商业演示活动的技巧

人际商务技巧课程考查

班级 09文秘姓名黄华学号 09080106

请结合人际商务技巧课程，谈一谈如何提高商业演示活动的规划技巧商业演示的第一要务永远是“说服”，如果听众是客户，则要说服他们接受自己的公司、产品、提案，进而签订合约，成功合作；如果听众是老板，则要说服他们接受自己的观点、建议，让他们相信自己的能力、水平，为自己赢得更大的发展空间，所以无论你的听众是客户或是上级老板，要想完成一次精彩成功的商业演示，其内容远远超越PPT工具本身，需要我们在内容逻辑、视觉设计、演说呈现三方面获得绝对改善。然而，相当多的人士对商业演示却有认识误区，他们误以为只要做出PPT就万事大吉。现实中，因演示糟糕而导致商业活动失败的事例也相当常见。所以说，会用PPT不等于做好商业演示，就好比会写字不等于能画画、会讲话不等于能做好演讲一样。“PPT”的功夫在PPT之外，思维策划与设计创意才是关键。作为软件的PPT只是工具，而作为商业演示的PPT却是思想、是创意、是设计、是艺术。在我看来，做好一个商业演示的PPT其实必须具备的是以下四个要素。

一、目标明确

在商务活动中，做PPT通常是为了追求简洁明朗的表达效果，以便有效辅助沟通。但是PPT也有局限性。不了解这些局限，在PPT里面书写长篇文字报告，绘制复杂表格——这种“超能”的PPT，不仅制作过程痛苦，而且最终结果通常是“根本看不懂!”那么PPT的特长和局限分别是什么?在外企员工言谈当中，常用英文“Presentation”来代替这个意义模糊的“PPT”。在维基百科词典上对“Presentation”的解释，恰好说出了它的目的、能力特长和局限----只能面向一类观众，演示一个话题内容，只能表达关键要点，达到留下深刻印象的目的。牢记这几点，那我们做PPT的时候，就自然会比较“收敛”，也容易确定一个更合理的目标。这样就不会再洋洋洒洒做出六七十页，企图在一个文件里面讨论好几个复杂问题了。

二、形式合理

微软给PPT文件起了个中文名字：演示文档，顾名思义就知道它的用法了。但实际上PPT文件有两种主要用法。一是辅助现场演讲的演示，二是直接发送给受众自己阅读。要保证达到理想的效果，就必须针对不同的用法选用合理的形式。考虑配合演讲或直接阅读时受众的感受，做相应的细节处理。演讲现场用的PPT，就要全力服务于演讲。多用图表图示，少用文字。这样让观众可以一边看，一边听你讲。演讲、演示相得益彰，效果是最好的。这种情况下适当的运用特效、动画等功能，可以帮助你控制演讲的节奏，也可以让演示效果丰富多彩，有利于活

跃演讲气氛。直接送去给别人阅读的PPT，则必须添加尽可能简洁但描述清晰的文字，以代替你的演讲，引领读者理解你的思路。整个PPT和其中的每一页幻灯片都要具备很清晰的阅读顺序，逻辑性要求更高。这样才能保证受众独自阅读PPT就能“跟着你走”，理解你的意思。而在这种PPT里面使用特效、动画就必须非常谨慎了。因为这些特效可能会让阅读的人点鼠标点得手指发酸，更可能让PPT文件体积暴增，很难通过网络发送。

三、逻辑清晰

如前文所述，“简洁”正是PPT能在“时间就是金钱”的商业活动中广泛流行的原因。但为了追求简洁，我们很容易无意识地删减了一些要点，受众就“看不懂”。想保证要点齐全，就要建立清晰、严谨的逻辑。有两种方法是非常有效的。一是遵循幻灯片的结构逻辑。通常一个PPT文件包含10～30张幻灯片，不仅要包含封面页、结束页和内容页，还必须有紧跟封面页的目录页来展示整个PPT的内容结构。必须有章节页(各章节的封面)把不同阶段的内容划分开，并呼应目录，保障整体连贯。结束页之前，还要有总结页，引导受众回顾要点，切实留下深刻印象。每一个内容页，也必须严格遵守大标题、小标题、正文、注释等等，这样的内容层级结构，而且结构层次不宜太多，关系要么并列，要么递进。否则，不仅阅读者会看晕，很可能你演讲时自己都会讲晕。二是运用常见的分析法图表。当我们确实有一些避不开的复杂问题需要带领听众共同分析时，这个办法非常实用，商业场合常见的SWOT分析图、矩阵分析图等，可以帮助我们排除情绪干扰，理清思路，分析利害，寻找解决方案。采用这类图表，就好像在算账的时候掏出了计算器。演讲者表述更方便，听讲者也很容易理解相信。

