ERP合同订单操作手册

ERP销售订单、合同操
作手册
上海东洲罗顿通信技术有限公司
2012年3月10日
目录
一、系统登录 (3)
二、关于立项 (3)
（1）、立项 (3)
（2）、责任中心关联 (4)
（3）、预算编制 (6)
三、预提比例的维护 (7)
（1）、施工费预提比例参数设置 (8)
（2）、代理费预提比例设置 (8)
（3）、费用预提比例设置 (9)
四、销售订单 (10)
五、调拨单 (12)
六、调拨申请单 (15)
（1）、备货 (15)
（2）、退回 (15)
七、辅材采购入库 (16)
（1）、办事处自购辅材需要走采购流程 (16)
（2）、退货要走采购退货流程 (16)
八、甲供料采购入库、退回出库 (17)
（1）、甲供料入库的操作 (17)
（2）、甲供料退回出库的操作 (17)
九、销售发货、退货流程 (18)
（1）、销售发货 (18)
（2）、销售退货 (19)
十、合同的生成 (20)
（1）、订单生成合同 (20)
（2）、合同概要 (21)
（3）、合同标的 (22)
（4）、收款计划 (22)
（5）、合同的变更 (23)
十一、审计报告的生成 (24)
附录：关于常见问题的解答 (25)
1、各种入出库单，调拨单等查询位置？ (25)
2、出入库流水账等的查询？ (25)
3、中转仓中有多少需要调拨，如何查询？ (25)
4、未审核单据的查询？ (25)
5、库存数量的查询？ (25)
6、做发货单为什么不能选择批号？ (25)
7、做发货单时，保存时显示不符合当前单据约束条件 (25)
8、销售订单做期初导入的时候，甲方供货和辅材编码为9000000，如何修改？ (26)
9、发货单为什么不能由销售订单生单？ (26)
10、退货单为什么不能由销售订单生单？ (26)
11、关于打印机的设置？ (27)
12、调拨单序列号问题？ (27)
13、录入订单的时候，里面有种物料数量是0，订单无法保存，怎么处理？ (28)
14、采货退货单在哪查看？ (28)
15、蓝湾国际这个点有37、38、39号楼，以后签合同的时候是分3份签订，能不能下在一个销售订单里面？ (28)
16、关于期初订单的变更问题？ (28)
17、都是在销售发货那里发货，为什么辅材和甲供的入库要做采购订单和采购入库单？ (28)
18、关于器件维修如何在系统中操作的问题？ (28)
19、远程登录ERP，想要导出的资料，到自己的电脑上，如何操作？ (29)
22、东西已经收到，做调拨单，但是发现订单没有了 (30)
21、为什么由来料报检单不能生单做采购入库单？ (30)
22、为什么有些订单看不到？ (30)
23、项目信息一览表中，项目修改了名称，但是新下的销售订单中名称不变？ (30)
24、有很多采购入库单是1月份的入库日期，却是在2月份审核的，如何修改？ (30)
25、省办有货物，要调往市办，如何走流程？ (30)
26、销售订单流程？ (30)
27、订单上面的负载下错了，应该定5W的，结果定了200W的，已经发货了，现在要把200W 的换成5W的要如何操作？ (31)
28、合同已签订、销售订单未录入系统如何做发货、退货？ (31)
29、对于合同没有签订，也没有录入ERP系统中的订单如何做发货、退货？ (31)
30、期初漏盘的物料如何处理？ (32)
31、根据发货单关联单据出销售出库单，为什么出库单里面只有甲供的，公司发货的怎么没有啊？ (32)
32、ERP系统中关于省办与地级市录入说明？ (32)
33、如果计划部寄来的挑拨单没有订单号码？只有调拨申请单号，那分支机构制作调拨单时，是不是按调拨申请单生单？ (32)
一、系统登录
进入ERP登录界面，登录到:192.168.0.237 （外网为ERP-SERVER）
操作员: 输入自己的名字
密码: 无
帐套: 003（default）东洲罗顿正式帐套
操作日期:选择2012年1月以后登陆
二、关于立项
（1）、立项
路径：供应链—项目管理—项目信息一览表—增加
①、点击增加即可进行项目的录入。

