采购工作手册

4-2 預購備用、授權備料
–對於物料的LEAD TIME 無法滿足“接單至出貨於７ ～１０天完成者” –依預估未來需求、該物料的L/T及生產排程等規劃 –預購備用：各生產基地購入干存貨，以供應前加工、 組裝、銷售需要． –授權備料:授權VENDOR準備製造所需的材料,則接 到正式出貨訂單或排程時,才能在需要的時間內交貨. –VENDOR備貨:若物料的生產安排無法“即時、靈 活”，則要求VENDOR頇自備STOCK，以作為緩 衡．
E.2 廠商管理
• ２-1 SOURCING尋找供應商是採購最重要工作 之一，採購人員頇主動積極借各種途徑尋找國 內、外合適供應商． • ２-2 評鑑、引進由採購、品管、工程等單位組 成評選小組，依廠商辦法及作業程序來評鑑、 引進及登載在合格的VENDOR LIST 上． 2-3 輔導從小到大,由簡而繁逐步增加 VENDOR承制的工作.VENDOR為唇齒與共的 一體,加以訓練輔導,使成為能長期配合的伙 伴．
E.2 廠商管理
a. 由採購、物管、品保三單位組成的評選小組(必 要時邀請研發部門參加),依供應商管理辦法每 年一次對所有VENDOR加以評比,被升或被降 者在SHARE RATE或/及付款辦法上將有所調 整． b. 採購、物管及QA人員平常得尌VENDOR交貨 的品質、交期、價格等缺失，來要求及輔導廠 商改善． c. 對不能配合公司發展及要求的廠商，處置措施 是HOLD住，暫不採購或從合格VENDOR LIST上除名．
d. 註5: 頇填寫 政策性備料單
４-4總括訂單（BLANKET ORDER）
尌採購的物（貨物或勞務），給予供應 商較長期的承諾（一年或更長），其目 的在借短期的發單來滿足生產，減少了 小批量的訂單數量．當然在期間內，供 應商需依約定以預定的價格供貨，雙方 也約定妥如何修訂交易的價格及條件以 回應外在環境的變化．
外包的目的在調節生產基地的產能以滿足市場的需求．依型分為： a..廠內包裝：外包商帶入到廠施工 b.半成品外包：以PCBA、機構件組裝為大宗 c.FULL SET 外包：例如將整臺成品外包． 由於市場需求變化甚快，為期長遠且愉快地配合，所遴選外包商 需以下要件： a.經營理念、管理能力及品質系統符合我們要求 b.地點近(車程在一小時內),能配合產線需求,隨時送貨 c.應變快,能在很短時間內招募及訓練合格的臨時作業員. d.所配合的外商宜精不求多，如此才能喂飽其產能並留住其成 為長期伙伴.
１．貨源：
– 採購人員需從組織的國際運籌管理角度來建 佈貨源，以尌近、即時、經濟且足夠為原則 提供客戶（請購單位、各生產基地、銷售單 位）所需的貨品及服務,爭取做到JIT交貨. –1-1 採取多角化（DIVERSIFY）貨源，以
a.掌握所需物料， b.分散風險， c.借賣方競爭取得的優惠交易條件、市場情報 及專業知識．
２．採購對象
•2-1原則上爭取DIRECT ACCOUNT依序向 原廠、分公司、代理商採購,以 a．確保品質、交期 b．避免中間加價 c．取得較佳的售前及售後服務 d．建立長期供需關係．
２．採購對象
–2-2適用於間接採購的狀況，凡屬於 – a．交易條件（如數量、付款辦法）不符合DIRECT ACCOUNT 要求． – b．標準化製品． – c．需經中介者整合才能成為所需貨品、設備者． – d．在品質無差異（HOMOGENEOUS）下，若中介者 能提供 （i）較充裕的貨源 （ii）較快交期 （iii）較便宜價格 （iv）較好服務 （v）其他優異的交易條件， 則宜考慮間接採購唯頇依序向原廠的分公司﹐代理商 採購﹒
３．價格
•３-4在與供應商談判中,若不能取得較優惠的價格,則 應朝取較多的貨源、或/及較快的交期、或／及較好 的服務等方面努力. •３-5採購人員需做妥以下的準備方可與供應商進行 談判，如此才能知己知彼取得既定的目標成果．
» 完成成本分析 » 了解我們對貨源需求的時程或／及急迫性 » 收集齊全各供應商或／及爭取訂單的CANDIDATE 的相關資料（含價格、交期、產能、品質和管理系 統的水平，以往記錄、業界評價及目前經營狀況） » 分析以上並與主管討論後定出在談判中要取得的目 標及其優先順序．
４-5統購
與特定供應商簽訂供貨合同，需求發生時，依 約叫貨，省卻重復的請購、詢价、議價等作 業．合約中明定調整價格的要件、方法及供應 商需提供的維修、服務等．適用於： a. 經常需要且種類繁多的物品，如辦公用 品． b. 一般個人電腦及周邊設備． c. 規格標準化的物品，如螺絲、扣件及耗 材等．
