无纸化会议系统建设需求说明

无纸化会议系统建设需求说明

一、功能需求

总体需求：使用信息化技术，通过文件的电子交换实现会议全过程的无纸化。其重点是：文件的网络传输、电子显示、智能编辑和权限控制；远程会议召开，会议数据实时共享；会议筹备的智能化，以及极佳的参会体验。

按时序具体分为三个阶段需求：

会前：包括会议通知、议题收集报送、会议方案审阅流转、会前资料上传下载、会议签到、会议进度查询等。实现会前资料的电子化传输，通知、签到的自动化；参会者提前熟悉议题内容，候会者掌握当前议程，做好参会准备。

会中：包括议程资料管理、会议交流、资料查询、决议表决、同步阅读、终端控制、会议服务等。实现会议终端的权限管理，资料同步，会议终端的实时控制；电子文档的流畅阅读和便捷批阅，手写签批及笔迹保留，参会者批注下载；与会者间即时通讯，分组讨论，历史会议、相关资料即时查阅，投票表决自动统计；秘书、茶水服务呼叫，会议全程的音、视频记录。

会后：包括会议资料销毁及会议记录管理，实现自动销毁显示终端上的涉密材料，对会议记录、表决结果进行整理，

对历史会议资料进行归档。

二、软件需求

软件能按常务会议流程进行功能定制。扩展性强，便于后续功能开发，以及与OA、其它系统的数据交互。

三、硬件需求

会议终端：包括领导与参会者的小型会议终端60台，会议室大屏演示终端2台，候会室会议进度显示终端1台。服务器：能满足100人左右会议需求。

四、网络

会场端：采取无线路由+AP方式解决，提供双线路。

至服务器端：要求能满足100人同时开会的数据量传输，适当冗余。

五、安全

应包括涉密资料安全、数据传输安全、会议过程权限分配等。