②、信息输入完整保存后，项目编码自动生成。

③、施工队是必填项目，如果是买卖项目，选择无施工队。

④、如果是挂靠项目，需要在合作单位位置选出代理商的名称。

立项内容填写完整后保存、审核。

⑤、项目的开工、完工、初验等信息是需要在项目信息开工阶段表、其他阶段表中维
护。

（2）、责任中心关联
路径：供应链—管理会计—设置—责任中心设置
①、双击责任中心01进入，点击标红位置进入项目关联界面
②、点击这个三角，项目即转入右侧项目列表中，点击退出后，到达下面页面，点击确定。

此时项目关联成功。

（3）、预算编制
路径：管理会计—项目成本—预算处理—预算编制
打开后选择自己立好的项目，双击后项目名称显示在右侧表格中即可。

三、预提比例的维护
路径：基础设置—基础档案—其他--费用预提比例参数设置（施工费预提比例参数设置、代理费预提比例参数设置）中，分别设置比例参数
（1）、施工费预提比例参数设置
点击增加，按照地区（分支）分别输入施工队的施工费预提比例。

（如甲供、工程费、公司发货等等）。

此工作集成事业部完成。

（2）、代理费预提比例设置
点击增加，按照地区（分支）分别输入代理商的代理费预提比例。

此工作由市场部完成。

（3）、费用预提比例设置
点击增加，按照地区（分支）分别输入对应费用的预提比例（如招待费、车辆-汽油费、差旅费等等）以此控制网报。

此工作由财务部完成（待定）。

四、销售订单
路径：业务工作—供应链—销售管理—销售订货—销售订单点击增加
①、订单日期为登录ERP日期，自动生成。

②、客户名称和销售部门选择好后，订单号码自动生成。

③、表体中的报价，是我们公司和局方签订合同要的单价金额（包括公司发货、办
事处自购、工程费等）。

单价（全部物料）中输入的金额是全部物料的单价（包
括甲方供货的产品）。

④、表头表体的税率要统一，都输入0，财务开票如需要可自行设定。

⑤、物资来源特别关注‘公司发货’和‘办事处库存’，‘公司发货’驱动MRP需求
的生成。

⑥、分支机构有库存，物资来源选择‘办事处库存’，否则选择公司发货。

⑦、销售订单取消时，若取消行信息或订单所有信息，可实行行关闭或订单关闭；
由于删除会造成订单断号，所以有订单要取消时点击表头关闭即可。

⑧、销售订单数量变更，可直接点击表头‘变更’，修改数量。

⑨、表头表体需要信息填写完毕后，保存，提交，审核（代理费、施工费、协调费
会自动显示出来）。

由于现在订单审核要走审核流，所以审核人审核过后要点击
项目—预算编制，成功后点击确定。

此时订单中的信息既关联到项目信息一览表
中。

对应项目的订单下好之后，我们如何在项目信息一览表中看到相关信息呢？
①、到项目一览表里通过定位来找到此份订单中的项目。

②、在项目阶段金额表格中，就可以看到相应的订单日期和订单金额了。

③、在项目预算实际对比中可以看到关于这个项目下的预提施工费、协调费等费用的
金额。

（如一个项目下多张订单金额是累计的）
④、每张销售订单保存审核后，点击‘项目—预算编制’，方能把订单中的信息刷到
信息一览表中。

查看项目的时候，点击下预算更新，也会把最新的信息更新过来。

五、调拨单
分支机构下好销售订单后，总部会根据销售订单进行调拨，把订单中物资来源为公司发货部分货物，调拨到总部调往分支机构中转仓。

分支机构收到货物后，需要做张调拨单把中转仓中的货物调到分支机构自己的库里。

注：①、由于中转仓是有货位管理的，分支机构做2次调拨的时候表体中是要选择调出货位的。

