《集团有限公司合同编号规则》

***集团有限公司

合同分类编号规则

第一章总则

第一条为加强合同的标准化管理，规范公司合同存档，明确在合同存档环节中相关部门的职责以及工作流程，特制订为规范合同编号的指导性和标准性文件，便于目标成本的落实和控制。

第二条本规则除特别指明外，适用于《***集团有限公司合同管理办法》中规定的所有合同。

第二章职责

第三条法务部及档案管理部门负责本规则的制订、修改、实施指导和监督。公司各职能部门合同、档案管理人员负责本规则的具体实施。

第三章原则和方法标准描述

第四条合同分类编号规则应遵循下列原则：

1.适应公司主营业务的合同管理需要；

2.与公司管理、项目管理和成本管理相匹配的分类方法；

3.公司所有合同都应按统一标准进行分类并连续编号。

第五条合同分类编号方法

（一）合同编号规则

1. 合同编号由九个字母和八个数字组成；

2．编号形式：×××-△△-■■-####-****，其中符号所代表的含义如下图所示：

合同编号规则示意图

（二）合同编号具体编写规则:

1.一级编码：集团公司、各分、子公司、控股公司拼音缩写，如下表所示：

2.二级编码：合同承办部门（即责任部门）缩写规则：

①常设部门缩写，一般取部门名称前两个字的拼音首写字母组合而成，如下表所示：

②若遇部门名称前两个字的拼音首写字母组合相同的，则选第三个字，依此直至选出不同的组合。

例如：“基层网络”与“稽查安保部”都可缩写：“JC”，依据本条规定，可分别缩写成：“JW”和“JA”。

③若遇部门名称拼音首写字母完全重合的，可扩展名称后再行缩写。

例如：“基建部”和“纪检部”都缩写成：“JJ”和“JB”，依据本条规定可将“基建部”扩展为“基本建设部”，“纪检部”扩展为“纪律检察部”，即可解决。

④表格中未列明的部门，可根据本条规定，进行缩写即可，但不得与既有部门的缩写重合。第一次提交合同的部门，应注明部门汉字全称及缩写字母。

3.三级编码：合同类型或业务缩写规则

1）有名合同缩写规则：

②若遇合同名称前两个字的拼音首写字母组合相同的，则选第三个字，依此直至选出不同的组合。

例如：“建设工程合同”与“技术合同”都可缩写：“JS”，依据本条规定，可分别缩写成：“JG”和“JH”。

2）无名合同缩写规则：

①未列明的合同名称缩写，可根据本条规定，进行缩写即可，但不得与有名合同的缩写重合。

②若遇合同名称拼音首写字母已被有名合同占用的，可使用项目名称缩写，但是不得与有名合同的缩写相同。

③无名合同缩写规则可参考第二款二级编码缩写规则.

4.四级编码即合同签订年份。

例如：在2009年签订的，该级编码即为：2009

5.五级编码：该年份内所签合同份数顺序号

根据合同签订先后顺序编流水号，从“0000”自“9999”止，列在该合同编码最后四位。

（三）补充协议编码规则的处理

1.补充协议是指对合同的补充、变更、解除等而订立的协议，在与合同共用一个编号的前提下，根据补充协议的签订顺序在流水号后用扩号加两位阿拉伯数字标识，以“01”开始“99”结束，如“（01）”。

例如：该补充协议是***集团有限公司法务部在2009年第45份委托合同的第三次补充的，流水号为003，则合同的第一份补充协议的编号为“HQJ-FW-WT-2009-0045（003）”。

2.合同纠纷引起的诉讼或者后来又达成和解协议的，按诉讼案件编码，不受本规则约束。

第四章附则

第六条本规则自发布之日起开始施行。

第七条本规则解释权属法务部及档案管理部门。