档案馆博物馆图书馆社会功能之比较

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在省委十届三次全会上,省委提出了“发展文化产

业,建设文化大省”的战略决策。档案馆作为永久保管档案的基地,怎样纳入文化产业,在建设文化大省中如何发挥积极的作用,是当前档案部门要研究的课题,本文试从档案馆、博物馆、图书馆的比较中来论述这一问题。

一、从三者概念说起档案馆、博物馆、图书馆三者的概念都确认了它们具有文化本质属性,是面向社会为各项工作服务的公益性文化事业机构。但是,这三者的文化功能,除博物馆、图书馆外,档案馆还没有被完全认同与实现。究其原因大致有三:

1、从档案馆的性质上讲,过去仅仅被认为是“机要部门”,是为政府机关服务的,否认了档案馆的“文化事业”的性质。党的十一届三中全会以后,恢复了对档案馆的文化事业性质的正确认识,但人们认识的惯性还有很大的影响。

2、从档案的价值和作用来看,即现行价值和历史价值,在其生命周期中是随着时间的推移而变化的。档案在档案室时,以现行价值为主;当被接收进档案馆之后,就以历史价值为主。在这一档案价值功能演变的过程中抑制了档案馆社会服务职能的发挥。相比较而言,博物馆、图书馆的社会教育和服务功能则体现得较为明显。

3、从档案馆的特征来看,档案馆是以档案实体为基础,通过开发档案信息向社会提供服务的,但这种服务受到社会环境的制约,尤其是社会政治的制约。而博物馆是以文物和标本为基础,组成形象化的科学的陈列体系,向社会进行直观的宣传教育,实物性、直观性和科学性的相互结合,构成了博物馆的鲜明特征。图书馆是以图书为基础,通过“人找书,书找人”的服务途径,最大限度地满足社会需求。因此,档案、文物和标本、图书本身的特征就决定了档案馆、博物馆、图书馆的服务功能,也决定了它们的文化功能的发挥和体现程度。

所以说,档案馆的文化属性,或者说具备的文化功能已不容置疑,但档案本身的特点和档案工作的性质,制约了这种功能的进一步发挥。

二、从社会职能看异同

社会职能,是指在社会分工中所承担的任务和职责。档案馆、博物馆和图书馆各自的特点,决定了它们社会职能的异同点。

1、文化存贮功能。档案馆所保存的档案是人们社会实践的真实记录,档案的原始记录性与唯一性决定了档案馆在人类的文化存贮方面所作的贡献及地位。博物馆的文化存贮功能,虽远不及档案馆、图书馆那样丰富,但其收藏的文物和标本,所体现的文化底蕴却非常深厚,文化的内涵非常丰富。图书馆的文化存贮功能则表现更为明显,它记载着自古至今人类历史的发展与演变,记载着人们征服自然的手段和进程。因此,档案馆、博物馆和图书馆共同被誉为人类文明发展的记忆器。

2、社会教育功能。档案馆馆藏档案以其地方性、叙述性和原始性等特色,成为社会教育的生动素材。但档案馆的社会教育功能,我们目前发挥得还不够,为此国家档案局对全国各级档案馆“十五”期间的工作提出了明确目标,要求把档案馆建成为爱国主义教育基地。博物馆的社会教育功能则表现明显,通过实物陈列,使人们受到教育。图书馆的教育功能则表现在通过推荐优秀图书的借阅与辅导,对读者的思想产生积极的教育作用,所以也有人说图书馆是个思想教育机构。

3、情报职能。档案馆的情报职能就在于其资政决策功能和编研工作。但历来档案馆只注重接待利用工作,没有充分发掘馆藏的有价值的信息,让信息有序地流动起来,使其成为情报。档案馆应该开展这方面的工作。浙江省档案馆编写的《档案信息参阅》及有些地市档案馆编写的直接提供给党政机关的内参信息,实际上都是情报工作。但目前档案馆情报职能的发挥还是一个薄弱环节。

博物馆的情报职能,其主要表现形式有编印小册子、报告会、讲座等,通过这些方式把博物馆贮藏的知识、信息传递给参观者。

图书馆的情报职能主要在于向人们提供横向情报。目前,图书馆的情报职能比档案馆发挥得好,它们编印的《信息文摘》、《内部参阅》等刊物为党政部门提供了较好的情报,但更主要的是为科研部门、教育部门提供了最新情报。

可见,档案馆、博物馆、图书馆在社会职能方面有很大的相似性,它们都是为了解决“收藏和利用”的矛盾,这是档案馆、博物馆、图书馆等机构的共有的属性。如果我们从现实的档案馆、博物馆、图书馆分立存在的合理性来考察,它们不同的收藏内容正是由于“用”的不同需

◆舟山市档案局

夏忠刚

档案馆博物馆图书馆

社会功能之比较

要来决定的,它们的独立存在决定了各自必须要重视不断满足自己的特定利用者的特殊需要,所以,档案馆“文件、资料”的藏与用就区别于博物馆的“文物、标本”和图书馆的“知识文献”的藏和用,也决定了在社会文化分工中,它们社会职能的互补性,以及在社会文化事业中的不同作用。