即从哪个货位调出，调到自供仓库的。

②、对于有批次管理的货物，选择了调出货位，会带出批次编码。

③、主机成品的调拨是有序列号管理的，在做调拨单时候要添加上序列号。

具体操作如下：
路径：业务工作——供应链——库存管理——调拨业务——调拨单，增加
①做好一张调拨单后，点击保存后，表头的序列号的标志显示是亮的状态，点击进入。

②进入后要点击修改，鼠标点击在物料编号上，然后在表体第一行第一格的末尾双击。

进入序列号选择界面，依次添加。

添加好后保存、退出。

到调拨单页面审核即可。

注：一张销售订单总部可能是几次发货，故一张销售订单的货物，可能需要几次调拨才能调完。

调拨完成后，一定记得下查出入库单，审核掉。

六、调拨申请单
分支机构备货或者是申请办事处货物退回总部，需要做调拨申请单。

以上海为例
（1）、备货：
注：表体的入货库位一定要填写，转入分支的中转仓（如上海中转仓）（2）、退回：
注：备货中的主机成品，是有序列号管理的，货物收到后做调拨单时，保存后也是需要添加序列号的。

注意：①、备货的申请单，出入库类别是备货出入库
②、退回的申请单，出入库类别是调拨出入库七、辅材采购入库
（1）、办事处自购辅材需要走采购流程
（2）、退货要走采购退货流程
注：对于期初盘点入库的辅材，退货时无法由到货单生单，在做采购入库单时做红字采购入库单，手输需要退货货品。

八、甲供料采购入库、退回出库
甲供料入库要做采购订单，其中销售类型是甲供料采购。

供应商分别按移动-甲供料供应商、联通-甲供料供应商、电信-甲供料供应商、其他甲供料供应商来选择。

采购订单中的含税单价为0。

（1）、甲供料入库的操作：
（2）、甲供料退回出库的操作：
这里所说的甲供料出库，是指要退还给局方的甲供料（例如：2月26日从局方领设备5台，2月27日局方要求退回去3台）
注：对于期初盘点入库的甲供料，退货时无法由到货单生单，在做采购入库单时做红字采购入库单，手输需要退货货品。

九、销售发货、退货流程
（1）、销售发货
A、销售流程示意图
B、分支机构下了张销售订单，订单中包括四种物资来源的货物：
a、分支机构库存的本身就在仓库里。

b、订单中公司发货部分通过调拨已经入库了。

c、甲方供货部分通过采购管理已经入库。

d、办事处自购辅材也已经通过采购管理入库了。

现在就开始做销售发货单发往局方。

注：①、发货单须由销售订单生单，就是说没有销售订单是不让做发货的。

由销售订单生单的发货单表体第一列的仓库，自动带出的是自制仓，必须修改成实际发出
的仓库。

前期有个别分支机构就从自制仓发货，这就造成了公司自制仓和分支机构仓库
帐物不符。

发货时，一定要从自己仓库发货，切记。

②、发货单中的主机类产品是有序列号要求的，表身输入完毕后，在表头点击序列
号添加。

（2）、销售退货
局方要求退货的货品，要走销售退货流程，销售退货单要根据销售订单生单。

A、销售退货流程示意图
注：退回货品要到销售订单中变更下订单数量
B、退货单保存、审核后。

关联单据对销售出库单红字进行审核。

C、退货单由销售订单生单，表体中默认的仓库是自制仓，一定要改成实际退回的仓库。

十、合同的生成
（1）、订单生成合同
路径：业务工作—供应链—合同管理—订单生成合同
①、点击过滤，中间的过滤界面可以填写要查找的订单资料，点击确定
②、到此页面把需要生成此份合同的订单号勾选出来，点击保存自动生成合同号码的
前10位（流水号），后面的7位数字自己填写，按照分支机构编码规则。