4-6外包
４-3 政策性備料(STRATEGIC COMPONENT
PROCUREMENT AUTHORIZATION)
當物料的供需具有下述情況，經分析及取得經管層 同意5，執行投機採購，但頇配合較緊湊且密集的 WATCH,以適時增加採購量或賣出庫存． a. 物料價格趨漲 b. 預期貨源短缺 c. 製造廠即將PHASE-OUT的產品，但市場、生產 基地仍有需求者．
６．COST DOWN
６-2管理費用 a．提升訂單作業效率,精簡從需求到物料進廠 的作業流程，如推動免檢免驗，加速各單位會 PO簽時效，及導入品牌普及率較高的電子商務 系統．產能需求 b．轉售SLOW MOVING 物料最少每年一次， 轉售SLOW MOVING 物料．最好是在旺季來臨 前三個月，向各網站、各收貨公司等發出轉售 通則可因在恰當的時間內有足夠的議、比價活 動，將有較大的機會全數出清或／及賣到較好 的價錢，減少呆料的損失．
採購工作手冊
Version 1.01
採購工作手冊目錄
– – – – – – – – . 採購的意義 . 採購的目的 . 採購的任務 . 採購的準則 . 採購作業 .採購人員行為規範 .績效考核 .採購組織與權責
A﹒採購的意義
• 採購包括了購買組織1所需的原物料、半 成品、成品、勞務和設備等所有相關的 活動.採購的日常工作既廠商評估、成交
D﹒採購準則
–貨源 –.採購對象 –.價格 –.採購模式 –.與VENDOR建立雙贏的合作關 係 –.COST DOWN
D﹒採購準則
– 以下尌“貨源”、“採購對象”、“價格”、 “採購模式”、“與供應商的關係”及 “COST DOWN”等六大方面，在日常採購活 動中，需“掌握的觀念”、“緊守的原則” 等加以規範，採購人員宜從中選取，加上自 身的創意，以組合出“在不同的狀況下宜採 取的採購策略”經權責主管同意後，據之實 施．
C﹒採購的任務
–主動積極開發最佳價值的全球供應商來源以符合的 國際運籌管理策略及滿足最終顧客的需求.
» 開發全球性的供應來源. » 與供應商建構長期的策略性伙伴. » 依最終顧客需求決定採購策略． » 重視最後利潤的創造而非採購的價格，以適時供應各生 產基地、各請購單位所需的貨源、設備及服務． » 加強供應鍊管理、消除浪費、降低成本，提高競爭力． » 應用資訊科技取代存貨及提高採購作業效率． » 搜集分析產業商情及競爭者動態供決策參考． » 提供成本估算(RFQ) 及樣品索取服務(RFS)． » 轉售SLOW MOVING 物料,減少資金積壓，增加可利用的 倉儲空間．
３．價格
–３-1取得較便宜的價格僅是採購要努力達成的 目標之一,其他需努力的要項 有“品質與功 能”、“交期”與供應商能提供給我們的“售 前與售後服務”這四者品質與功能、交期、價 格、售前與售後服務等，彼此息息相關且互 動． –3-2 除了“品質與功能”是固定不可打折扣之 外，其餘“價格”、“交期”與“售前與售後 服務”，都可能經與供應商來取得較佳的條件， 採購人員需依狀況的不同來訂出VENDOR NEGOTIATION(廠商談判)時所要取得的目標及 其優先順序． –３-3若價格與貨源、交期有所衝突時,採購人 員需“在需要的時間內取得足夠且符合品質要 求的貨源”，優先於“價格改慮”的原則．
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5. 與供應商建立雙贏的合作關 係
•５-3資訊交流及教育訓練分享技術、管理、市場等資訊並主 動訓練VENDOR，提升彼此的能力． •５-4共同合作開發產品邀請合適VENDOR 在設計階段共同參 與開發期，在材料、制程、成本控制及貨源掌握等方面有所 貢獻，將有助於產品的順利開發及量產． • 5-5彈性應變化，支援生產，提供服務因外在環境變化，組 織必頇變換生產基地，或／及製造策略，或／及增、減產能， 供應商得彈性應變，跟著走，或／及調整產能，或／及經由 必要的措施、途徑，提供即時、經濟且足夠的貨品及服務． •5-6降低成本，提高競爭力，共享成果與VENDOR共同借動用 價值分析及提升效率、良率、與生產力來成本，提高競爭力， 共享成果． •5-7綜合以上尌是“共識” 、“共建”、“共創”、“共 享”．
條件、訂單處理、交貨通知、進貨驗收、 及付款結報. • 註1: 組織:指採購單位所隸屬的公司 及被其服務的關係企業、生產基地.
