2017城建档案管理工作

城建档案管理工作

一、城建档案整理工作的意义

城建档案是指在城市规划、建设、及其管理工作中形成的，应当归档保存的文字、图表、声像等各种载体的文件材料。它是城市规划、建设及其管理的真实记录，是城市建设和发展的重要依据。城建档案工作包括收集、整理、鉴定、统计、保管利用等六项工作环节，每个环节在技术档案工作中有着不同的地位与作用，城建档案整理工作是城建档案工作的基础。

1、城建档案整理工作是城建档案业务建设的中心环节：城建档案六项工作环节中，收集是城建档案工作的起点，利用是目的，即通过利用工作充分发挥城建档案的作用。要想使城建档案便于利用，必须对收集来的城建档案进行科学的整理，正确的鉴定，确切的统计，妥善的保管，在城建档案工作的业务建设中，整理是中心环节，是进行鉴定、统计、保管等工作的基础。

2、整理工作是城建档案能够发挥作用的前提条件：提供城建档案为规划、建设、管理服务是城建档案工作的目的。从城建档案业务本身来说，整理工作是城建档案能够发挥作用的前提。因为城建档案是我们为生产建设和科学研究工作服务的物质条件，我们的任务就是通过各种方式提供城建档案为利用者服务。城建档案的好、坏，科学、不科学，将直接影响提供利用。

二、城建档案整理工作的内容

城建档案整理工作，一般经过两个过程：即归档前城建文件材料的整理和归档后城建档案的整理工作。从理论上和认识上应该明确：两者既有密切联系又有互相区别，具体的工作内容各不相同。

1、归档前的整理工作。即城建文件材料的形成者，尚未向城建档案馆（室）移交之前所进行的整理工作，其主要内容和任务包括：

（1）、对城建文件材料进行鉴别。其内容包括：对城建文件材料完整性的鉴别，准确性的鉴别、属性的鉴别（区分城建专业文件材料、城建政务文件、城建资料）、保存价值和保管期限的鉴别等。

（2）、将城建文件材料组成保管单位。保管单位也称案卷，案卷是由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。其形式有卷、册、袋、盒。组成的保管单位应是一组具有有机联系的、有一定数量界限的、保存价值和秘密等级基本相同的城建文件材料。

（3）、对保管单位进行编目。其内容包括：编张（页）号、填写案卷卷内目录、填写案卷审核备考表、填写案卷封面等。

2、归档后城建档案的整理工作。即城建档案移交到城建档案馆（室）之后的整理工作。其主要内容包括：对城建档案的保管单位进行检查、分类、编制档号和登记著录目录卡片等。

以上两个过程，符合城建文件材料及城建档案的自然形成规律，也符合国家现行的有关要求和规定。档案部门如能及时协助与指导，就可达到整理的最佳效果，确保城建档案的质量。但是，由于部分城建单位尚未把城建档案工作纳入技术工作程序，这两步工作由城建档案馆（室）一家承担了。这在正常情况下是不应该的。在建馆初期由于城建单位业务不熟、人员不够，承担部分初期整理工作是可以理解的，但从长远考虑这两步工作应当分开，这样才有利于保证城建档案的质量。

三、城建档案整理的原则