③、在日常操作—合同工作台中，通过输入关键字进行查找。

或者到合同列
表找到这份合同双击进入。

④、找到这份合同后，点击修改进行编辑，把需要填写的资料填写完整，如合同名称、
甲方全称、签订人等等信息。

合同签订日期必须填写，如没有可填写生成合同时
间。

（2）、合同概要
（3）、合同标的
合同明细体现在合同标的中。

合同只是参照销售订单生单，可以删除和修改，但要确定多下的那些货品是否还能签订到别的合同中，如果可以，需要对订单拆单。

例如订单中是2样物品各2个，合同中可以签订1样物品3个，而且确定了多余的不能签订合同了，那么多余的是可以删除的。

后面的单价金额也一样可以修改。

（4）、收款计划
①、收款计划中项目阶段可以选择，收付款日期按照合同中的应收条款，填写。

②、后面阶段日期要比前面的日期递增，否则不可以存盘。

③、买卖类不知道应收日期的可以填写2099，在项目管理中维护了开完工等信息后，
日期会自动回写。

注：如果合同中的项目在合同生成之前开完工，则回写不了。

④、后面的合同条款和大事记，不是必填项，有需要可以填写。

现在这份合同就可以保存生效了。

（5）、合同的变更
①、生效后的合同需要更改的时候，首先失效，然后点击修改，修改完毕后保存，点
击‘生效’。

②、如果这份合同后续流程已经走了，比如说开票等，是不能失效后修改的，要用‘变
更’修改，改后保存审核。

即可
十一、审计报告的生成
路径：业务工作—供应链—合同管理—纸质生成审计合同
①、点击过滤,勾选上需要生成审计报告的合同，保存
②、前半部分的审计合同号码自动生成，后半部分的分支机构地区流水号码，手动填
写。

③、在日常操作中，打开合同列表，找到刚刚生成的审计报告，双击进入。

操作流程
同订单生成合同流程。

附录：关于常见问题的解答
1、各种入出库单，调拨单等查询位置？
在供应链-----库存管理-----单据列表
2、出入库流水账等的查询？
在供应链-----库存管理-----报表------我的报表
3、中转仓中有多少需要调拨，如何查询？
在供应链-----库存管理-----报表------我的报表-----货位帐------货位汇总表
后面有个结存数量就是你中转仓里面有可以调拨的
4、未审核单据的查询？
在库存管理------报表-------统计表-------未审核单据查询
5、库存数量的查询？
在库存管理------报表-------库存帐--------现存量查询
注：大家需要查询的表单基本都在库存管理中的单据列表和报表中
6、做发货单为什么不能选择批号？
确认是否在库
7、做发货单时，保存时显示不符合当前单据约束条件或者不是来源于上游单据的，该序列号
目前状态处于待出库，当前操作需要处于以下状态：
确认是否在库，
调拨单做完后，未审核出入库单
8、销售订单做期初导入的时候，甲方供货和辅材编码为9000000，如何修改？
①、期初导入的销售订单，即制单人是系统管理员demo的订单，需要变更是需要由总
部来统一变更的。

在订单列表中筛选出此份订单输出，把需要变更的内容以插入列输入要修改内容比如
详见OA公告中发布过的关于期初销售订单变更问题
②、在OA上发协同，把这份导出订单并发给分支机构技术主管、分支机构主任、财务
李敏珊、王海龙、品管部赵雪芹、市场部朱燕华、杜新健、关欣、董华英、高玲
玲、张芸蕾。

③、公司审核过后变更期初订单数据。

注：建议分支在销售订单列表中把订单输出，核对后面的已发货数量是否正确，如果有误，整理出来，按上面流程发协同，由总部统一修改
9、发货单为什么不能由销售订单生单？
说明这张销售订单已经发过货了，所以不让参照生成。

找到这张销售订单，表体后面
一列已发货数量，如果等于了订单数量肯定是不能在让发货的。

如果确实没有发货，解决办法同问题8.
10、退货单为什么不能由销售订单生单？
说明这张销售订单没有发过货，所以不让参照生成。

找到这张销售订单，表体
后面一列已发货数量，如果是空的肯定是不能在让退货的。

如果确实发货了，如果确实没有发货，解决办法同问题8.
11、关于打印机的设置？
远程安装好打印机后，要分别设置需要打印单子的页边距，在预览里左右上下边距
都调成10，保存。

