工程设计档案的信息化管理

用，设计效率的提高等问题进行一些摸索 及完整。
和探讨。
二、管理的对策及建议
【关键词】工程设计档案；信息化管理
我公司原来的档案管理系统只能提
随着计算机及网络技术的飞速发展， 计算机在办公自动化中发挥着越来越大 的作用，计算机将人们从繁琐的手工劳动 中解脱出来，提高了工作效率，节省了大 量的人力和物力，同时使管理工作趋向更 简便、更科学、更规范，而越来越受到人们 的青睐。
轻视档案工作的思想都表明了一些人对 档电子文件。
档案工作缺乏了解，忽视档案工作已无法
1. 对工程设计的图形文件及文字类
适应现在的管理要求。
文件的收集、整理制定《设计电子文件管
（二）管理力量薄弱，管理手段落后。 理方法》，并按照工程设计图纸中图号的
档案人员身兼数职，对档案工作精力投入 管理办法，对设计人员在生成电子文件对
不足，日常事务往往只是将材料放入档案 文件的命名规则进行统一规定，并保证同
盒，没有系统整理归档，其次一些归档的 一文件名内只有一个图形文件。
材料还不够真实、完整和准确，严重影响
2.还可以利用我们现有 LOTUS.NO-
了档案管理水平。
TES 办公自动化软件平台，开发网络绘图
（三）环境硬件设施不齐全。对档案 系统，设计人员可以通过该系统提出绘图
参考文献： ①高亚萍.工程设计档案的特征、体系和现代
化管理概述 [J]. 科技情报开发与经济，2003 年第 06 期.
②许家球. 浅谈工程设计档案编研工作新思 路[J].科技档案，2004 年第 01 期.
③严林. 试论工程设计档案的全面质量管理 [J].机电兵船档案，2010 年第 04 期.
（作者单位：大连泛得科技有限责任公司）
office opertions 办公室业务·网络化·电子化·数字化
文 / 王静洁
工程设计档案的信息化管理
【摘要】本文通过利用电子档案管理 管理必备的条件解决落实差，档案多，没
信息系统对工程设计信息及其电子文件 有必备的设施装档案，档案室狭窄，潮湿，
的管理，对工程设计档案信息的开发利 “六防”设备不配套，影响档案的美观整洁
需求，同时设计文件即自动收集到服务器 上，以备档案管理人员电子挂接。
三、Βιβλιοθήκη Baidu案信息化管理的必要性
（一）电子档案需长期保存，占用空间 越来越大，投入的设备保管费用相当大。 由于档案又需查阅提晒等，给档案管理带 来管理上困扰，采用扫描存储档案资料。
设计人员 ↓通过网络把电子文件挂档
服务器 ↓
绘图仪输出← 出版室绘图机 ↓
（一）系统功能。通过系统的网络功 能为企业建立大型数字化档案馆，以适应 企业网上办公和信息的共享，为生产一线 提供信息服务，利用高性能的工程绘图 机、大幅面的工程扫描仪以及光盘存储等 外部设备，以及规范化的工程项目管理， 可以使各种档案类型的信息逐步实现电
（一）对档案的重视程度不够。长期 子化，它可以对收集上来的档案信息进行
我公司管理的图纸档案种类多、数量 大，同时是分散在各个科室完成和使用， 这给管理带来了相当大的麻烦，还将影响 到图纸的合理利用和档案管理员的工作 效率。为适应档案管理现代化的需要，提 高档案管理员的工作效率，提高图纸的利 用率，同时便于领导督导工作，推动我公 司的档案管理向自动化、规范化和科学化 方向发展。档案是信息的重要载体，管理 的最终目的就是利用，使其提高设计效率 创造更大经济价值。
一、档案管理工作中存在的问题
供给设计人员查询、检索，管理也只是纸 质档案，随着计算机技术的发展，设计人 员设计形成大量的图形文件及图表文字 等电子文档越来越多，这就需要把这些电 子文件以电子档案的形式存储于计算机 中，并可在电子计算机上浏览、利用，因此 针对本单位的具体情况定制自己的档案 类型和数据库结构，同时为配合该系统对 设计、出版、档案等相关人员需要制定相应 的工作流程及管理制度。集团公司的档 案管理系统，能够协助归档部门和档案部 门的用户，将电子和实体档案归到中石油 档案管理系统中，以达到提供利用等目的。
图档服务器
（二）档案信息化管理的必要性。 1.电子档案需长期保存，占用空间越 来越大，投入的设备保管费用相当大，由 于档案又需查阅提晒等，给档案管理带来 管理上困扰，采用扫描存储档案资料实行 电子化档案信息管理是社会发展的必然 趋势。 2.采用电子化管理系统，使设计文件 的再次利用，即提高了设计效率，缩短设 计周期，降低设计成本，缩小存储空间，实 现了信息共享，设计人员还可以在网上查 询浏览和下载，节省了到库房调图时间， 提高工作效率。 3.随着办公自动化的不断深入，实现 无纸办公将成为可能，所有决策信息存储 在网络中，人们只要操作一下键盘，就可 以得到所需信息，加快工作效率，因此，改 进现有档案管理方式，是我们必须面对和 解决的问题。
以来，相当一部分人员包括部分领导对档 统一管理，该系统主要功能有系统初始化
案工作的认识都存在一些误区，认为档案 置、权限设置、基础数据导入、档案收集整
工作就是抄抄写写、保管的事不是单位的 编、数据转换、统计报表、档案保管利用、
主要工作，不能给单位创造经济效益，只 历史档案迁移等子系统。
要“守好摊”，不丢失，能应付查档就行了， （二）利用网络绘图系统收集工程图
办公室业务 2011 · 12 47