四、美观大方

演示就要“漂亮”，这是很多朋友做PPT时的想法。但我想这要求可能太高了。日常生活中善于穿着打扮的人始终是少数。同样，能具备足够的美学修养，把PPT做到“漂亮”的人也很少。大家追求“漂亮”，结果却往往是画虎不成反类犬，得不偿失。其实不必追求“漂亮”，只要美观大方就行了。具体可以从色彩和布局两方面着手。Office软件的调色板里面有“标准色”，其实就是一套最容易为大众所接受的颜色。这就好像西装革履，可能不会耀眼夺目，但绝对美观大方。选用搭配色彩时，则可以参考Office的“配色方案”。同一个“配色方案”里面，差别较大的色适合用来标示不同内容。相近的颜色用来区分相近内容(如标题用黑色，副标题用灰色)。如果你觉得自己“审美疲劳”比较严重，那么，根据你要做的PPT内容主题，参考仿照类似主题的PPT、印刷品、广告、网页，也是一个很快捷的方法。但是切记：大多数优秀的布局、配色都是整套方案，要么仿学一页完整布局，要么借鉴整体配色。东取一点西拿一些，则很容易搞得不伦不类，适得其反。如果你觉得自己根本没有“艺术细胞”，那就不要在这方

面浪费时间。找出你们公司的信纸，这通常就是最简洁明快，美观大方的模版!

上述谈的是做一篇成功的商业演示的ppt应注意的技巧，在下面要谈的是进行演示时的技巧。如果要取得成功，我个人觉得要注意一下几个方面。

一、在演示前的准备

1、你应该在演示前练习、练习、再练习；演示时再练习就太晚了。初次的预演可以自己进行。目的是熟悉素材，检查你所用的时间，简单记下过渡词。使用录音机来检查自己的声音是个好主意，你可以检查自己的声调是否合适，或者你的素材是否需要重新组词。第二次排练可以在三四个同事面前，既包括熟悉情况的人，也包括不熟悉情况的人。要求他们各自注意不同的方面如内容连续性、语言错误、表达技巧、提出疑问问题等。同时，这也是预测可能提出的问题的时候，包括听众最有可能提出的三个最难的问题，并预先准备好清楚、准确的答案。这也是将自己的演示拍摄下来的好机会。这样你就可以从听众的角度来检查自己的表现。看这种录像，有两种方法：（1）关掉图像，集中注意你演示的内容以及你是如何演示的（字句选择，语调，发音等）；（2）关掉声音，集中于你的站姿，手势，面部表情同教具是否合拍等等。什么时候才知道你的排练是否已经足够了呢？当你感到明天进行演示已经具有那种场合下应该具有的信心、信念、热情时，这样的排练已经足够了。

2、你应该早早的来到现场（大概提前一个小时），与设备技术人员共同进行周密的工作。确定设备的音频和视频功能；注意室内光线；要明确如果发生什么事情可以给谁打电话。

3、你应该准备备用图像资料。

4、再过渡时间较长或者回答听众问题时，你必须保持空屏。空屏可以保障听众把注意力集中到你身上而不是屏幕上。

二、演示的开场

我们确信你会准时开始演示，但是如果听众不准时，该怎么办？按时开始演示。当听众正在入座时，你可以等3－5分钟，但是不应该太长。你有义务为那些准时到达的听众按时开始。但是如果决策者迟到了怎么办？按时开始。当迟到者入场时，总结一下你刚才说的内容，提示一下你现在讲到了哪里？我注意到，按时到场的听众并不在意这种中断，而更介意不按时开始。

在你进行演示一开场，告诉你的观众一个理由，他们为什么要耐着性子听完你的演示。让他们感觉到你的演示绝对必要：你的行为需求取得他们的认同。否则你就进行不下去。你必须征得他们的同意，以推进一项工作的开展。你也需要他们的见识、在组织中的地位、相关经验等等，否则你就陷入困境。有几种方法可以让你在听众面前轻松自如：

（1）呼吸、呼吸、深呼吸，集中注意力进行呼吸大概是我可以提供给你的最