如果不知道纸张的大小，若和公司的出入库单类似的话，就自定
义纸宽2200、纸高 1400 即可。

如果还是不能解决，OA上下载远程打印机客户端，按操作说明安装即可。

注：如果这样还是不行，说明是打印机纸张设置问题，在开始中进入打印机首选项，高级中修改下纸张规格；如有打印纸方向问题，调整下纸张方向。

12、调拨单序列号问题？
分支机构有需要调拨到总部的设备（退回），填写调拨单时必须填写序列号。

分支机
构由调拨申请单生成调拨单时，保存后才让点那个增加序列号的小纽，然后进入序列号位置，点击修改，表体里面点…就可以选出来要调拨主机的序列
号了，选好后保存、提交。

13、录入订单的时候，里面有种物料数量是0，订单无法保存，怎么处理？
数量为0的物料，销售订单中是不让保存的，这种0数量物品，订单中不要体现。

14、采货退货单在哪查看？
在采购管理---采购到货---到货单列表里
15、蓝湾国际这个点有37、38、39号楼，以后签合同的时候是分3份签订，能不能下在一
个销售订单里面？
不可以。

订单下在一起，签合同的时候这份订单只能生成一份合同，剩余2个站点的合同就无法由此订单生成。

如果说当时下订单的时候，不知道以后要签订在几份合同中，那就只能是签订合同的时候，把订单进行拆分了，但是这样原订单预提的费用就不准确了。

所以订单最好是最小化。

16、关于期初订单的变更问题？
变更期初的销售订单要特别注意：变更的单价要在含税单价中修改。

如果只是填写了报价，含税单价不能像现在的销售订单一样自动带出的，切记啊
17、都是在销售发货那里发货，为什么辅材和甲供的入库要做采购订单和采购入库单？
辅材和甲供入库，走采购和我们做销售发货没有冲突啊？做销售发货，发货单由订单生成，意思就是局方要和我们买东西，必须有订单我才能给你发货。

而辅材和局方提供的甲供料，我走采购流程入库，只是个入库方法而已啊！
18、关于器件维修如何在系统中操作的问题？
器件维修分为以下几种情况
①、已经卖给局方的器件的维修，走系统外(填写excel表格)，直接发回公司维修，修好后发回给局方。

②、自己仓库里面的器件，需要维修，做调拨申请单，调拨回公司维修。

③、有些分支在仓库中有一些设备的备件，例如重庆。

方法一：这种需要给主机换备件的流程如下：
A对主机A1进行退货； B调拨申请单—调拨单（虚调）调回公司；C下一张销售
订单A2（公司通过改制后的）备注中写明，工程现场整改，ERP过账； D调拨入
库； E做发货单发给局方这样公司通过改制把分支库存中的备件出库了。

方法二：
做领料申请单----朱燕华经理审核
做材料出库单（蓝字）------发出B 做材料出库单（红字）------退回A |
由领料申请单生单
④、有些分支提出这种情况，就是说货物已经卖给局方了，坏了，局方要求换货。

这
种换货原则上是不可以的，如果确实就要换货，需市场部领导审批同意后,做处理。

19、远程登录ERP，想要导出的资料，到自己的电脑上，如何操作？
点击保存的时候，大家都保存在本地磁盘上了，这就是找不到导出资料的原因。

这上说的本地磁盘指的是服务器上的磁盘，并不是我们自己的，下面的DVD驱动器后面的
C、D、E、F才是远程中自己的电脑的磁盘。

22、东西已经收到，做调拨单，但是发现订单没有了
订单删掉了。

订单是不允许删除的，如果做错了，关闭订单。

21、为什么由来料报检单不能生单做采购入库单？
到货单关闭了。

22、为什么有些订单看不到？
辅材录错造成的
23、项目信息一览表中，项目修改了名称，但是新下的销售订单中名称不变？
项目立好保存之后，不点击审核，这个项目的信息也会自动带到后台的项目目录中，此时如果对项目需要进行修改，改过后一定确定鼠标不在名称位置，保存审核后在做的销售订单名称一定是新的了。

