城建档案馆档案数字化工作创新成果展

城建档案馆档案数字化工作创新成果汇报现阶段我国的档案管理工作已经开始迈向数字化时代，实物档案作为一种特殊的档案类型也应该逐步的实现数字化，以此来提高实物档案的利用效果。由于现代技术的发展，实物档案实现数字化已经没有任何的困难，但是由于某些档案单位或者工作人员，并没有认识到实物档案数字化的重要性，因此迟迟未能实现数字化，依然以传统的方式进行实物档案的管理。但是由于实物档案是经过收集以及整理之后才形成的档案，传统的管理方式并不利于其储存，甚至会丢失，因此实物档案数字化具有一定的必要性。

2015年我馆积极响应住建局党委的要求，提出对城建档案馆现存档案进行数字化加工设想，并迅速拿出方案。

一、系统考察。对上级省市城建档案馆等已完成数字化扫描录入的档案单位进行实地考察，参观了解其使用的数字化系统、设备、人员、工作流程等各个工作环节，并对各个环节详细询问，做到心中有数。

二、选定系统。通过对各个单位使用的数字化管理系统进行全方位的了解后，结合自身实际，确定我馆数字化管理系统的需求，以此与各个数字化管理系统提供商进行会面磋商，通过不断的沟通谈判，最终选定符合我馆实际的数字化管理系统。

三、选定扫描录入提供商。由于我馆库存档案数量巨大，扫描录入等工作繁杂耗时，为了提高工作效率，保证质量，我馆通过政府公开采购选定经验丰富、人员配备充足、设备齐全、技术力量雄厚的专

业公司进行扫描录入。

2017年，《藏档案扫描录入合同》签订后，扫描录入工作正式开始，2月，服务承包单位进驻人员和设备，我馆积极协调工作场地及配套设施，全方位配合其工作。由于在前期合同中我馆根据其他地区经验及自身需求，对扫描录入工作做了详细而严格的要求，扫描录入工作给服务承包方带来一定难度，在扫描过程中出现工程进度缓慢、错误多、专业知识不了解等各种问题，我馆通过大量努力使其工作进入正轨。

1、专人负责。我馆在人员紧张的情况下，调配专门人员负责

跟踪档案扫描录入工作，随时为服务承包方提供给帮助。

2、日常跟进。我馆每日都对已经完成数字化的档案进行抽查，

并根据其情况组织五次集中检查，对其中出现的问题进行

汇总。

3、周末检查。我馆所有工作人员在不耽误正常工作业务的前

提下，利用周末对其扫描录入档案进行批量检查，针对检

查出的错误进行汇总。

4、工作交流会。针对检查中出现的问题，我馆与服务承包方

召开几十次工作交流会，共同探讨，为服务承包方答疑解

惑，优化工作流程，提供工作质量和效率。

通过我馆不懈的努力，目前我馆档案数字化工作已经步入正轨，服务承包方共投入工作人员二十人，仪器二十台，高质量的完成档案扫描录入12600余卷，占馆藏档案总量的18.57%。