三、从计算机技术应用看发展趋势

目前,科学技术的飞速发展,使计算机技术的运用呈网络化发展趋势。计算机技术、网络技术在档案馆、博物馆、图书馆三个部门的应用也反映出各自的特点和发展趋势。

近年来,计算机技术在我省各地档案馆已广泛应用,但总的来讲,档案馆在计算机应用方面还显落后。

计算机技术和网络技术在档案馆工作方面的应用,不但提高了档案馆业务管理水平,也使得档案信息资源共享成为可能。我们已欣喜地看到,我国已开始了以某一档案馆为轴心进行资源共建、共享的尝试,如以中央档案馆为中心建立革命历史档案资料目录中心,以中国第一历史档案馆为中心建立明清档案资料目录中心,以中国第二历史档案馆为中心建立民国档案资料目录中心,以省(直辖市、自治区)档案馆为中心建立本行政区域档案资料目录中心等。但这一资源共享形式还没有形成网络概念,还存在许多技术装备和人的观念的阻碍问题。虽然在万维网上,我国已经有许多档案馆建立了网站,但人们看到的还只是一些档案馆概貌和馆务的报道性内容,离真正意义上的数字档案馆还很远。

目前,网络技术也已在博物馆应用,数字博物馆已出现在万维网上,而且效果很好,同实体的博物馆很有相似之处。

计算机技术在图书馆方面的应用相对比档案馆与博物馆要早。目前在国家图书馆的网站上已经能直接查阅有关图书信息,并已形成20多个数据库,产生了明显的社会效益和经济效益。

通过比较使我们认识到,图书馆在计算机技术应用方面已经比较成熟,博物馆在虚拟技术方面也有优势,而档案馆还只是处在数据库建设阶段。

随着知识经济时代的来临,不管是档案馆,还是博物馆、图书馆,作为社会信息资源系统的一个节点,都面临着挑战和考验。对档案馆而言,在建设文化大省中要积极发挥自己的作用,就应该强调自己的文化属性,也就是要强调服务的社会化。

四、几点启示

我们对档案馆、博物馆、图书馆相互之间的比较,目的在于能给我们一些什么样的启示。笔者感到,档案馆要发展,要在建设文化大省中发挥应有的作用,道路是很艰难的,不管是在管理体制,还是在业务管理的改革上都需要进一步完善与提高。

1、机构管理体制需要进一步完善。目前,我省档案部门都是局馆合一的管理体制,这给档案管理工作带来诸多不便,毕竟档案馆是法定的文化事业机构,档案局是法定的行政执法机构,两个机构的合并,对档案的接收、征集与执法工作带来很多的矛盾与不便。同时,也阻碍了档案馆事业的发展,使档案馆不能以公益性、文化性、社会化的面貌出现在公众面前。

2、档案工作与文书工作管理的分隔,使档案管理不尽人意。目前,文书工作的质量,档案局不能直接监管。在《国家行政机关公文处理办法》和《中国共产党各级领导机关文件处理条例》中没有明确规定文书工作由哪个部门来检查监督,只是明确“各级行政机关的办公厅(室)是公文处理的管理机构”,实际上还是自己监督自己。因此,文书工作中的用纸、字迹,发文等不规范现象给后续的档案工作造成了许多困难。当前“文书工作要纳入档案管理的范围”,“档案工作要从文书工作抓起”等观点已在档案界形成共识,我们有理由相信,这一问题会得到很快解决。如果把文件级条目的著录工作放在文书工作阶段,由计算机自动完成,那么以后档案馆的数据库建设速度就可大大提高。

3、解放思想,牢固树立资源共享意识。我们应该承认,档案馆由于“档案”自身的特殊性,影响了人们的开放与资源共享的意识。但我们又不得不承认,在档案中蕴藏着社会广泛需求的有价值的信息,因而,资源共享原则所体现的整体意识、协作意识同样适用于档案馆。但目前的档案馆有一种怪现象,都在盲目地追求“实体”的拥有,缺乏一种协作精神,而在图书馆界早已摒弃了这种追求实体拥有的意识。所以,档案馆要彻底摒弃求全发展的馆藏建设思路,而要用整体、系统、网络、协作的观点来指导收集与征集工作。在馆藏体系建设上要突出馆藏地方特色、功能互补的特点。首先要加强档案馆之间的联合,再次是同图书馆、博物馆以及情报部门的联合,只有这样,才能融入文化建设大潮,发挥出它的整体合力。

4、加快营造档案馆的文化氛围。博物馆、图书馆无疑有着浓厚的文化氛围,但档案馆却是门庭冷清。不能不承认目前档案馆本身缺乏一种公众意识和社会意识,也就缺乏了一种文化氛围。事实上档案馆本身有着独特的优势,只是我们没有发挥而已,那就是:(1)用档案实体来开办展览,以此展现本地区的历史发展变化情况;

(2)出版介绍本地区历史、重大事件、土特产等内容的小册子,广泛开展群众教育活动;(3)结合档案实体表现出的文书工作的优缺点,向各单位文书处理部门举办文书工作讲座;(4)面向社会举办家庭档案管理讲座,并开展家庭、私人档案寄存服务,等等。同时,档案馆作为公益性文化事业机构,要适当延长开馆时间,以方便群众利用查阅档案。

5、加快现代化建设,与社会共享档案信息资源。档案馆在树立资源共享意识的前提下,应加快现代化建设。档案馆要充分运用计算机技术和网络技术,把馆藏中有价值的信息及时地提供给社会利用。笔者认为,当前地方档案馆最主要的工作是要建立三个数据库,一是党委、政府两大全宗的数据库;二是开放档案的数据库;三是地方文献数据库。在此基础上,要加强馆际合作,并尽快建立自己的网站,使人们能够直接在网上查阅开放档案内容。而对国家档案馆而言,要尽快实施数字档案馆的研究工作,加快数据库建设步伐。

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