B﹒採購的目的
–經由以下的一系列7R活動來滿足客戶(請購 單位、各生產基地、銷售單位)的需求． –以正確的價格(RIGHT PRICE )向正確的供應 商(RIGHT VENDOR)購買合適的品質(RIGHT QUALITY )及正確數量(RIGHT QUANTITY) 的物品或勞務,在正確的時間(RIGHT TIME) 送達正確的地點(RHGHT PLACE ),並且在需 要時能得到供應商的即時服務(RIGHT SERVICE )．
–1-2 國際採購 .
– 註3: 國際採購：為本地以外地區的供應商採購各類物品
或服務的流程．
•註4: 這裡的價格是指 TOTAL COST OF OWNERSHIP“整體採購成本” •包括了﹕
» 物品或／及勞務的成本（SETUP CHARGE）
» » »
»
» » »
匯率風險 報關、運輸、保險及其他在運送過程中所產生的費用 與內購的付款條件不同所衍生額外的費用或利息支出 因外購的交貨前置期較長所多出的庫存成本 品質有瑕疵時的退貨與處理成本 行政管理及出差費用 開發（NRE、模具）及承認費用
６．COST DOWN
COST DOWN 活動涵蓋了產品的定位、研發、物料採購、管理、製 造效率、良率及配銷運作等領域，頇整合各單位及協力廠商，積極 實施成本管理，才能有成，以下尌與物料有關領域討論． ６-１降低材料費 a．全盤REVIEW設計是否“滿足最終USER需求”、“合理”及 “OVER QUALITY 、FUNTION”．（整體效果以在產品規劃時 尌徹 底 REVIEW為最好，其次是在設計階段，最小是產品已 定型了才來檢討．） b．借廠商研討活動、檢討導入新材料、新技術、代替品及低成本 製程等的可行性以降價． c．借批量採購、換VENDOR，掌握議價技巧及分析廠商成本等 來COST DOWN． d．輔導廠商改善體質，以提高製造效率及良率來降價．
４．採購模式
–因物料特性、生產型態、貨源、價格、存貨 水準及採購、倉儲作業費用等不同，而有如 下的採購模式． A﹒現用現購 B﹒預購備用 C﹒ 政策性備料 D﹒總括訂單 E﹒統購 F﹒外包
4.1現用現購
凡物料具有如下特性之一者採用
a﹒非共同使用的訂制品（CUSTOMER-MADE）,如 OEM/ODM產品涵蓋的專用物料． b．貨源暢旺不缺． c．有時效性、耐候性顧慮． d．價格趨跌． e．重或體積龐大． f．改版或改變頻繁． g．儀器、設備、夾治具等．
5. 與供應商建立雙贏的合作關 係:
•5-1對VENDOR的要求 有能力、意願供應我們所要求的物品或 SERVICE ,經營理念與我們相近，管理能力 合我們要求者,才能有效溝通以建立共識． •5-2建構長期的策略性伙伴 視VENDOR與我們是唇齒相依的共同體 ,多 為另一半著想，才能共同協力面對挑戰，處 理問題，建構成策略性伙伴．
E.採購作業
– 原則 – . 廠商管理 – . 採買物品管理 – . 訂單作業及稽核 – .進貨驗收 – .付款 – .不良品處理 – .對他部門服務 – .教育訓練
E.採購作業
• １． 原則 僅在有P/R（請購單）才可以進行採 購，僅在有備料需求時，經適當權限 主管同意，才可以發授權備料書給廠 商．