就是“全体起立奏国歌”。