如何做好办公室工作及待人接物时需注意的细节

如何做好办公室工作及待人接物时需注意的细节

不知不觉中走出校门已经三年的时间了，但对于职场上的经验却是少之又少。记得刚出校门在郑州实习时是什么都不懂的前台文员，慢慢做到行政助理，再后来回到长垣，工作的部门是人事部，负责计算车间工资及办公室人员工资等，后来调到了财务部做一段时间的现金出纳。仔细想想自己这几年的经历，与行政工作结下很深的情结。

近日，于总交代一项写文章的任务，根据于总写的题目我就如何做好办公室工作及公司待人接物时需要注意的细节浅谈一二。

办公室是一个企业的枢纽和窗口，是领导的参谋和助手，是执行领导决定、承办具体事务的综合机构，担负着承上启下、沟通内外、综合协调、参谋助手、督促检查和服务保障等职能。

做好办公室工作，需要仔细研究办公室的各项职能，办公室是一个企业不可缺少的重要部门，之所以重要是因为办公室具有管理服务、综合协调、监督指导、参谋咨询等多项职能。

管理服务职能是办公室工作的重要组成部分。其内容主要包括以下几个方面：

一是公文管理，即办公室负责公文的收发、传递、催办等各个环节的具体事宜。记得大学实习时在一个网络公司做前台文员，负责的工作是负责公司的邮件及文件收发、记录当天来往人员办事事宜、接听电话等等；

二是事务管理，如会议的安排，会场的布置，接待上级和兄弟单位的来人，办公室的值班、保卫、通讯联系，单位的办公环境管理等。之前上班的时候在人事部做过，我们都是这样做：当接到会议通知时人事主管会提前安排人员将会议室打扫干净，将投影仪等办公设备准备妥当，并及时通知参加会议人员；

三是信息处理，即利用计算机网络等各种现代化手段，为办公自动化服务。当经理出差或休假，公司有大决议或其他事宜需告知主管经理的可以发邮件或打电话；

四是搞好服务，办公室本身就是服务部门，虽不能做到有求必应，但也应尽力做到大家满意。

综合协调职能是统一步调，切实保证领导的正确决策能够认真贯彻落实。

监督指导职能是指领导对工作人员的检查、考核、督促和指导，其目的是使他们迅速、准确、有效地完成决策目标，其主要内容：一是监测工作进度，检查工作质量；二是督办；三是排忧解难；四是通过传达、制订有关方针政策及做出解释进行指导。

在日常办公过程中，除了做好办公室工作的策略外，还要注意到一些细节的礼仪问题。

一是见到领导、同事要主动问好。

二是态度要摆正。目前我刚进入公司，影印资料、整理文件，以及端茶倒水之类的事，会显得特别的多。有时会觉得自己所从事的工作缺乏意义。但事实上，所从事的工作绝不是琐碎之事。当接听电话的那一瞬间，自己就代表了公司。假使在电话里显出失礼的态度，对方会认为这是你所任职公司的失礼，有时还可能导致谈判破裂，最终失去顾客。有客人来访，应起身迎，要跟访客问好。送茶时，应先给访客敬茶，然后才轮到公司的领导，倒茶只倒七分满。愉快的握手是坚定有力，这能体现你的信心和热情，但不宜太用力且时间不家过长，几秒钟即可。如果你的手脏或者很凉或者有水、汗，不宜与人握手，只要主动向对方说明不握手的原因就可

以了。女士应该主动与对方握手，同时不要戴手套握手。另外，不要在嚼着口香糖的情况下与别人握手。在接打电话时，左手持听筒，方便记录，做好事前准备，讲电话不怯场，接电话时，要说声“您好”，打电话时，必须主动自报姓名，电话中途断线，应主动打过去，电话留言记录，应该注明清楚，并确认对方的留言，当事人外出，应告知回来时间。被上司叫去时，记得带记事本。应在限期内完成上司指示工作。

三是尊重他人。学会尊重人，可以从以下三点做起。

１．听他人说。做一个好听众，认真倾听别人说话，鼓励别人说他们的事，让对方觉得他很重要。这样的人，朋友会很多。只会说不会听，或者随便打断别人的话都是不礼貌的。

２．替他人想。平时我们与替他人着想的人接触时，总是会感到这人很好相处，为人善良，这样的人人际关系总是比较好的，做事也比较容易成功。平时待人接物，我们也应该遵守这条原则，多替别人想一想。

３．帮他人做。你的心中充满爱心，会觉得活得很充实。你的朋友会很多，你有困难时，别人也会愿意来帮助你。

办公室是一个纯服务部门，不能只满足于日常的服务，

服务方式也必须创新。要多考虑如何更好地创新管理，开源节流，加强基础设施建设，保证办公室正常高效运转，为公司的改革发展提供更好的服务。

我们相信公司一定会蒸蒸日上，业绩多多。在以后的日子里有做不到位的地方还请于总、刘总、于经理给予批评及指示。

最后希望公司越来越好。

王静

2012年5月24日