采购作业流程

采购作业流程
采购作业控制程序
1.0 目的:规范采购作业，建立适价、适质、适量、适时、适地的采购原
则，确保生产顺利进行，降低原料成本，提高产品质量，确保采购的
产品均能符合要求条件,特制定本程序。

2.0 适用范围:适用于公司原材料，仪器设备及零配件、生产辅料、办公
劳保用品的采购。

3.0 职责:
3.1资源运营部:计划员根据市场预测和需求制定生产计划,并负责根据
实际的情况对计划作出适当的调整及物料交货进度的跟进;采购工
程师负责供应商选择、联络、评估，《订购单》的制定及物料跟催。

3.2 研发部:物料样品的确认，协同品质部制定允收标准。

3.3 相关单位:设备、工具、零星物料等采购申请的提出及确认。

3.4 仓库:对到料进行数量清点，入库，填写入库单。

3.5 IQC:对物料进行进料检验，填写进料验收单。

3.6 副总:对合同发出前的最终审核和批准。

4.0 工作程序:
4.1 采购申请的提出
4.1.1 原材料的请购:由资源运营部计划员依据研发部的产品《BOM
表》、客户订单、生产计划及物料实际需求提供《物料申购表》，
经资源运营部经理复核及副总核准之后，分发给采购部及各相关
部门，以便工作的安排。

4.1.2 设备、工具、辅料办用品的请购:由各相关需用部门提出请购，
出具《材料申购单》并明确填写材料名称(包括规格)、数量、
需求日期，必要情况还应写清用途及报价参考等，经部门经理/
副总审核后，交采购部汇总并安排外出购买或下单订购。

4.1.3 研发样品物料的请购:如研发部因新产品开发需用的样品物料，
公司未有此物料或此物料为新增物料，由研发部人员填写《研发
用料采购申请单》，经部门经理/副总审核后)，分发给资源运营
部，采购工程师负责寻找厂商送样，在收到样品时，填写《入库
单》连同厂商提供的《样品承认书》交研发部确认。

4.2 寻价、比价、议价
4.2.1 新产品开发过程中研发部所需的新物料，相关负责采购工程师
应同时找到两至三家厂商供样品、报价，并对相关供应商进行评
估，在确保不影响公司产品质量的前提下，尽量采用成本较低的
物料给研发部做开发样品。

并要求研发部认真回签厂商提供的
《样品承认书》，如相关工程师确认不符合的，采购工程师需重
新要求原厂商打样或另找厂商打样、报价，直到找到合适样板或
代用品为止。

4.2.2 比价、议价:采购员在《合格供应商名录》中选择两家以上厂
商提供价格，以便比价作业进行，并从中挑选在品质、价格、交
期等方面符合公司要求的厂商进行采购。

采购工程师在尽可能的
情况控制采购成本。

4.2.3 采购工程师应对供应商产品报价，依据不同物料逐项分解，
包括材料费、加工费及其它费用，作出成本分析，以便议价工
作的开展。

4.2.4对于仪器设备及其零配件,相关供应商开发工程师须负责联系不
少于三家供应商,要求提供相应的报价单,通过综合比较和协商
谈判确定一家价格合理和服务较佳的供应商下达采购合同。

4.3.采购作业
4.3.1 采购工程师将批准后的采购计划，经过比价、议价洽谈后的单
价制定采购订单给供应商，供应商必须是经过认证的合格供应
商。

4.3.2 采购合同需经副总审核，以传真等方式给供应商并取得供应商
的回复。

4.3.3采购合同下达到供应商后,采购工程师应保持与供应商进行有效
沟通，跟踪合同的执行情况，确保采购对象的如期到达。

4.3.4供应商送货时需填写《进料验收单》，由仓库收料员核数后执行
预收,并通知品质部进行采购物料的检验。

4.3.5 核准后的《采购订单》一式二份(需供应商签名加盖公章)，原
件分发给财务部，复印件由采购部存档。

4.3.6 取消或修正的《采购订单》若已下发至财务部门或传真给相应
供应商，则需及时通知供应商取消，并收回已分发给各相关部门
的《采购订单》和重新制定的《采购订单》一起存档。

4.4 采购物料的交期控制
4.4.1 采购工程师在拟定《采购订单》前，需与相关供应商协调好交
期，急单采购工程师需将约定交期回复给PMC，对于交货周期长
或货源紧缺的物料，可建议PMC预先申购订料。

4.4.2 采购工程师在《采购订单》发出后，要及时提供订单交期确给
PMC，如不能达到PMC要求的订单，需提供一份《物料到料计划
表》给PMC部以便生产安排。

所有物料，采购工程师需在约定交
期前以电话、传真形式联络相关供应商跟催交期。

4.4.3 供应商物料在来料检验时，如因某些原因导致物料品质不良时，
采购工程师应及时通知供应商换补相应的物料，如因本公司研发
部设计原因需由研发部出具《研发更改通知书》通知停止采购，
采购工程在不能与供应商协调换、退料的情况下，由采购工程师
向上级部门如实反应后处理，必要时可重新下单采购。

4.5 采购文件的管理4.5.1 采购部文员需对各部门提供的文件及本部门的文件依《文件管
理程序》处理。

4.6 物料检验与入库
4.6.1 仓库收货:仓库接到供应商《送货单》后，对到货的物料与《送
货单》进行核对，无误后在《送货单》上签字，《送货单》保留
两联，其余返还给供应商，表示来料已收到。

4.6.2 进料检验IQC:收料后，由货仓将二联《送货单》附《进料检验
报告》一并提交IQC,IQC尽快对物料进行检验，并填写《进料
检验报告》交与货仓。

4.7 入库
4.7.1 合格品:对于《进料检验报告》判定为“合格”品，货仓填写
《进仓单》，并汇同《送货单》，《进料检验报告》一并提交采购
部作结算依据。

4.7.2 不合格品
4.7.2.1 退货:《进料检验报告》判定为“不合格”品，对于其品
质完全不符合我方要求或不良品率过高，则由IQC或货仓
立即通知采购工程师，并提交《进料检验报告》，由采购工
程师通知供应商退货。

对于因品质问题导致我方经济损失
者，按采购《合同》的违约责任处理。

4.7.2.2 特采:《进料检验报告》判定为“不合格”品，对于其品质接近我方要求或不良品率虽超过我方允收标准但在一定
的范围内，或者因急料上线等原因无时间退货，进入《特
采作业流程》。

4.8 月结与付款
4.8.1 月结所需单据:
A(《付款申请单》
B. 《月结对帐单》
C.《送货单》
D.《进料检验报告》
E(《进仓单》
F.《发票》
4.8.2 结款:采购部收集上述单据，填写《付款申请单》，经部门经理审核，副总经理批准后，提交财务作付款凭证。

5.0 采购作业流程图
6.0 名词解释
6.1 净需求,计划生产量?BOM+损耗-库存量-已定未交量
6.2 BOM: BILL OF MATERIAL 物料清单
6.3 MRP: MATERIAL REQUIREMRNTS PLANNING, 物料需求计划
附录一，采购作业流程图
制造部资源运营部供应商品质部财务部
月出货计划物料需求
N 计划MRP
物料采购开发供应报价议价
申请单商比价
Y N
检验，评估打样报告
成交条件， Y 订单，合同确认，回复
交期
生产，交货进料检验IQC
N 退货，特采，索赔
Y
入库
结算资料付款。