执行手册的写作规范

出色的完成一场公关活动，需要公关公司内部多个部门的相互协调配合。从策划提案，到现场执行，还有贯穿全程的客户服务……在活动执行中，客户需要公关公司提供各种各样的文档和表格，如果将这些文档和表格汇总起来，就是活动的执行手册。

无论是哪种类型的活动执行手册，都有一个基本的思路，掌握了基本的方法，就可以融汇贯通，形成自己的风格。

首先，要掌握客户对活动执行的评价标准。

每个客户对活动执行的关注重点和评价标准都不尽相同，比如同样是一场新闻发布会，有的客户关注领导的接待和会见安排是否周到合理，那么主要领导对活动的评价是主要的衡量标准；有的客户关注媒体记者的感受，重视每个环节的设计是否有让媒体记者可挖掘的新闻点，那么传播效果是活动成功与否的评价指标；有的客户关注现场的流程是否有创新性，让来宾对活动留下深刻的印象，那么创意新颖和来宾感受是客户最为关注的。因此，掌握客户的关注重点和主要评价标准，有侧重地汇编活动执行手册。

活动执行手册通常要包括活动背景、活动要素、活动流程、活动规模及人员构成、布置方案、流程控制表、保障方案、各种清单和人员分工等内容。

１．活动背景：此部分撰写通常由客户方与策划方共同完成，在活动邀请函、新闻稿等文件中也会有所体现，主要是让参会人员和工作人员对活动有基本的认知

2.活动要素：活动既定的举办时间、举办地点和参加人员。

３．活动流程：活动既定的议程，晚会演出类活动通常称为“节目单”。

４．活动规模及人员构成：活动既定的参加人员总数和构成，比如一场新闻发布会的规模为２００人，其中主办方领导１０人，特邀嘉宾１０人，合作机构代表３０人，媒体记者１２０人，公司内部参会人员２０人，公关公司工作人员１０人，总计规模２００人。５．布置方案：图文并茂呈现确定的场地布置方案，包括３Ｄ部分的平面布置图、３Ｄ效果图、人员流动示意图、主要尺寸图和设计小样、设计尺寸、制作材料、制作数量。

６．流程控制：主要是针对活动现场流程部分的音响系统、视频系统、灯光系统、舞美道具、礼仪小姐、节目演出、摄影摄像和环节催场等工种的工作说明，并要求各工种在活动流程进行到某一时间节点要完成相应的工作。

７．保障方案：如嘉宾接待、安全保障、应急疏散等方案等，以保障活动的顺利举办。８．各种清单：活动执行所需的各种人员、物料的汇总表，主要包括设计制作清单、ＡＶ设备清单、物料清单、礼品清单、工作人员联络表、现场音视频文件清单、节目清单等。９．人员分工：对公关公司执行活动的人员架构，上下级关系和工作分工进行说明。最后，要尊重客户习惯并随时更新。以客户认可的格式和标准提交，尊重其阅读习惯和思维方式，避免费尽心血完成的海量文件变成“废纸”。比如政府或国企类的客户一般需要Ｗｏｒｄ版的文件，而且有统一的格式，按客户的要求排版，便于客户对接人将文件向上汇报。而外企或ＩＴ类客户要求版式美观，条理清晰，这就需要我们在编辑时和排版上更加注重美感和逻辑性。

总之，在撰写活动执行手册时要特别注意细节，把活动执行当做拍摄一部电影，把每一个环节当做一组镜头，不断在脑海里回放，反复推敲每一个细节。