邮件合并详细操作

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邮件合并的实例


由于一些同学没有登记电邮地址，所以要将这些同学的记 录排除。 可以定位到没有电邮地址的记录，然后点击“排除此收件 人”按钮；也可以选择“编辑收件人列表”，选择电邮字 段为“非空白”，则所有电邮字段为空的记录都会排除在 外。 点击下一步：完成合并；可以选择“打印”，则所有记录 都会输出到打印机；也可以选择“编辑个人信函”，则可 以将所有记录合并到一个新文档，每个记录占一页。将该 文档存盘，命名为开课通知（完成）退出，原文件则存为 开课通知退出。
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打印标签



根据数据库打印标签： 打开Word文档，选择“工具”，打开邮件合并面板； 选择文档类型为“标签”； 点击下一步：更改文档版式，选择标签版式为Avery A4和 A5幅面，型号为L7162； 点击下一步：选取收件人：导入已经编辑好的数据库； 点击下一步：选取标签；在第一个空白标签处，填入需要 的数据库域，方法与撰写信函相同； 选择更新所有标签就可将第一个标签格中的版式复制到其 他标签格。
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练习

找到文件“订阅记录”，其中有这些信息。这个文件将作 为数据源。
称谓 先生 女士 教授 同学 经理 同志 姓名 郭均 黄静 王效珍 李海风 卢忠盛 于显洋 订阅刊物 体坛周报 健与美 瑞丽 中学数理化 财经 家庭婚姻生活 已交费用 120 240 450 80 500 80 月收入 1200 1500 3000 400 5000 800
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9Байду номын сангаас
打印标签



打印单张标签： 打开Word，选择“工具”-> “信函与邮件”-> “信封与标 签”； 选择“选项”，选择纸品为Avery A4和A5幅面，型号为 L7162。确定 在地址栏中填入地址。如果经常要使用到这个地址，可以 选择“全页为相同标签”，则整张标签纸都会为一个地址。 选择打印，则会直接打印到标签纸上；选择新建文档则会 将结果输出为文档。
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练习



假如你是中国邮政师大营业部的报刊杂志订阅经理，以上都是 你的一部分客户。现在你要给每位订户写一份订阅回执信，其 中包括客户的基本信息、订阅报刊杂志名称和已收订阅款，最 后不要忘了对客户表示感谢； 作为订阅经理，你本月有推销两份杂志的任务。根据你了解到 的客户资料，对于月收入在2000元以下的客户，你想推荐《致 富经》；对于月收入2000元以上的客户，你准备推荐《中华慈 善家》。是否能够在这份订阅回执信中加入这个推荐呢？ 根据国家邮政局的要求，回执信的信封要用标准的地址标签 （Avery A4 L7162），而不能用手写体。能否打印出印有客户 名字的标签呢？
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打印标签



许多大的企业通过信函与客户联系时，一般使用贴有打印 地址不干胶标签的信封，而不用手写地址。这样可以节省 人力也显得更为专业。 不干胶标签纸可以从打印耗材店买到，常用的一种是 Avery公司生产的A4和A5幅面的不干胶标签纸，型号为 L7162。 标签的打印可以一次只印一张，也可以像合并邮件一样自 动打印多张。
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邮件合并的实例


键入同学的各项信息；然后关闭，命名并保存这个数据库； 点击下一步：撰写信函；可以直接在空白文档中书写； 书写信函时，将光标插入到需要填入收件人信息的地方， 然后点击“其他项目”，从中选出要插入的“数据库域”， 这时会在文档中出现一个灰色区域，表示此处为数据库域， 会在此自动添加数据库信息。 完成后点击下一步：预览信函；可以点击按钮观看效果。
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邮件合并的方法
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选择收件人：收件人是一个由行和列组成的列表，这个 列表可以是Word中的表格，Excel表格，Outlook地址簿 等； 撰写信函：撰写主文档，并在主文档中插入“编辑域”， 每个编辑域对应于数据文档中的一个属性（一列）。 预览信函：预览合并后的信函效果； 完成合并：可以直接打印合并文档，也可以保存为一个 独立文件。
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邮件合并
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主要内容
邮件合并的方法 打印标签 有条件邮件合并 练习

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邮件合并的方法


在处理公文的工作中，经常要给不同的对象发送内容大致 相同的信件。每封信件都需要重新填入收件人的姓名、地 址或其他与收件人有关的内容。 如果收件人不多，我们可以使用手写的方式，但当有成百 上千的收件人时，手工工作将是十分辛苦的。 在Word中，我们可以使用“邮件合并”的功能为我们节 省时间。 “邮件合并”需要点击“工具”-> “信函与邮件” -> “邮 件合并”。这时Word会自动打开邮件合并任务窗格。
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打印标签

点击下一步：预览标签，可以观看效果； 如果要更改字体，可以按照编辑一般文档的方式更改； 点击下一步：完成合并。可以直接打印，也可以保存为文 档。方法与邮件合并相同。
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有条件邮件合并




由于有一部分同学没有登记电邮地址，希望在合并邮件时 能够提醒这一部分同学尽快报告电邮地址，同时也请已经 提供电邮地址的同学核对电邮。这需要使用有条件邮件合 并。 有条件邮件合并与普通邮件合并没有本质区别，只是在文 档中添加了一个条件数据库域。设定好条件后，计算机可 以自己根据条件满足与否自行判断。 打开Word文档，选择“显示合并邮件工具栏”； 按照普通邮件合并的方式进行邮件合并。
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邮件合并的方法

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邮件合并的过程中要使用到两个文档，一个包含有收件 人的个人信息，称之为“数据文档”，另一个是你要撰 写的信件或标签，称为“主文档”。 邮件合并分为六个步骤： 选择文档类型: 这是你要创建的文档类型。可以是信函、 电邮、标签、信封等； 选择开始文档：开始文档是你要创建的主文档，它既可 以是已经存在的一个文档，也可以是等待编辑的空白文 档。
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邮件合并的实例

要给全班所有的同学发一份上课通知，其中包括收件同学 的姓名、学号、电子邮件。 打开Word，打开邮件合并任务窗格； 选择使用文档为“信函”后点击下一步； 选择“使用当前文档”，点击下一步选择收件人； 选择“键入新列表”后点击“创建”； 在打开的对话框中选择“自定义”，删除不需要的项目， 只留下“学号”、“姓名”和“电邮”。
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有条件邮件合并

撰写好信函后，将光标移动到“电邮”数据库域的下一行； 点击“插入Word域”下拉菜单，选择“If…Then…Else”； 选择域名为“电邮”，比较条件为“等于”，比较对象为 空； “则输入此文字”中输入：“没有你的电邮记录，请尽快 联系任课教师。” “否则插入此文字”中输入：“（请仔细核对电邮地址正 确与否。）” 点击“合并到新文档”按钮，观看合并效果。保存文档。