但改动之前的销售订单项目名称是不会自动变换的，除非是变更订单，重新输入项目编码。

所以立项需谨慎。

销售订单中，不会无故带出毫无关系的项目名称的，肯定是原来立项的时候这个名称存在过。

24、有很多采购入库单是1月份的入库日期，却是在2月份审核的，如何修改？
这种单子，登录日期选择1月31日登录，然后在入库单列表中，删选出1月1日-1月31日入库日期,看审核日期超过1月31日的，弃审，重新审核。

25、省办有货物，要调往市办，如何走流程？
做调拨单，由省办仓库调往市办仓库。

审核出入库单，这样库存数量就变更了。

26、销售订单流程？
先做备货把东西备到自己的仓库里，然后在做销售订单，销售发货
27、订单上面的负载下错了，应该定5W的，结果定了200W的，已经发货了，现在要把200W
的换成5W的要如何操作？
做退货单，把这200W的负载退到你的仓库里，然后你需要的5W的负载，你在下销售订单，东西到了后在做销售发货。

把原订单中的定错200w的那行，行关闭。

定错的这200W的如果以后订单中可能用到，那就在你库里放着。

如果不需要了，那做调拨申请单要求调拨回公司即可。

28、合同已签订、销售订单未录入系统如何做发货、退货？
一、需做销售退货
期初订单未录入系统，有退货。

手输退货单，备注中写明原订单号码。

二、需做销售发货
①、期初订单未录入系统，需发货。

补下销售订单，订单金额为0.在备注中写明
原订单号码。

表体中的物资来源原来为公司发货的现在一定是公司发货（历史数
据用）。

把订单导出，导出的EXCEL中把这份订单实际的发货量写入。

②、在OA上发协同，把这份导出订单并发给分支机构技术主管、分支机构主任、
财务李敏珊、王海龙、品管部赵雪芹、市场部朱燕华、杜新健、关欣、董华英、
高玲玲、张芸蕾。

由总部审核后统一修改。

29、对于合同没有签订，也没有录入ERP系统中的订单如何做发货、退货？
①、补录完整的订单、提交。

表体中的物资来源原来为公司发货的现在一定是公司
发货（历史数据用）。

把订单导出，导出的EXCEL中把这份订单实际的发货量
写入。

原订单号码在备注中写清，注明是补原销售订单。

②、在OA上发协同，把这份导出订单并发给分支机构技术主管、分支机构主任、财
务李敏珊、王海龙、品管部赵雪芹、市场部朱燕华、杜新健、关欣、董华英、高
玲玲、张芸蕾。

总部审核后，会把已发货数量写入销售订单。

30、期初漏盘的物料如何处理？
一、对于期初借出，还有那些备货的物料、没做销售订单发货单，发出的。

期初盘点也未
资料。

在OA上发协同，发给分支机构技术主管、分支机构主任、财务李敏珊、王海龙、品管部赵雪芹、市场部朱燕华、杜新健、关欣、董华英、高玲玲、张芸蕾。

总部审核后，会做相应处理。

二、期初盘点时，客户方的东西盘到咱们自己的库存中的这部分货物。

按在建项目名义
（挂完工的，马上需要做确认收入的工程项目）做销售订单（订单金额为0）---------做销售发货单--------审核出库单。

这样盘在咱们自供仓里面的货物就出去了。

下面可以按照甲供料入库规则入库。

即采购订单（甲供料）----------采购入库单（入甲供仓）。

31、根据发货单关联单据出销售出库单，为什么出库单里面只有甲供的，公司发货的怎么没
有啊？
一张发货单上有2个仓库的东西，发货单审核后会对应2个仓库，自动生成2张出库单。

关联单据的时候，出来一个仓库的单子，审核掉。

在到发货单界面，鼠标放在发货单表体，另外仓库名称位置，点击关联单据，另外一张销售出库单就出来了，审核即可。

32、ERP系统中关于省办与地级市录入说明？
33、如果计划部寄来的挑拨单没有订单号码？只有调拨申请单号，那分支机构制作调拨单时，是不是按调拨申请单生单？
你们做的备货，走的是调拨申请单，调拨申请单只能生单一次（总部一次调拨已用过），所以你用调拨申请单生单，也找不到。

只能是手输收到的货物了。

34、流程图。